欠勤控除の定義と計算方法

欠勤控除の定義

年次有給休暇を使い切っている場合や、入社直後でまだ付与されていない場合などは、従業員が一日会社を休むと、欠勤扱いになります。完全月給制ではない限り、給与計算をする際は、欠勤した日の分だけ給与を減額、つまり、欠勤控除をしなければなりません。

一般的な欠勤控除の定義と、従業員が欠勤した際に給与を減額することができる根拠について解説します。

欠勤控除とは

欠勤控除とは、従業員の給与から欠勤した日数に相当する金額を控除することをいいます。欠勤控除は不就労控除などとも呼ばれ、働いていない分だけ給与が減額されることを意味するため、税金や社会保険料のような法的に認められた賃金控除とはまったく異なります。

欠勤は一般的に休んだ日を1日単位でカウントします。そのため、欠勤控除も休んだ日数分を1日単位で給与から減額します。一方、遅刻・早退は時間単位でカウントするため、遅刻早退控除は、遅刻や早退をした時間分を控除することになります。

欠勤控除も遅刻早退控除も働かなかった分だけ給与を減額する仕組みであり、給与計算における考え方は同じと考えてよいでしょう。

欠勤控除の根拠（ノーワーク・ノーペイの原則）

労働基準法では、賃金を「労働の対償として使用者が労働者に支払うすべてのもの」と定義しています。したがって、労働者が労働を提供できない場合はその対償を支払う必要はありません。働いていない分だけ給与を減額すること、これがノーワーク・ノーペイの原則です。

月給制の場合、完全月給制を採用していれば、欠勤や遅刻・早退があっても給与が減額されることはありません。一方、同じ月給制でも日給月給制の場合には、欠勤した場合にその日数分の賃金を差し引く形態となるため、ノーワーク・ノーペイの原則が適用されます。

【参考】

労働基準法 | e-Gov法令検索

欠勤控除の一般的な計算方法

労働基準法には欠勤控除の方法についての明確な規定がないこともあり、企業は根拠があればさまざまな欠勤控除の方法を採用することが可能です。フレックスタイム制のような特殊な労働時間制を採用している場合は計算方法が異なることもありますが、ここでは一般的な欠勤控除の計算方法について解説します。　

控除方式と支給方式

欠勤控除の計算方法は「賃金の計算方法」に該当するため、計算方法を労働条件通知書や就業規則に定めておく必要があります。従業員が欠勤したときに、その都度計算方法が異なってはいけません。就業規則などに定めがない場合は、従業員が有利となる計算方法を採用することになりかねず、トラブルの原因になることもあるため注意が必要です。

欠勤控除を計算する際は1日当たりの給与の金額を計算する必要があるため、計算に用いる基準を、次のAとBの二つの観点から決めておかなければなりません。

• 「欠勤した月の所定労働日数」で欠勤があった月の1日分の給与を計算する
• 「1ヵ月平均所定労働日数」で欠勤があった月の1日分の給与を計算する
• 「欠勤した月の暦日数」で欠勤があった月の1日分の給与を計算する

• 「控除方式」：欠勤した日数分に対する給与を月給から差し引く
• 「支給方式」：出勤した日数分に対する給与を支給する

Aではどの基準を採用してもメリットとデメリットがあるので、自社の実態や慣習に合った基準で決めるとよいでしょう。

基本給以外の諸手当についても同様にルールが必要です。基本給のみを欠勤控除の対象とするのであれば、「基本給÷1ヵ月平均所定労働日数」などとして、1日当たりの給与を計算します。諸手当を含めるのであれば、「（基本給＋諸手当）÷1ヵ月平均所定労働日数」などとして、1日当たりの給与を計算します。

通勤手当や家族手当のような労働の対償とはいえない手当を欠勤控除の対象としないことも可能です。

欠勤控除の計算例

【1日欠勤した場合】

（月給31万円：所定労働日数は22日・1ヵ月平均所定労働日数は21日・暦日数は31日のケースで計算）

（1）「欠勤した月の所定労働日数」を分母とした場合
控除方式：31万円÷22日×欠勤日数1日＝14,090.90円　　295,909円支給
支給方式：31万円÷22日×出勤日数21日＝295,909.09円　295,909円支給

