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日本の人事部「HRカンファレンス2014-秋-」トップ講演者インタビュー> 平野 友朗氏(株式会社アイ・コミュニケーション)インタビュー

講演者インタビュー

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ビジネスメール教育の専門家が語る、
年間100時間削減して生産性を高める3つの施策

平野 友朗氏 photo

株式会社アイ・コミュニケーション 代表取締役 一般社団法人日本ビジネスメール協会 代表理事

平野 友朗氏

非効率なメール利用が、組織の生産性を著しく低下させています。どうでもいいことをCCで共有したり、自分の保身のためにCCを乱用する。身に覚えはありませんか?メールの利用時間が増加していても、本人はメールに時間をかけていることに気付かず、管理職もその問題意識が欠如しています。本講演では、ビジネスメール教育の専門家として効果を出し続けている3つの施策をご紹介し、業務改善のポイントをお伝えします。


―― 今回の講演のポイントについて、お聞かせください。

平野:組織の生産性を高めようと、会議の時間を減らしたり、移動時間を減らしたり、企業ではさまざまな取り組みを行っています。そのなかで盲点になっているのが、実は「メール」です。IT化が進んだことで、メールに費やす時間が増えました。パソコンやスマートフォンなどを駆使し、四六時中メールをチェックしています。IT化は業務効率化の手段であったはずなのに、逆に生産性が落ちていると感じることが少なくありません。

メールを使っているだけで「仕事をしている気分」になる。これが大きな問題です。メールの通数が増えて処理に追われているけれど、業務量が変わらない。本来すべき仕事に手が回らなくなっているのです。

メールの使い方にメスを入れ、悪習を改善すれば、生産性は格段にアップします。メールの処理だけで1日数時間かけていたとしても、可視化されにくいので、問題が大きくなるまで管理職も部下がどんなメールを書いているのか把握していないということが多々あります。自己流のメールが無駄なやりとりを増やし、生産性を落としていても、本人の問題意識が希薄していれば改善の道はありません。

ビジネスメールに特化した研修を行わなければ、生産性は下がり続けます。そこで本講演では、生産性向上と年間100時間削減を実現するメール研修、三つの施策をお話します。1日に30分、メールの時間が減らせるとしたら、いかがでしょうか。

―― 貴社の強みや特徴について、お聞かせください。

平野:弊社は、業界でもいち早く、2005年からビジネスメール教育の分野に参入しています。メール教育の専門企業として、メールコミュニケーションの改善に重点をおいた生産性の向上を得意としています。

これまで、官公庁や企業での研修を通じて、時間短縮やコスト削減、売上アップを実現してきました。そのために必要な施策やプロセス、乗り越えなければならない課題を熟知しています。組織の大小や、社内の風土、個人のスキルに応じて、最適なプログラムを用意し、即効性のある研修をご提供しています。また、「ビジネスメール」という商標を有しているのも特徴です。

パナソニック電工様が行われた業務時間削減プロジェクト「シゴトダイエット」では、メール効率化をテーマとした「メールダイエット」の年に、メールのマナーの浸透やスキルの底上げを目指し、業務改善の取り組みを1年にわたりご支援しました。

―― 講演に向けての抱負や、参加される皆さまへのメッセージをお願いします。

平野:参加される前に、ご自分のメールの時間を計ってみてください。組織のなかの不要なCC、BCCでの共有メールを数えてみてください。予想以上に、大きな問題が隠れていることに気づくはずです。

メールのスキルは一度身につければ、一生の武器になります。体系だてた専門プログラムを学ぶことで、納得感をもってスキルを定着させることができます。ワークライフバランスが叫ばれるいま、メール処理に費やす時間と利用方法の見直しは、業務改善の最後の砦とも言えます。

ビジネスメールを活用して生産性を向上したいとお考えの企業の方々に、ぜひご参加いただきたいと思っています。メール教育の専門企業だからこそ語れる事実をお話しします。

講演者プロフィール
株式会社アイ・コミュニケーション 代表取締役
一般社団法人日本ビジネスメール協会 代表理事
平野 友朗氏(ひらの ともあき)
筑波大学人間学類(認知心理学)卒業。メールスキル向上指導、組織のメールのルール策定、メールの効率化による業務改善や生産性向上などを手がけ、企業などへのコンサルティングや講演研修回数は年間70回を超える。著書は21冊を超え、メールマナー等に関する取材を300回以上受けるビジネスメール教育の第一人者。

本カンファレンスに関するお問合せ
  • 日本の人事部「HRカンファレンス」事務局
  • 〒107-0061東京都港区北青山2-7-9 日昭ビル 7F
  • E-mail:hrc@jinjibu.jp
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