休職対応のポイントと注意点

皆さんは、自信を持って正しい休職対応を行っていますか？

休職対応がこれまで発生していない会社や、数年に1～2回という会社、新しく労務担当になった方は、休職者が発生したときにどのような対応をしたらいいか戸惑うかもしれません。今回はそんな休職対応の方法と注意点を分かりやすく解説していきます。

休職対応を間違うとトラブルの元に・・・正しい休職対応の進め方

メンタルダウンによる休職対応をする際にはいくつか注意点があり、間違った方法で行うと後々の労使間のトラブルに発展してしまう可能性もありますので気を付ける必要があります。休職開始から休職中(復職まで)の対応は大きく分けてSTEP1～STEP4まであります。
それぞれの段階で具体的に何をすればよいのか見ていきましょう。

STEP1：従業員から診断書を受け取る

主治医からの「休職を要する」という診断書を受け取ったら、原則翌日から休職させるようにします。「休職を要する」という医師からの診断書は、「これ以上働かせたら心身の健康障害が起きうる」という重要なエビデンスです。もし会社が自己判断で適切な対応をとらなかった場合、会社責任(労働契約法第5条安全配慮義務)を問われる可能性もあります。

引継ぎのために、数時間や数日だけでも出社してほしいという状況もあるかもしれませんが、基本的にはNGです。本人が引継ぎのための出社に同意をしている場合は、主治医に「●月●日より休職を要する」と日付を指定して診断書を書いてもらう方法も一案としてありますが、原則は「診断書提出＝翌日から休職」と覚えておきましょう。

STEP2：休職の手続きをする

休職に入る際に、休職届に休職開始日や休職中の連絡先を明記してもらうようにします。また、休職期間や社会保険料の取り扱い、休職中の連絡事項などについて明記した書面を渡すようにしましょう。メンタルダウンにより休職に入る時は、思考能力が低下している状態であることが多いため書面でエビデンスを残しておくことをお勧めします。

翌日から休職させるためにも休職手続きに必要な書面は、事前に用意しておくようにします。

STEP3：休職中は月1～2回連絡を

休職中は、人事を連絡窓口として、月1～2回の頻度で連絡を取るようにします。連絡を取る際は、メールやチャットではなく、電話で直接話して様子を確認する方法がお勧めです。

電話では、現在の体調や生活リズム、通院状況、主治医からのコメントなどを確認します。

ここで注意することは、上司や同僚など部署の人からの連絡は控えることです。現場の人から連絡が来ると、仕事の話が発生することや、復職後の業務に関する話を勝手に行うことで、休職者が安心して療養に専念することができなくなる等、後々トラブルになる可能性が高いためです。業務の事で聞きたいことがあったとしても、できる限り休職期間中に連絡を取ることは控えてもらい現場から完全に切り離すようにしましょう。

STEP4：復職可能の診断書が出たら復職判定面談を設定する

心身の状態が回復し、主治医から復職可の診断書が提出されたら、産業医による復職判定面談を実施します。主治医の診断書と産業医の意見をもって復職とするか否かは会社が最終判断を行います。

休職対応3つの注意点

休職対応を進めていく中で、トラブルに発展させないためには、以下の3点に注意します。

1：診断書が提出されたら原則翌日から休職に入らせる

診断書が提出されたのにも関わらず放置していたり、「引継ぎがあるから・・・」と翌日以降も働かせていたりした場合、前述の通り、何かあった際に会社責任を問われる可能性があります。実際に過去の事例として、「会社で休職を認める判断が遅れたこと」がうつ病悪化の原因であるとして会社側が損害賠償の支払いを命じられたケースがあります。診断書を受け取ったら翌日から休職させるようにしましょう。

2：休職者と休職に関する認識を合わせておく

休職に関する事項の中でも特に「休職期間満了までに復職できなかったときの扱い」については、就業規則や会社の認識と本人の認識との間にズレが生じた際にトラブルになりやすい部分です。過去にあった事例として、休職期間について就業規則の解釈を誤って説明したことが原因の1つとなって、会社が行った解雇が不当解雇と判断され損害賠償の支払いを命じられたケースがあります。就業規則の内容についてはきちんと把握し、休職者と認識のズレがないようにしておきましょう。

3：休職中の連絡先を聞く際は複数に

休職中に休職者と連絡が取れなくなってしまうケースが時々あります。休職に入る際には、療養先や家族の連絡先など、複数の連絡先を聞いておくことがお勧めです。

会社が把握している緊急連絡先と最新情報が変わっていることもあるため、休職に入る前に改めて確認しておくと安心です。

まとめ

今回は休職対応の流れと注意点について解説してきました。休職対応に悩んだ際やトラブルが心配されるケースがあるときは、早めに産業医や顧問先(社労士、弁護士)に相談し適切に対応できるようにしていきましょう。