（2）「1ヵ月平均所定労働日数」を分母とした場合
控除方式：31万円÷21日×欠勤日数1日＝14,761.90円　　295,238円支給
支給方式：31万円÷21日×出勤日数21日＝309,999.99円　310,000円支給（欠勤控除無し）

（3）「欠勤した月の暦日数」を分母とした場合　
控除方式：31万円÷31日×欠勤日数1日＝1万円　　　　　300,000円支給
支給方式：31万円÷31日×出勤日数30日＝30万円　　　　300,000円支給

【21日欠勤した場合】

（月給31万円：所定労働日数は22日・1ヵ月平均所定労働日数は21日・暦日数は31日のケースで計算）

（1）「欠勤した月の所定労働日数」を分母とした場合
控除方式：31万円÷22日×欠勤日数21日＝295,909.09円　14,091円支給
支給方式：31万円÷22日×出勤日数1日＝14,090.90円　　14,091円支給

（2）「1ヵ月平均所定労働日数」を分母とした場合
控除方式：31万円÷21日×欠勤日数21日＝309,999.99円　　　0円支給（給与の支払い無し）
支給方式：31万円÷21日×出勤日数1日＝14,761.90円　14,762円支給

（3）「欠勤した月の暦日数」を分母とした場合　
控除方式：31万円÷31日×欠勤日数21日＝21万円　　　　100,000円支給
支給方式：31万円÷31日×出勤日数1日＝1万円　　　　　　10,000円支給

「1ヵ月平均所定労働日数」を分母とすると、実際に欠勤した月の所定労働日数と異なる日数で計算することになるため、1日欠勤しても欠勤控除が発生しなかったり、1日出勤しても給与が0円となってしまったりすることがあります。1日出勤したにもかかわらず給与が支給されないという事態を避けるため、「欠勤控除が発生しない場合には控除方式とし、給与の支払いがない場合には支給方式とする」「月の半分を欠勤した場合には支給方式とし、月の半分を超えない欠勤の場合には控除方式とする」などといったルールを設けて対応する必要があります。

時間外労働の割増賃金と欠勤控除の関係

従業員が1日8時間・1週40時間となる法定労働時間を超えて働いた場合は、25%の時間外労働に対する割増賃金の支払いが必要です。割増賃金を計算する際に用いる1時間当たりの単価は、1ヵ月平均所定労働時間で計算することが定められています。

1ヵ月の所定労働日数に勤務日数が足りないときに、欠勤控除により給与の減額を行いますが、割増賃金を計算する際の1時間当たりの単価を欠勤控除の基準となる単価に用いる企業も多くあります。なぜなら、欠勤控除、遅刻早退控除、時間外労働の割増賃金の時間当たりの単価の計算方法が異なると、給与計算の際に複数の時間単価を使い分けなくてはならなくなり、給与計算が煩雑になるからです。

就業規則への記入例

割増賃金の計算と異なり、欠勤控除も遅刻早退控除もその計算式に法的な規定はなく、これまで説明した計算方法をいずれも採用することが可能です。ただし、欠勤した従業員がいた場合、その都度計算方法が違うことは認められず、就業規則に計算方法を定めて置く必要があります。

【引用】

モデル就業規則（R4.11版） ｜厚生労働省

控除方式と支給方式で金額が異なることがあるため、以下のようなルールにするのもよいでしょう。

欠勤と人事評価の関係

従業員が無断欠勤や遅刻早退を繰り返しているとき、人事評価において勤務態度をマイナス評価とすることも可能です。その場合、事前に就業規則で人事評価制度のルールを定めておく必要があります。

また、勤務不良の状態が継続し、注意しても改善されない場合、就業規則の懲戒事由に該当すれば、減給による制裁も可能です。しかし、「欠勤控除」「欠勤による人事評価へのマイナス評価」「懲戒処分による減給の制裁」は、その定義や根拠がまったく異なるものです。

本人はもちろん、家族の病気や育児、介護など、家庭の事情もあってやむを得なく欠勤するケースもあるでしょう。欠勤控除は単に働いていない日の分だけ給与を減額するノーワーク・ノーペイの原則に基づく控除であって、「欠勤控除＝減給」「欠勤控除＝ボーナスの減額」と認識するべきではありません。

不就労に対する日数・時間数分を給与から控除するのか、マイナス評価を給与へ反映させるのか、罰則として減給の制裁を行うのか、それぞれ意味や根拠がまったく異なることを認識しなければなりません。