就業規則の周知方法

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

御相談の件ですが、就業規則に関しましてはいつでも従業員が閲覧出来るよう見やすい場所に掲示するか、簡単に見れる場所に設置されておくことが必要です。

文面のように鍵をかけての保管では、容易に見る事が出来るとは言い難いですので、労働基準法の周知義務を果たしていることにはならないものといえます。

一方、コピー禁止につきましては周知後の措置とも考えられますので直ちに違法とまではいえないでしょうが、多忙な職場で見る時間が少ないケースもございますので、こちらも出来れば認める方が望ましいものといえるでしょう。

機密情報と申し上げましても、営業上の機密事項等とは異なり、従業員の権利に関わる内容ですのでその点は柔軟な対応をされるべきというのが私共の見解になります。

投稿日：2013/04/10 23:04　ID：QA-0054121

相談者より

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ありがとうございました。
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投稿日：2013/07/04 00:26　ID：QA-0055186大変参考になった

就業規則の周知について

周知方法については、見やすい場所に掲示または備え付け、あるいはパソコン等で常時見れる状態、書面交付の３つあります。
パソコン操作についても従業員に操作権限をあたえ、必要なときに容易に確認できる状態でなければなりません。（Ｈ１１．１．２９通達）

ご質問の内容について、
鍵付保管は、問題があります。従業員が容易に閲覧できるようにする必要があります。
コピー禁止、持ち出し禁止は法違反とはいえません。
ただし、機密情報については社外秘、守秘義務を徹底すればよく、従業員が内容確認等の為コピーすることはある程度認めてあげるべきと思います。

投稿日：2013/04/11 09:13　ID：QA-0054124

相談者より

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投稿日：2013/07/04 00:28　ID：QA-0055187大変参考になった

業規則の本質は労使間のルールブック、 公開進めて始めて有効に

現行の取扱いには、 就業規則の意義・役割について、 可なり、 認識面の不足というか、ズレが感じられます。 就業規則の本質は、 経営上必要な、 労使間のルールブックです。 労基法も、 全文を従業員に周知・徹底することを義務付けていますが、 法の強制がなくても、 関係者全員が、ルールを共有、理解して、 始めて有効になるものです。 元々、 「 社外秘の機密情報 」 という認識自体が誤りです。 社員側にも社会通念に基づく節度が必要ですが、 コピーや自宅への持ち帰りも含め、 周知・徹底のための措置を積極的に進めるべきです。 外部に漏れる可能性があっても、 漏れては拙い内容でなければ、 「 鍵付金庫で保管 」 は、 かなり、 違和感の持たれる状況だと思います。

投稿日：2013/04/11 10:49　ID：QA-0054131

相談者より

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投稿日：2013/07/04 00:29　ID：QA-0055188大変参考になった

PDF

PDF化し、コピー/セーブ禁止にすれば、持ち出しはかなり防止できます。（それでも携帯カメラ等で画面を撮影等は防ぎようがない）
しかしながら「機密情報」ではなく、周知徹底させることで、社員を拘束することにもなる訳ですから、もっと開示に積極的になられた方が現実的には得策かと思います。

投稿日：2013/04/11 22:41　ID：QA-0054142

相談者より

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投稿日：2013/07/04 00:29　ID：QA-0055189大変参考になった

自由に閲覧できる状態ではありません

従業員の指摘の通り、現在の保管方法では就業規則が周知されているとは言い難い状況です。鍵付き金庫での保管は「従業員であればだれでも自由に閲覧できる」という状態ではなく、従業員とのトラブルがあった際に「就業規則が周知されていない」ことを理由に会社側の責任にされてしまうリスクもあります。
従業員に周知させるために、部外者が入れない、従業員のみが共有できるスペースに置くなどすればよいかと考えられます。そうすれば社外の人が目にすることはないでしょう。
コピー禁止につきましては、コピー自体には違法性はありませんので、情報保護の意図を社員に周知させるなど、社員のモラルとして管理を徹底させることが重要になります。

投稿日：2013/04/15 07:19　ID：QA-0054162

相談者より

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投稿日：2013/07/04 00:29　ID：QA-0055190大変参考になった

積極的開示を

そもそも、現実と乖離のある内容で、隠したい理由があるのでなければ、積極的に開示したほうが、労務管理はしやすくなると思います。

また、今や　一般的には　イントラネットでいつでも見られるようにしているのが、普通ではないでしょうか。コピーや持ち帰りをリスクと考えるのであれば、社外秘として、情報漏洩に関する罰則を設ければよいと思います。それ以上の対策に、あまり意味は見出せません。

投稿日：2013/04/16 10:08　ID：QA-0054165