講演者インタビュー

――　今回の講演のポイントについて、お聞かせください。

平野：組織の生産性を高めようと、会議の時間を減らしたり、移動時間を減らしたり、企業ではさまざまな取り組みを行っています。そのなかで盲点になっているのが、実は「メール」です。IT化が進んだことで、メールに費やす時間が増えました。パソコンやスマートフォンなどを駆使し、四六時中メールをチェックしています。IT化は業務効率化の手段であったはずなのに、逆に生産性が落ちていると感じることが少なくありません。

メールを使っているだけで「仕事をしている気分」になる。これが大きな問題です。メールの通数が増えて処理に追われているけれど、業務量が変わらない。本来すべき仕事に手が回らなくなっているのです。

メールの使い方にメスを入れ、悪習を改善すれば、生産性は格段にアップします。メールの処理だけで1日数時間かけていたとしても、可視化されにくいので、問題が大きくなるまで管理職も部下がどんなメールを書いているのか把握していないということが多々あります。自己流のメールが無駄なやりとりを増やし、生産性を落としていても、本人の問題意識が希薄していれば改善の道はありません。

ビジネスメールに特化した研修を行わなければ、生産性は下がり続けます。そこで本講演では、生産性向上と年間100時間削減を実現するメール研修、三つの施策をお話します。1日に30分、メールの時間が減らせるとしたら、いかがでしょうか。

――　貴社の強みや特徴について、お聞かせください。

平野：弊社は、業界でもいち早く、2005年からビジネスメール教育の分野に参入しています。メール教育の専門企業として、メールコミュニケーションの改善に重点をおいた生産性の向上を得意としています。

これまで、官公庁や企業での研修を通じて、時間短縮やコスト削減、売上アップを実現してきました。そのために必要な施策やプロセス、乗り越えなければならない課題を熟知しています。組織の大小や、社内の風土、個人のスキルに応じて、最適なプログラムを用意し、即効性のある研修をご提供しています。また、「ビジネスメール」という商標を有しているのも特徴です。

パナソニック電工様が行われた業務時間削減プロジェクト「シゴトダイエット」では、メール効率化をテーマとした「メールダイエット」の年に、メールのマナーの浸透やスキルの底上げを目指し、業務改善の取り組みを1年にわたりご支援しました。

――　講演に向けての抱負や、参加される皆さまへのメッセージをお願いします。

平野：参加される前に、ご自分のメールの時間を計ってみてください。組織のなかの不要なCC、BCCでの共有メールを数えてみてください。予想以上に、大きな問題が隠れていることに気づくはずです。

メールのスキルは一度身につければ、一生の武器になります。体系だてた専門プログラムを学ぶことで、納得感をもってスキルを定着させることができます。ワークライフバランスが叫ばれるいま、メール処理に費やす時間と利用方法の見直しは、業務改善の最後の砦とも言えます。

ビジネスメールを活用して生産性を向上したいとお考えの企業の方々に、ぜひご参加いただきたいと思っています。メール教育の専門企業だからこそ語れる事実をお話しします。