中小企業こそ使いたい 採用管理ツールの選び方【前編】

新たなITツールなどを導入する際に、どのツールを選ぶかはとても重要ですよね。

知名度で選んでも大手企業向けで、料金が高く不要な機能が多すぎたり、顧客数が多い為に十分なサポートを受けられないなどということもあります。

また、無名で実績のないものを選んでも機能が不十分で使い難かったり、サービスの継続性に不安ということもあると思います。

今回は、近頃よく耳にして多くの企業でも導入が進む採用管理ツールについて、その選び方のポイントをお伝えしたいと思います。

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採用管理ツールとは？

選び方に入る前に、まず採用管理ツールについて理解しましょう。

採用管理ツールを導入されていない企業の採用活動では、下記のような募集〜選考〜分析〜計画に至る各工程毎に、エクセルや複数のWEBサービスを使用していると思います。

◇ 求人募集

応募フォーム作成、求人情報作成・公開、求人広告の掲載（依頼）など

◇ 応募選考

応募受付・書類選考、面接日程調整、担当部門と選考調整など

◇ 業務分析

面接対応・評価、内定・オファー、対応内容分析、採用フロー振り返り分析など

◇ 次期計画

採用目標・戦略策定、採用サイト作成・更新、求人掲載媒体選定など

特に中小企業などでは、専任の採用担当者を配置することは難しく、これらの業務を兼務で分担していることも多いと思います。その場合、各工程が分断されるため状況を把握することが難しくなります。

採用管理ツールを使用した場合、これらの採用活動における一連の業務を一つのツールから一元管理する事が出来ますので、複数で分担している場合でも誰が何をしてるのかをツール上で把握できるようになります。

さらに全てWEB上で実施することになりますので、応募状況や閲覧状況などのデータを収集し分析することが可能です。これにより業務課題を解消し、採用業務を効率化する事ができるようになります。

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採用活動の課題と解決方法

採用管理ツールは、採用業務においてどのように貢献するのでしょうか？まずは課題を考えてみましょう。

前述したように、採用活動には多くの工程と業務が発生します。採用活動をより効果的なものにするためには、これらの工程を繰り返し検証・改善し磨いて行く、いわゆるPDCAを実行することが求められます。

特に中小企業の採用活動における大きな課題として下記があげられます。

◇ 求人に対する応募が増えない

• 求人サービス大手のIndeedでは、毎秒10件の求人情報が追加されると言われています。このような大量の求人情報の中から自社の求人を見てもらうには、特定の媒体へ掲載するだけではなく自らの発信や継続的な振り返りと改善が必要となります。

◇ 採用業務に充てる時間が足りない

• 多くの事業者では、採用業務のみに専任で携わる担当者を配置することは出来ません。他の人事業務やそれ以外の業務と兼務しながら応募者を取りこぼさずに採用活動の質を上げるには、ITツールを活用し無駄なく効率的に行うことが重要となります。

◇ 改善すべきポイントが分からない

• 応募の増加や、求人に適した人材を採用するには、継続的に採用活動の振り返りを行い、求人情報や配信方法、応募対応・選考方法などを磨いていくことが必要です。これを行うには各工程のデータを一箇所に集めて分析できるプラットフォームを用意する必要があります。

採用管理ツールを活用した場合は、これらの課題解決に向けた取り組みを行う事が可能となります。ツールを導入するだけではなく、現状の課題を洗い出して解決を目指して行けると良いでしょう。

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採用管理ツール導入のメリット

採用課題の解決を行い、さらに採用管理ツールを導入するメリットを得るにはどのような対応を行えば良いのでしょうか？

◇ 対応スピードを上げ応募の機会を無駄にしない

• 応募通知やメッセージ送信により、即座の応募対応を行うことができる

• WEBにより24時間応募が受付可能となり、機会損失を減らすことができる

◇ 採用業務を効率化し募集や応募対応の時間を増やす

• 採用フロー毎の進捗を確認することで必要な業務を把握し実施することができる

• 同一システムを複数人で共有することで求人情報の添削や選考・応募対応を効率化

◇ 採用活動の質を上げる

• システムによる対応の履歴やアクセスデータを活用した振り返りを行うことができる

• 採用フローの工程毎のアクションや結果が分かるため、原因分析による改善ができる

このように採用管理ツールを導入する事は、単に一つの業務をデジタルツールへ置き換えるだけなく、採用業務全体の体制や戦略などにも影響を与え、企業の採用力全体を押し上げるものとなります。

企業によって採用活動の方法や目的も違うでしょう。そういった意味では、全ての企業が同じツールを利用するのではなく、自社に合ったツールを選ぶ事はとても重要な事です。

後編では、採用ツールをどのように選べば良いのかをお伝えできればと思います。