専門家コラム

【〝時間短縮と実績向上〟を、いかに両立させるか?】

■残業をカット! そのしわ寄せは、どう埋める?


過労死が社会問題となり、政府も36協定の見直し等、
残業が当たり前だった、これまでの仕事のやり方に、大きくメスが入ろうとしています。

しかし、労働時間が少なくなれば、こなせる仕事量も比例して減少します。

ましてや、今は、人材が不足気味であり、これまでより、少ない人材、少ない時間で、

これまで以上の仕事量をこなさなくてはならないのです。

 

■これまで通りの、‘ワークライフバランス’見直しでは、
根本的な問題は、解決不可能!

 

一昨年あたりから、ワークライフバランスの大切さが叫ばれ

「プライベートな時間を増やせば、新しいアイデアも出て仕事も捗る」
というような風潮がありますが、

確かに、気分は変わっても、根本的な問題解決にはならず、


〝これまでより少ない時間〟で、〝これまで以上に仕事をこなす〟

ための具体策が、講じられなくては、「焼石に水」の状態です。

 

■時間短縮と、実績向上の両立をするには?

 

驚くことに、日本のホワイトカラーのGDPは、先進国で最下位です。

その上、現代は、昔と異なり、製造業とサービス業のバランスが、
2対8と、逆転していて、仕事の8割以上がホワイトカラー。

日本の製造業の強さは、トヨタのカイゼンに象徴されるように、
世界に誇れるものでしたが、対するホワイトカラーの効率化は、
決定打がなく、遅々として進んでいません。


この由々しき問題を、根本的に改善し、

※「時間短縮と、実績向上を両立させる」のが、

業務の見える化とモジュール化、そしてフレーム化です。

 

■まずは、業務を〝切って〟〝詰める〟こと。

 

第一段階は、渾沌とした業務を見える化すること。

そして、切り分けること。

たとえば、わかりやすく一例を挙げると、

電話応対業務なら、電話を取る、受ける、対応する、取り次ぐ、フォローする…、

というように、いくつかのモジュール(単位)に切り分けて行きます。

こうすることで、例えば、「電話を取る」というモジュール(業務)を、
いかに効率よく、速く、正確にできるかを考え、ムリ、ムダ、ムラを
削除して、再構築します。

すると、効率はアップし、品質も良好になり、スピードも短縮できる。

一つひとつのモジュールを、このように、スリム化、高品質化できれば
当然、時間短縮と、実績向上の両立が、簡単に実現できるのです。

 

■モジュール化によって、見えた気づきで、35%効率アップ

 

また、モジュール化することで、意外な業務上の盲点が見つかります。

ある大手企業(東証一部上場)の業務改善プロジェクトでは、
電話でよくかかってくる、手こずる質問があったのですが、
これに対して、模範的な回答を準備し、誰でも同じ回答ができるよう、
その後のフォローも含めて、モジュール化・フレーム化しました。

すると、たったこれだけで、驚くことに、
電話にかかる時間が、大幅に(35パーセント)短縮できました。

また、モジュール化作業を、チーム全員で共有し、業務を見直しながら
行うことで、互いの業務のやり方の相違が見える化でき、
中でも、最も効率よいやり方を踏襲することで、チーム力もアップします。

 

業務を見える化することが目的になりがちですが、

見える化したものを使いこなすことで〝時間短縮と実績向上〟につながります。

皆様、いつも本当にありがとうございます。


感謝を込めて 田原祐子


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コラム執筆者
田原 祐子
田原 祐子(タハラ ユウコ)
株式会社ベーシック 代表取締役
オール電化の売上を70倍にアップし、シェアを逆転させた陰の仕掛け人。全都道府県で指導した会社は1300社以上、育てた営業マンは12万人以上
1998年に株式会社ベーシックを設立。現場における徹底した実践指導をもとに、売れる仕組みを構築。売上・モチベーションアップを図り、やる気溢れる組織や人材を育成に余念がない。クライアントから絶大な信頼をよせられ多くの販売戦略関連の実績を上げる
得意分野 経営戦略・経営管理、モチベーション・組織活性化、マネジメント、営業・接客・CS、ビジネスマナー・基礎
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