借り上げ社宅｜"閑散期の動き"が次の繁忙期を助ける

こんにちは、プレニーズ秋口です。

借り上げ社宅制度を運用する企業様にとって、管理運用体制を強化することは重要な業務の一つです。繁忙期(毎年1～3月頃)には多くの手続きやトラブル対応に追われ改善を行う余裕が無いことが多いため、夏から秋にかけて多くの企業が閑散期となる時期は、体制の見直しを行う絶好の機会といえるでしょう。

そこで今回のコラムは繁忙期ではなかなか手が回らない課題に焦点を当て、次の繁忙期に向けて社宅運用体制を整えるヒントをご紹介します。

運用プロセスの"見直し"と"効率化"
──────────────────

まずは大枠として「運用プロセスの見直し」から始めましょう。特に繁忙期にあらわになった非効率な部分を徹底的に洗い出すことが重要です。

不必要な作業が見つかったら削減するなり外部委託の検討を、あるいはシステムによる自動化を進めてヒューマンエラーを軽減するなど、効率の良い方法にシフトします。

【 繁忙期に困りがちなこと 例  】
例えば繁忙期に集中する入退去手続きや契約更新は、適切に対応できていたでしょうか。もし「上手くいかなかった」「行き違いがあってトラブルが発生していた」などの心当たりがあれば、プロセスを見直すことでスムーズな運用を目指すことができます。

• 管理会社との連絡方法や頻度
• 退去立会や引っ越しの手配方法
• 更新時期をアナウンスするタイミング……など

＜改善案１＞管理会社との連絡方法や頻度

1. 管理会社によっては連絡手段が決まっているため、電話、メール、サイト内問い合わせ、チャットなど、どの手段でやり取りするか把握する
2. 担当者と連絡をする際「○時にまた電話します」「×日までにお返事ください」と今後の動きを数字で示す
3. 連絡が滞った場合、どのくらい返事がこなければ追撃連絡するのか基準を設ける

＜改善案２＞退去立会、引っ越しの手配

1. 「誰が立ち会いを行うのか」「立ち会い無しで退去したい場合、追加条件はあるのか」など細かいルールを定める
2. 繁忙期は物件申込のタイミングで引っ越し手配を開始できるようにフローを決める
3. あらかじめ社宅利用者に「希望通りの日時がとりづらい」「早めの予約が必要」の旨を周知しておく

＜改善案３＞更新アナウンスのフローを決める

1. 管理会社への返答期日から逆算して、できるだけ１か月以上余裕をあけて入居者にアナウンスする
2. 更新か退去か迷っている場合、いつまでに確定するべきか必ず期日を設ける
3. 更新2か月前になったら自動で通知が行くシステムを整える

……など

各部署との連携・体制の強化
──────────────────

閑散期には各部署との連絡も減りますが、だからこそ見直しの話し合いを行う絶好の機会です！各部署で発生していた困り事をピックアップしていきましょう。

ここで一番大切なのは、各部署間でどう連携が取れるかを考えることです。

効率的な運用を目指して、社宅担当部署、人事、経理との連携が強化されると、社内手続きはよりスムーズになります。また、属人化している業務がないかを確認し、チームで対応できる体制を整えることも重要です。

手続きに関係した部署や人物をピックアップ

• 進行するにあたり「どのタイミングで」「誰から」「どんな連絡が必要か」を明確にする
• 部署間で共有するべき情報の精査(諸費用の振込期日など)
• 承認がスムーズに取れるフローを確立

まずはこうした運用の土台部分を改善していきましょう。基本の部分が安定していると、1つ1つの手続きが動きやすくなるはずです。