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会社定期券の管理と従業員間の乖離について

お世話になっております。
新参者で恐縮ですがはじめてご相談させて頂きます。長文で申し訳ありません。

会社で定期券の管理をしています。
従業員からの通勤定期申請として、経路、路線、金額、使用開始日等を
記載してもらったものを提出してもらい、それを基に、台帳を作成しています。
その後は、引っ越し等、従業員からの申請がない限りは6カ月単位で自動で更新されていくシステム(給与にも反映します)と念のためExcelでも管理して運用しています。

当社が近くに移転予定のため、定期券の支給について調整してきました。
ただ、ある従業員が移転前に定期券が切れてしまい、移転までの期間は交通費申請できるのか
問い合わせがありました。
その従業員は月末で定期券が切れるそうで、移転後までは1週間ほど交通費申請しなくてはいけない状況です。
ただ、会社で管理している管理簿には移転日以降も定期があり、本来、通勤費が追加で発生しない状況と
なっています。(つまり、請求されると二重で支払うことになります)

なぜ、会社で管理しているものと本人の定期で大きく差が出たのか直接的な原因がわかっておりません。
当社では、購入した定期券のコピー等を提出する等ガチガチに管理しているわけではないため、土日を
はさんだり、海外出張とかぶった等、購入日のズレはあるかと思いますが今回は2週間ずれが生じております。

本人に確認したところ、数年前に通勤経路を変更して、申請をした気がするとのことでしたが、人事部にその控えがなく、経路も過去のまま継続されている状況でした。(おそらくそれでズレたまま継続しているのではないかと思われます)
移転がなければ問題にならなかったのですが、はじめての経験のため対応に困っています。
本人は故意ではないですし、会社もしっかり管理できているのかと問われると疑問もあります。ただ、
変更届で出されていない(証拠がない)となると難しい気もします。

本来、通勤手当は義務ではありませんが、当社は就業規則や労働契約で定めています。
万が一、通勤中に事故にあった際は、労災の認定が難しい場合もあるかと思います。そのため、
会社としてしっかり通勤経路等の確認は必要かと思いますが、それは本人の申請や申告があって
はじめて管理できると思いますので、難しいと感じています。

脱線してしまいましたが、今回みたいなケースでは、移転までの約1週間分の通勤費を払う必要があるのでしょうか。
よろしくお願い致します。

投稿日:2020/01/21 19:28 ID:QA-0089812

珈琲さん
東京都/その他業種(企業規模 31~50人)

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プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答4

プロフェッショナルからの回答

増沢 隆太
増沢 隆太
株式会社RMロンドンパートナーズ 人事・経営コンサルタント

対応

定期券管理では無く、給与支給記録に交通費支給の日付は無いのでしょうか?
定期代は実購入日ではなく支給日ベースで管理するのが普通ですので、給与支給日に定期代を支払っているのであれば、会社としての払うべき費用は払っていることになります。
ご提示のように社員が「いつ買ったか」はトレースができませんので、通常は交通費振込み日がずれない限り(引越などでもその変更月で調整しているはず)差異は自腹です。

支払い記録も残っていないようであれば、会社責任として1週間分実費精算でどうでしょう。

投稿日:2020/01/22 10:10 ID:QA-0089826

相談者より

お礼が遅くなってしまい大変失礼いたしました。
あれから調べたところ給与台帳や当時管理していたシステムからの支払い履歴等はあった為、交通費の未払いということはありませんでした。
ですが、他にも同じようにズレが生じていた人は多くいたので、今一度、運用の徹底を図っていきたいと思います。
ご回答ありがとうございました。

投稿日:2020/02/02 17:55 ID:QA-0090170大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

服部 康一
服部 康一
服部賃金労務サポートオフィス代表

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、端的にいえばシステムがどのようであれ、実際に当人の通勤費に不足が無いよう支給されることが必要といえます。

こうした通勤手当の管理に関しましては、やはり不正や時期のずれが生じないよう、面倒でも定期券のコピーを都度提出してもらうべき(※決してガチガチの管理ではなく、費用を捻出している以上ごく当たり前の措置です)ですし、それを義務付けていなかった事で発生した不具合に関しましては会社側の管理不行き届きともいえますので、会社側が費用負担されるのが妥当といえるでしょう。

これを契機に今後は定期券コピーの提出をしてもらう等、システム運用の改善を図られる事をお勧めいたします。

投稿日:2020/01/22 17:56 ID:QA-0089844

相談者より

お礼が遅くなってしまい大変失礼いたしました。
おっしゃる通りで、今後の定期券の管理方法等について議論していくことになりました。
ご回答ありがとうございました。

投稿日:2020/02/02 17:50 ID:QA-0090169大変参考になった

回答が参考になった 0

人事会員からの回答

阿倍野区民さん
大阪府/その他業種

うっかり買い忘れてしばらく放置していたりなどで、
会社指定の対象期間とずれることも珍しくありません。

法的な決まりはないので会社内で統一ルールを周知してそれにのっとればよいかと思います。

参考までに私のほうでは
①基本
対象期間を4~9月、10~3月として支給。
本人がぴったりの定期を買っても買わなくても関知しない。
(ぴったりのものを買っているとみなす)

②途中で転居等で路線変更した場合、以下の差し引き
・上記期間の定期をその時点で解約したとした金額を返金
・次の対象期間までを1・3ヶ月定期代+切符代で支給

③本人責任で経路変更の報告が遅れた場合
追加支給はしない。払い過ぎになっていた場合は返金

これをベースにし、入社時や何かの都度、社員に周知徹底するようしています。

投稿日:2020/01/24 21:31 ID:QA-0089935

相談者より

お礼が遅くなってしまい大変失礼いたしました。
現場意見ありがとうございます。
当社でも定期券を支給する月が決まっており、それに合わせて支給を調整していたようですが、何人かはそれを知らず購入時期や期間においての認識違いが発生していた為、今後はしっかり管理しつつも情況共有や周知徹底をしていくように致します。
ご回答ありがとうございました。

投稿日:2020/02/02 17:47 ID:QA-0090168大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

小高 東
小高 東
東 社会保険労務士事務所 代表(特定社会保険労務士) 

ご質問の件

今回は、移転という事情がありますし、
通勤手当は実費ということでしょうから、定期券やズレた原因を確認の上、1週間分の通勤手当は負担すべきでしょう。

他の方も、移転日とは多かれ少なかれズレている方は少なくないのではないでしょうか。

投稿日:2020/01/25 19:41 ID:QA-0089946

相談者より

お礼が遅くなってしまい大変失礼致しました。
他にも同じようにズレが生じている人がいたため、
今後の運用方法について議論していくことになりました。
ご回答ありがとうございます。

投稿日:2020/02/02 17:44 ID:QA-0090167大変参考になった

回答が参考になった 0

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