第04回 給与明細電子化を検討するご担当者様が増えてます

みなさん、七夕のお願い事はしましたでしょうか？私のお願い事としては、「消費税増税前に素敵な一軒家かマンションが購入できますように」という内容で、あと１年と９ヶ月、平成26年4月の8％増税までにもう一回お願い出来そうです。

鈴与シンワート中村です。今回もよろしくお願いします。

第05回のテーマは給与明細電子化。

カラフルな短冊にお願い事を書いて、笹の木に結ぶのが風習である七夕も、今はツイッターのハッシュタグ、「#天の川にお願い」でつぶやくお願い事、こんな活動もあったようです。これも一種の電子化ですね。

恥ずかしかったり面白かったり、見られても問題ない短冊とは違い、見られてはまずいのが給与明細。現金支給が当たり前であった時代から、銀行振り込みで明細書のみ渡す近代、そして今や環境問題や人件費削減にて、給与明細や源泉徴収票を電子化する企業様が急増中です。

給与明細電子化に至る背景は簡単に下記を参照下さい。

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「2007年(平成18年度)1月度の所得税法改正による電子交付の提供」

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所得税法改正により、明細書・源泉徴収票を電子化対応してもよい事となりました。

詳細については国税庁のホームページからも確認出来ます。

http://www.nta.go.jp/shiraberu/ippanjoho/pamph/hotei/denshikofu-qa/question.htm

こちら、確認頂けますとわかります通り、事前承諾、通知及び交付、については任意

の方法にて対応する必要があります。

検討にあたっては様々な手法が考えられますが、法的にクリアする事よりも、従業員の理解を得る事に重点を置く必要があるのです。

従業員全員に説明する為、ユーザビリティやセキュリティといった必要不可欠項目で機能要件をまとめていく必要があります。

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「明細電子化に求められる機能」

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従業員様目線で求められる機能としては下記に注意して下さい。

• いつ、どこで、誰が、何を持って参照出来るか。
• なりすまし防止には対応出来ているか。
• パスワードを忘れたらすぐに再発行出来るか。
• 過去何年分遡って参照出来るか。
• 源泉徴収票は随時発行出来るか。

人事総務部様目線であれば下記が考えられます。

• 給与ソフトからの情報登録は容易か。
• 新規従業員登録時のマスタ作成は容易か。
• パスワード再発行はシステム対応しているか。
• 退職者の閲覧完了処理は自動で対応出来るか。
• 従業員からの問合せ窓口があるか。
• 始めに同意を取る機能があるか。

従業員様目線であれば使い勝手、人事総務部様目線であれば運用の簡素化が重点項目です。検討する際はやはり社内調整に時間がかかる内容です。上記内容のうち、最低限対応していてどの会社よりも価格が安いのが鈴与シンワートのS-PAYCIALです。印刷時間、紙のコスト、エコの観点でも是非一度ご検討頂けますと幸いです。（中村 和史）

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次回テーマは「消費税増税」に関連したコラムをお届けします。

バックナンバー紹介

「第03回5月病対策！モチベーションが向上する福利厚生」

「第02回 退職金制度、ポイント管理しなければならない！？」

「第01回増税ラッシュと給与計算対応」

中村プロフィール

関東を中心に労務管理統合ソフトウェアパッケージ STAFFBRAIN専任の営業として、6年間70社を超えるお客様に法改正・社内制度改正における仕様変更対応、保守サポートを行う。人事総務部様の現場の声に答えるべく、社内の先輩方に多大な協力をいただき、悪戦苦闘しながら仕事を乗り越えていく日々が続く。現在は部下も出来、多くの作業を引き継ぐことが出来た今、業務に影響がないよう社会保険労務士の資格を勉強しながら、あるべき人事戦略、システム管理をめざす人事総務部様向けに役立つ情報が提供出来るコラムを提供予定。仕事と並行して社会保険労務士の資格取得を目指す方にも見て頂きたい。