会議やメールなど組織内の行動データを可視化
一人ひとりの生産性向上を実現する
「Workplace Analytics」
日本マイクロソフト株式会社 Microsoft365ビジネス本部
製品マーケティング部 プロダクトマーケティングマネージャー
平井亜咲美さん
日本マイクロソフト、業務効率化、評価・組織サーベイ・従業員満足度・エンゲージメント向上、実践
2019年4月1日から順次施行がはじまった働き方改革関連法。多くの企業で同法に対応した制度設計に着手しているものの、確実な成果をもたらしているケースはまだまだ少ないようです。特に課題なのは、組織における従業員同士の連携やコミュニケーションの活性化。こうした社会背景のなかで注目されているのが、日本マイクロソフト株式会社が「Office 365」を通じて提供する組織横断の生産性分析ツール「Workplace Analytics」です。その特長や今後どのような世界観を目指していくのかを、日本マイクロソフトのMicrosoft365ビジネス本部 プロダクトマーケティングマネージャーの平井亜咲美さんにうかがいました。
データが働き方改革、ビジネス改革への道筋を切り開く
企業における生産性についてどのようにお考えでしょうか。
近年のテクノロジーや情報通信技術の発展は目覚ましいものがあります。こうした技術革新や進化に併せて、組織も変革が必要です。しかし、肝心の人の行動が変化せずに、変革への取り組みが50％は失敗に終わっている調査もあります。
現在、日本では働き方改革への取り組みが重要な課題となっています。ただ、制度的な対応が先行しているケースもあり、ただ単に労働時間を短縮する、残業を禁止する、産休・育休制度を作ればいいという雰囲気も一部にあります。しかし、本来であれば、従業員の生産性をどう向上させるか、パフォーマンスをどう改善させるかといった部分に目を向けるべきではないでしょうか。そこで当社では、従業員の働き方をデータで可視化して、気付き（インサイト）を得る。そして、従業員の生産性を向上させ、ひいては企業の成長につなげるため、さまざまなサービスを提供しています。
「Workplace Analytics」では組織の生産性を分析できるそうですね。
「Workplace Analytics」は、企業向けの「Microsoft 365」「Office 365」プランのアドオンとして提供される組織横断の生産性分析ツールです。「Office 365」を通じて蓄積されたデータを基に、従業員が日々の業務で誰とどのような連携をしているか、会議中の時間の過ごし方などを可視化してくれるツールになっています。このような労務管理や従業員のデータは、手動の場合は従業員自身が入力する必要があり、非常に手間のかかるものです。「Workplace Analytics」であれば、自動でデータを蓄積・分析するため、その手間自体がなくなります。
「Workplace Analytics」のダッシュボード上では、部門ごとに残業時間、深夜など業務時間外のメール利用状況がどうなっているか、無駄な会議に費やしている時間がどの程度なのかといった分析結果を確認できます。こうした分析によって、特定の部門やグループごとが持っている課題を可視化、改善につなげていくことで組織全体の働き方を変革していけます。
「Workplace Analytics」で組織の生産性を可視化できる
また、従業員単位では生産性分析ツール「MyAnalytics」を使って、自分自身の働き方を確認ができます。これは「Office 365」上で提供しているもので、日々の働き方を見つめ直すきっかけになります。組織全体における課題の可視化から、従業員一人ひとりの行動パターンに落とし込んでいくことで、生産性向上に向けたサイクルが回りはじめます。
「Workplace Analytics」は分析が肝になるツールですが、集約したデータをどう活用していくかも鍵と言えます。組織の規模が大きく、部門ごとにどういう仕事をしているか見えにくい課題をもっている大企業におすすめです。一方、「MyAnalytics」は従業員同士の顔が見える小規模な組織の利用にも適しており、可視化された働き方のデータを基に生産性向上につなげることができます。
従業員の行動データを扱うことからプライバシーやセキュリティー面を気にされる方もいますが、「MyAnalytics」のデータは自分以外の人に見られることはありません。また、「Workplace Analytics」で分析するデータも、プライバシーリスクを避けるため匿名化したデータのみ扱うことも可能です。「Office 365」上で提供されるツールであることから、セキュリティーも確保しており、安心してお使いいただけます。
「MyAnalytics」のダッシュボード画面
一人ひとりが輝ける働き方の実現に貢献したい
すでに導入している企業ではどのように活用されていますか。
コニカミノルタ株式会社では、人事部門で行動特性を可視化し、性格特性との関連性を分析されています。従業員が入社する際に行った性格診断と、「Workplace Analytics」で蓄積した行動データを組み合わせて、従業員が本来持っている性格特性を発揮して仕事に取り組めているか、仕事に満足して働いているかなどを検証し、人材の適材適所に向けた施策を進めています。
自社内でも積極的に活用されているそうですね。
働き方改革の加速に向けたプロジェクト「ワークライフチョイス」で、「Workplace Analytics」を活用しています。日本は海外の拠点と比較して、社内でのメール通数、残業時間が多いなど、生産性の改善が課題となっています。「Workplace Analytics」で部門単位での行動が可視化できたことで、例えば、普段のコミュニケーションはビジネスチャットツール「Microsoft Teams」で行い、会議を行う場合も5人以下、30分以内と生産性改善に向けた意識改革やPDCAサイクルも回りはじめました。「ワークライフチョイス」など、当社の取り組みで得られた知見やノウハウもぜひお伝えしていきたいです。
「Workplace Analytics」の今後の展望をお教えください。
日本では「ウェルビーイング」や「ピープル・アナリティクス」など、従業員一人ひとりが輝ける環境を用意する取り組みが遅れている気がします。以前と比べて、いつでもどこでも働ける環境が当たり前になってくると、「きちんと休めているか」「リフレッシュできているか」「効率よく生産性高く働けているか」という分析が非常に重要になってきます。今後、日本は労働力が限られてくるだけに、いかに生産性を上げるかが社会全体の課題になってきます。それだけに、データを活用して生産性をいかに上げるか。それと同時にいかに幸せに働くかを実現して、はじめて社会の課題解決につながると考えています。組織の資産であるデータを「Workplace Analytics」で分析し、活用しやすい形で提供することで、企業の組織変革や人事施策に活用いただけるよう努めていきたいですね。
