無料会員登録

日本の人事部への登録は45秒で完了!
※登録内容はマイページで確認・変更できます。

※「@jinjibu.jp」からのメールが受信できるようにしてください。

既に会員の方はこちら

または各SNSで登録

日本の人事部があなたの許可無く投稿することはありません

既に会員の方は
こちらからログイン

ログイン

無料会員登録

不正な操作が行われました。
お手数ですが再度操作を行ってください。

会員登録完了・ログイン

ありがとうございます。会員登録が完了しました。
メールにてお送りしたパスワードでログインし、
引続きコンテンツをお楽しみください。

無料会員登録

不正な操作が行われました。
お手数ですが再度操作を行ってください。

会員登録完了・自動ログイン

会員登録とログインが完了しました。
引続きコンテンツをご利用ください。

マイページ

会員登録済み


選択したSNSアカウントは既に会員登録済みです。

採用時の履歴書の保管について

現在、保管書類の見直しを行う中で、一部をデータ化し、保管料を削減できればと考えております。
現在の保管状況は入社年度ごとに履歴書(その他入社時に必要な書類)が箱単位で保管されているため、現職者と退職者を区別することが難しい状況となっております。当初は「1995年度入社」等の年度ごとにデータ化して保管しようと思っておりましたが良いのでしょうか。もしくは
退職者:退職日から3年間保管
現職者:同じく退職日から3年間保管
となるのでしょうか。また、データのみで履歴書を保管するということは法律上問題ないのでしょうか。
何卒ご教示願います。

投稿日:2015/12/03 18:07 ID:QA-0064375

yuhei0219さん
東京都/電機(企業規模 10001人以上)

この相談に関連するQ&A

プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答4

プロフェッショナルからの回答

服部 康一
服部 康一
服部賃金労務サポートオフィス代表

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、労働基準法第109条により、労働関係に関する重要な書類は三年間保存しなければならないとされています。そして、同法施行規則第56条により、起算日に関しまして雇入れ又は退職に関する書類については労働者の退職又は死亡の日と定められています。

従いまして、入社年度毎ではなく、現・退職者共に、退職日毎に3年保管される事が求められます。この点さえ守っていれば、保管分類の仕方等については御社の事務事情に合わせて決められる事で差し支えございません。

また、労働関係に関する重要な書類の保存につきましては、データベースでの保存が行政通達上で認められています(平成17.03.31基発第0331014号)ので、必要時にすぐ出力し印刷出来るようにされていればデータ保管で差し支えございません。

投稿日:2015/12/03 22:55 ID:QA-0064379

相談者より

ご教示頂き、ありがとうございました。

投稿日:2015/12/04 14:04 ID:QA-0064388大変参考になった

回答が参考になった 1

プロフェッショナルからの回答

川勝 民雄
川勝 民雄
川勝研究所 代表者

社員番号をキーに保管場所管理すれば、左程手間もかからないのでは・・・

保管日の起算は、雇用関係が終了した時点ですが、企業では、通常、社員に一定のルールで、社員番号(今、話題のマイナンバーのようなもので、雇用期間を通じて変わることはない)が付与され、データ管理されている筈なので、退職者分を取り出し、別コードの保管用ボックス(勿論、識別コードに類するものが付けられている筈)へ転収納するのは、左程難しいことではないく、手間もかからない思いますが、如何がでしょうか。

投稿日:2015/12/04 10:29 ID:QA-0064380

回答が参考になった 1

プロフェッショナルからの回答

増沢 隆太
増沢 隆太
株式会社RMロンドンパートナーズ 人事・経営コンサルタント

データ管理

統計的なものではありませんが、データ管理は主流になっているように思います。したがいまして履歴書をデータ化して管理すれば、退職者を在勤者と区別するのは簡単ですので、問題はなくなるかと思います。

投稿日:2015/12/07 21:10 ID:QA-0064428

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

鬼本昌樹
鬼本昌樹
戦略人財コンサルタント 代表

法律の問題を検討すると同時に、人事管理上の問題も検討する必要があります

元人事部長からのアドバイスです。

データのみで履歴書を保管するということは法律上問題ありませんが、人事管理上では、原紙保管は必要かと思います。つまり、データ化したので、オリジナルを破棄するのはおやめください。

オリジナルはデータベースとの照合書類として保管は必要です。データ入力の間違いがあった場合、履歴書との照合になります。データ化がどこまでの範囲かは不明ですが、転職の動機などまではデータ化していないかと思います。

オリジナルの履歴書は、段ボールに入れるのは構いませんが、個人情報でも重要なデータですので、鍵がかかる書庫などで管理する、また、閲覧権、管理権も限定されて管理されている必要があります。
オリジナルを管理する場合は、年度順よりも氏名順が管理しやすいと思います。

投稿日:2015/12/11 11:51 ID:QA-0064481

回答が参考になった 2

回答に記載されている情報は、念のため、各専門機関などでご確認の上、実践してください。
回答通りに実践して損害などを受けた場合も、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。



関連する書式・テンプレート
退職理由説明書

退職合意済みの社員に、どのような理由で退職に至ったかを記入してもらう書類です。ヒアリングは慎重に行いましょう。

ダウンロード
退職証明書

従業員が退職したことを証明する「退職証明書」のサンプルです。ダウンロードして自由に編集することができます。

ダウンロード
退職手続きリスト

従業員の退職では社会保険や退職金の手続き、返却・回収するものなど、数多くの業務が発生します。ここでは必要な退職手続きを表にまとめました。ご活用ください。

ダウンロード
関連する資料

この相談に関連する記事

あわせて読みたいキーワード