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36協定・特別条項発動時の手続きについて

当社は、「時間外労働休日労働に関する協定届」と「時間外労働休日労働に関する協定届（特別条項）」を各事業所の職場代表と労使協定を締結しており、また各管轄の労働基準監督署へも届出をしております。

この特別条項を発動する際の「限度時間を超えて労働させる場合における手続」で「労働者代表に対する事前申し入れ」で届け出ており労使間にて協議する形で紙による協議・手続きをしております。

紙で労使で捺印をする運用から電子手続き（ワークフロー化）をするため「使用者からの事前通告」へ変更しようと思っていますが、
この「事前通告」は、各部の管理職から発信し時間外延長の対象者本人と管轄の職場代表と使用者として届出している代表取締役社長と人事担当者へ回るようフローを思案中です。

・回覧者の承認者と決裁者は誰を設定する必要がありますか？
・電子化における注意点はありますか？
・労使間の締結書類なのでやはり捺印は必要でしょうか？

ご教示いただけますでしょうか。

投稿日：2023/02/13 10:02　ID：QA-0123703

労務・法務・安全衛生

チェイ子さん: 東京都／情報サービス・インターネット関連（企業規模 301～500人）

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プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答2件

プロフェッショナルからの回答

小高　東: 東　社会保険労務士事務所　代表（特定社会保険労務士）

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ご質問の件

・特別条項発動通知書は、全員に周知する必要はありませんので、
労働者代表と代表取締役、人事担当者でよろしいでしょう。

・電子化でも問題はありません。

・捺印は義務ではありません。紙ベースでしたら、有った方がよろしいでしょう。

投稿日：2023/02/13 16:24　ID：QA-0123733

相談者より

ご回答ありがとうございました。
特別条項を発動する対象者本人への通知も不要なのでしょうか？
本人へ通知することで年６回までの発動上限を本人にも気にして欲しいという思いがありましたて。。。

投稿日：2023/02/13 18:20　ID：QA-0123751大変参考になった

回答が参考になった 0件

プロフェッショナルからの回答

服部　康一: 服部賃金労務サポートオフィス代表

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お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、承認者等に関わる具体的な取り決めはございませんので、実際に労使の代表間で手続きが採られており意思疎通が出来ていれば問題ないものといえます。

また電子化の推進・印鑑廃止とも相まって、36協定届に関わる押印も原則不要となっておりますので、捺印されていなくとも差し支えございません。

投稿日：2023/02/13 20:56　ID：QA-0123762

相談者より

ご回答ありがとうございました。
厳密な決まりはないのですね。。。

投稿日：2023/02/14 09:23　ID：QA-0123776大変参考になった

回答が参考になった 0件

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