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在職証明書等に押捺する公印について

 いつも大変参考にさせて頂き、お世話になっております。

 在職証明書に押捺する公印の件でお尋ねします。

 弊社内では、資格試験の受験、経歴の証明、研修の申込、保育園の通園応募、在留証明の申請手続きなど多岐にわたり、社員より在職証明書の発行を求められます。
 社内でも任意様式のひな型があるのですが、行政機関などの指定用紙がある場合にはそれに必要事項を関連部署が記入し、社名、代表者名(社長)、社長公印(いわゆる丸印)を押捺して完成させています。
 以前は月に数件だったものが、最近、毎週のように複数の発行依頼があり、また今年から内部統制の観点から社長公印の押捺が厳格になり、「押捺申請書」やら「受付時間」などという社内的な手続きが煩雑になり、極めて非効率になっています。

 そこでお尋ねしたいのは、在職証明書の証明者は社長でなければならないか、ということです。一般の世の中的にどうなのかということもお伺いしたいのですが、証明のための何か法的な権限や規定があるのでしょうか。当社内の職務権限で決めればよいことでしょうか。最も様式の証明者の名前欄が「代表者名」とか「社長」となっていれば反論できないですが。

 証明の効力ということで、最強の社長公印を求めるのも理解できますが、当該者がいる、いないに加え、在籍に関する記載事項を保証するということであれば、人事部長もしくは労務部門を管轄する総務部長の公印(私印ではありません。社長公印のような丸印です)では証明にならないでしょうか?やはり代表権のある役員とか最低でも執行役員でないと証明印にならないのでしょうか。

 お手数ですが、ご教示よろしくお願い致します。

投稿日:2020/07/02 18:24 ID:QA-0094799

国分寺丸2号さん
東京都/建築・土木・設計(企業規模 501~1000人)

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プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答3

プロフェッショナルからの回答

服部 康一
服部 康一
服部賃金労務サポートオフィス代表

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、法令上厳格な取り決めまではないものといえますが、一般的には御社が取られてきた方法によるものといえます。但し、人事労務に関わる書類であれば、人事部長等の権限保有者の押印で差し支えないものといえるでしょう。

その他公印の詳細につきましては、人事労務を超える問題になりますので、弁護士等の専門家にご確認頂ければ幸いです、

投稿日:2020/07/03 09:34 ID:QA-0094809

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

川勝 民雄
川勝 民雄
川勝研究所 代表者

印鑑等使用(押印権限)ルール

▼法人で最も基本的なものは、代表者印(会社実印)ですが、大は小を兼ねるとばかり、押印依頼されても困ります。
▼ご質問も案件の具体性が分らず回答し兼ねます。御社の、組織一覧と夫々の責任・権限を明確化しないと、押印を求める側、求められる側、双方が困ります。
▼その都度対応では、押印直しを含め、膨大な無駄が発生します。これを機会に、職務責任権限規程の整備と並行して、印鑑等使用規則を整備されることをお薦めします。

投稿日:2020/07/03 10:34 ID:QA-0094814

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

増沢 隆太
増沢 隆太
株式会社RMロンドンパートナーズ 人事・経営コンサルタント

人事担当

詳細がわかりませんし、法務は専門外のため一般論しか語れませんが、人事担当役員が証明するケースはあります。代表印である必要がなければ、商取引の角印にあたるものとして、アパートの入居用証明で使う例はありました。

投稿日:2020/07/03 13:04 ID:QA-0094822

回答が参考になった 0

回答に記載されている情報は、念のため、各専門機関などでご確認の上、実践してください。
回答通りに実践して損害などを受けた場合も、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。



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