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面接担当者全体への採用試験応募者の個人情報共有

新卒採用での、応募者の履歴書情報の共有についてご相談です。

弊社では面接実施は人事部門ではなく、一次二次が現場の管理職、最終面接は役員と社長が担当しています。人事は面接の場にはおりますが、面接アシスタント的な役割です。

面接担当の管理職は複数人が現場のスケジュールを勘案して持ち回りで担当しており、面接の予定が入っても、現場の状況によっては急遽変更になることもあります。
そのような状況であることから、現在は履歴書を面接当日の朝に担当管理職に開示しており、管理職からはもっと早く見せてくれないと困ると、かねてから苦情が上がっています。

そこで教えていただきたいのですが、面接を担当する可能性のある管理職全員と人事部門だけが見られるような権限を設定したフォルダを作り、筆記試験合格後から履歴書を格納し、不合格ないし面接辞退となるまでそこで共有するというのは個人情報保護の点から見て可能でしょうか。

なお、該当フォルダの履歴書には番号や記号を振るなどして、面接担当者のスケジュールに予定を入れる際はその番号や記号を記載することで、応募者の氏名が人事・管理職以外の社員に分からない形で誰の面接なのかを確認できるようにすることを考えています。

投稿日:2024/04/19 21:36 ID:QA-0137806

なんでも担当さん
東京都/情報処理・ソフトウェア(企業規模 51~100人)

この相談に関連するQ&A

プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答3

プロフェッショナルからの回答

増沢 隆太
増沢 隆太
株式会社RMロンドンパートナーズ 人事・経営コンサルタント

対応

採用のために個人情報を吟味するのは当然の業務であって、これができなければ仕事になりません。
問題なのは、採用選考で触れた情報を悪用したり、うっかり漏らしてしまうような不適切な取り扱いです。
あらかじめ情報に触れたいのは当然と思いますので、情報開示にはきわめて重大な責任や罰則が伴うことを明確に自覚させた上で事前開示でも良いのではないでしょうか。

投稿日:2024/04/22 10:39 ID:QA-0137823

相談者より

ご回答ありがとうございます。
情報の取扱いに十分に注意を払えば、複数関係者での共有は問題ないということですね。

その際、関係者から履歴書の取り扱いについての同意書を取る必要があるのでしょうか。追加の質問になってしまいますが、可能でしたらご回答いただけると幸いです。

投稿日:2024/04/22 16:06 ID:QA-0137835参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

小高 東
小高 東
東 社会保険労務士事務所 代表(特定社会保険労務士) 

ご質問の件

・・・管理職からはもっと早く見せてくれないと困ると、かねてから苦情が上がっています。
ということですが、会社として本当に困るのかどうかの判断をする必要があります。

個人情報は必要最小限への開示を検討し、共有するのであれば、
パスワード等で閲覧できる範囲を絞ることを検討してください。

関係社員の個人情報保護については、就業規則の規定周知、入社時誓約書、
必要に応じて指導、教育を行ってください。

投稿日:2024/04/22 16:55 ID:QA-0137838

相談者より

ご回答ありがとうございます。
参考にいたします。

投稿日:2024/04/24 10:54 ID:QA-0137923大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

服部 康一
服部 康一
服部賃金労務サポートオフィス代表

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、面接を実施される可能性のある管理職社員であれば、採用業務の関係者といえますので、仮に直接当人の面談を実施されなかったとしましても履歴書の情報共有をされる事で直ちに問題があるとまではいえないでしょう。

より重要な事は、共有された個人情報を利用目的以外に使用したり他者に漏らしたりしない等、厳重な情報管理をされる点にあるものといえるでしょう。

投稿日:2024/04/22 17:53 ID:QA-0137844

相談者より

ご回答ありがとうございます。

直接面接を行わないとしても関係者のみで閲覧すること自体は問題ない。
問題があるとすれば、情報の持ち出しや漏洩であり、それを防ぐ運用を徹底すればいいということですね。

参考にして対応を検討します。

投稿日:2024/04/24 10:59 ID:QA-0137924大変参考になった

回答が参考になった 0

回答に記載されている情報は、念のため、各専門機関などでご確認の上、実践してください。
回答通りに実践して損害などを受けた場合も、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。



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