派遣会社からの契約書 未着のリスクご存じですか？

派遣会社からの契約書、ちゃんと届いていますか？未着が引き起こす法令上のリスク、ご存知ですか？

すでに派遣社員を受け入れている派遣先企業様はご存知でしょうが、人材派遣のサービスを利用する際は、必ず派遣元である派遣会社との間で書面による契約を結ばなければなりません。これは数多くの項目が派遣法によって細かく定められ、契約にあたって一つひとつの確認と合意が必要だからです。最近では2021年1月の派遣法改正に伴い、これまで紙にて行われていた契約書のデジタル化（電磁化）も進んでいますが、特に製造業においては契約期間が短い、派遣スタッフの期間中離職が多い、指揮命令者の異動や変更が多いなど、確認作業に多くの時間が割かれている企業様も少なくないでしょう。

それだけの労力を払ったにも関わらず新たな契約が開始される際、肝心の契約書が手元に届いていないというケースに遭遇した企業様もいらっしゃるのではないでしょうか。実は弊社にはいくつもの派遣先企業様からこの問題が起こっているという声が寄せられており、中には1ヶ月前に更新の意向を伝えたにも関わらず、契約開始時になっても契約書が届かなかった企業様もあるそうです。

今回は
・なぜ契約書が届かない事象が起こるのか
・届かないことでどのようなリスクが考えられるか
・トラブルを回避するために何をするべきか
それぞれについてご紹介いたします。

■なぜ契約書が届かない事象が起こるのか

派遣会社は人材派遣サービスを提供する際、2種類の契約書を作成する必要があります。一つは派遣先企業へ提出する「個別契約書」で、もう一つが派遣スタッフへ提出する「雇用契約書」。それぞれ記載されている内容はほとんど同じなのですが、個別契約書には派遣料金、雇用契約書には支払賃金や休業補償などに関する項目があるのが特徴です。

派遣企業が契約書を作成するにあたっては、多くの会社が顧客情報や受注管理、スタッフの就業管理、派遣先企業とのマッチングなどを一元的に行う基幹システムを利用しております。すでに取引上の基本情報が入力されているので、契約書をスピーディー作成・発行することは物理的に可能です。それなのに契約書が契約開始までに届かないなんて考えられない、と思われても仕方がないでしょう。ところが契約書を作成する上で、ちょっとしたシステム上の落とし穴があるのです。

確かに派遣先企業へ提出する個別契約書については、個別に発生する諸条件などを入力さえすればすぐに作成・発行することが可能です。しかし、問題は派遣スタッフへの雇用契約書にあります。多くの基幹システムは個別契約書と雇用契約書を同時に作成する特性があり、それぞれ別々に作成することができない仕組みとなっています。雇用契約書は派遣スタッフ（複数であれば全員）の同意を得て、契約の締結や更新が確定しなければ作成できません。実はこの同意に時間がかかることがネックとなっており、いくら事前に派遣先企業様と派遣会社の間で派遣契約の合意が取れても、派遣スタッフの同意に時間がかかれば必然的に個別契約書の作成が遅くなってしまうのです。

■届かないことでどのようなリスクが考えられるか

そもそも契約書は派遣会社と派遣先企業、または派遣スタッフ双方に同じ内容の書面がなければ契約締結の有効性が担保できません。これは人材派遣に限らず、あらゆる契約ごとにおける法令上の常識ですのでご認識されている方も多いと思います。個別契約書が届かずに派遣契約が開始されるということは、本契約が未締結状態で派遣スタッフを受け入れていることになり、場合によっては「みなし雇用」と受け取られる可能性も出てきます。
このみなし雇用ですが、2015年10月1日より施行された『労働契約申込みみなし制度』により、雇用契約が違法状態と発生したとみなされれば派遣先企業が派遣スタッフへ直接雇用を申し込んだとされます。そうなると派遣スタッフが承諾すれば、派遣先企業はその承諾を断ることができず、派遣会社と派遣スタッフが契約している雇用条件と同一条件で雇用しなければならなくなるのです。

「担当営業さんがそのうち届けてくれるから、それまで待っていればいいかな」と悠長に構えていると、もしかしたら無意識のうちにコンプライアンス違反に伴って多大なリスクを抱え込んでしまう、そのような事態に陥る可能性も否定できないのです。

■トラブルを回避するために何をするべきか

契約書が然るべきところに、然るべきタイミングで届かないということは、派遣先企業様だけではなく派遣会社もコンプライアンス違反を発生させかねないという責任を負うことになります。業務効率を上げるための基幹システムが、結果的に甚大なトラブルを発生する要因となるのでは本末転倒といえるでしょう。

そこでトラブルを回避するためにも、派遣会社においては個別契約書の作成や発行について、敢えて基幹システムを使わないという選択肢を取るのも有効な手段と考えられます。データ入力などの作業が二重になるという負荷がかかってしまいますが、まずはコンプライアンス遵守を第一とする運用を行うことが、派遣会社と派遣先企業双方にとって理想的な形ではないかと思います。

派遣先企業様においても、契約開始のタイミングで個別契約書が手元に届けられるよう、派遣会社との連絡をできるだけ綿密に取ることが大事となるでしょう。知らなかったでは済まされない状況に陥らないためにも、行わなければならないことを逐一確認しながら、何のトラブルもなくスムーズに契約開始日を迎えたいものです。

このように人材派遣は派遣法以外にもさまざまな関連法令があるため、契約書は契約開始時に必ず手元にある状態にしておきたいもの。余計なトラブルに振りまわされないためにも、起こりうるリスクを十分に認識した上で早めの対応を行っていきたいものです。この機会に契約に関する認識を深めながら、改めて最善となるフローを構築してみてはいかがでしょうか。