未払い残業請求をシステムで防ぐ手法
時々、大手企業の未払い残業代請求のニュースを目にしますが、なぜ発生するのでしょうか？
原因を考えてみますと、いくつか挙げられます。
- タイムレコーダを導入していなく、勤務時間を手入力（システムを使っていたとしても）で管理しているため、実際の勤務時間より過少申告し上司もそれを見逃している状態が続いているときに、実際に勤務した時間を従業員が個人的にノートなどに記録に残し、それを用いて労働基準監督署に持ち込む。
- タイムレコーダが導入されていても、実際に働いた時間では無い記録が残されている。例としては、事務員さんが夕方になると全員分の退社打刻を行うのが恒例となっている。
- 営業手当をもらっているから、何時間残業をしても残業は付かないと勘違いをしている。
など、他にもいろいろな原因はあると思います。
タイムレコーダを導入していない場合は、まずは導入することで１．のリスクはかなり減らすことが可能です。
一番の原因は、労働時間管理が雑で、使用者も従業員も普段の勤務時間管理に無頓着なことがあると思います。本来であれば、採用時に労働契約条件を従業員に説明し、納得してもらうところがスタートになると思います。
例えば、営業手当の意味や残業を行う場合のルールなどになります。その説明が無く、職場に配属されると昔から定着している慣習を先輩から聞き、それに従って仕事をしていくことになりますが、その慣習が正しければ問題ありませんが、そうで無い場合に従業員が疑問に思い始めます。
そんなときに、いまはネットから簡単に情報を得ることができるため、専門家に相談に行かなくても労務管理に問題があると知れば対処方法を教えてくれる時代なのです。
これを防止する方法としては、
- 残業をしたとき、それは上司（会社）からの指示や許可があったものなのかを記録に残す。単に遅くまで会社にいた記録だけでは、未許可残業のため支払い対象にならない可能性があります。ただし、本来であれば未許可残業で遅くまでいる従業員を会社は放置するのでは無く、早く帰宅させる必要もあります。
- 毎月、勤務表を各従業員に確認してもらい、勤務時間について納得しているのか認め印をもらい、蒸し返しが置きにくい運用を行う。会社側の承認印を残す運用は一般的ですが、労使関係はどんどんデリケートになっていますので、会社としてそれを自覚する必要があります。
この２つの機能を勤怠管理システムに取り込むことが重要です。
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労務コンプライアンスで会社を守る方法をお教えします！
２０年以上の経営者の経験と、いろいろな業務システムを構築してきた経験を活かして、会社を守るための勤怠管理システムとは何か？をお客さまと一緒になって考えていきます。
単にシステムを導入しただけでは、労働時間計算が楽になるだけです。
鈴木 孝裕（スズキ タカヒロ） 株式会社ウェブサーブ 代表取締役
| 対応エリア | 全国 |
|---|---|
| 所在地 | 愛知県名古屋市南区 |
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