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諸手当の管理について

平素は大変参考にさせて頂いております。

さて、当社では諸手当のうち、本人が事実申請することによってはじめて発生するもの、具体的には通勤手当、住宅手当、扶養手当については、申請書と認定簿にて管理を行っております。

申請書、認定簿とも使用する局面はセットで運用しており、新規、変更、年次の定期確認(現況確認)時に使用しています。また具体的には前者は原則として手当金額が入らない(手当の根拠となる情報が記載される)のに対し、後者は手当金額と手続き時点での事由(新規、変更、年次の定期確認(現況確認)等)が記載されるという違いはあります。
但し、実態として運用がダブっている感はあります。

業務効率化の観点で現在社内で検討していますが、この2つ(申請書と認定簿)を統合できないかが論点となっております。
当方が考える限りでは、後者は広義の賃金台帳たる給与簿の構成の一部を成しておりあくまでも申請の結果が示されたもの、前者は申請書そのものという違いがあるのかもしれませんが、どうにも明確に線引きができておりません。


明確な定義はないかもしれませんが、一般論として、諸手当の申請書と認定簿とで法的に何らかの意味合いの違いはございますでしょうか?
よろしくご教示のほどお願い申し上げます。

投稿日:2019/10/02 13:30 ID:QA-0087327

着眼大局さん
静岡県/医療・福祉関連(企業規模 10001人以上)

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プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答2

プロフェッショナルからの回答

服部 康一
服部 康一
服部賃金労務サポートオフィス代表

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、手当に関わる「申請書と認定簿」自体法的に義務付けられた文書ではございませんので、それらの使用有無や使用された場合の記載内容等は会社が任意に決めて運用されるものになります。

従いまして、法的云々の問題では全くございませんので、単に御社がやりやすい方法で使用されればよいですし、現行の書式が不要または使い辛いという事であれば書式を変更される事で対応すればよいものといえます。

投稿日:2019/10/02 23:23 ID:QA-0087341

相談者より

早々にご回答頂きましてありがとうございました。

投稿日:2019/10/03 08:57 ID:QA-0087347参考になった

回答が参考になった 0

人事会員からの回答

阿倍野区民さん
大阪府/その他業種

「認定簿」は一件につき一枚作製するものと読めましたが、
私が過去経験した会社はすべてそういった「認定簿」というものはありませんでした。
申請書自体が最終決裁者の承認を得たら、あとは規定通り給与に反映させるのみです。

別途管理するものとしては、例えば扶養家族の申請などでは
扶養家族の手続き進捗管理表などは作成しました。
ただし、一件一枚ではなく全社員の内容を一覧でデータ管理するものです。

その後のチェックとしては、
年末調整や健保の調査などのタイミングで再確認し、
届出漏れなどがあれば遡って手当を返金させるなどで、
少なくとも年内には適正化できるような形で管理しました。

・子供の場合は高校卒業年度などをリストから抽出し、
時期が来たら該当者に確認するということもしていました。

住所及びそれに伴う通勤費なども、同様に年末調整時に毎年適正化できるようにしていました。

投稿日:2019/10/03 00:35 ID:QA-0087345

相談者より

ご回答ありがとうございました。参考になりました。

投稿日:2019/10/03 09:02 ID:QA-0087348参考になった

回答が参考になった 0

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回答通りに実践して損害などを受けた場合も、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
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