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専門家コラム

【連載】事例で知る職場の問題解決 第六回:いつも探している

本シリーズでは、よく職場で起きる問題の事例を取り上げ、解決策をご紹介します。ぜひ職場改善のヒントにしてみてください!

 

よくある職場の問題6:いつも探している

~ある問題職場の情景~

Aさんは新規サービス立ち上げ中だ。構想が固まってきたので上司から「部会でプレゼンする企画書をまとめてくれる?」と依頼された。ここからが本番だ!と気合が入る。

 

さて、いざ企画書を作ろうとしたが、内容や構成に悩み始めてしまった。そこで、過去の資料を参考にしようと共有サーバーの資料を漁ってみたが、

いい資料が見あたらない。どこかで絶対に見たのに・・・。

 

手持ちの資料も探したが、いつも無造作にしまっているのでどこに何があるのか見当が付かず、途方にくれてしまった。

 

 

皆さんの職場でも、事例のように何かをいつも探している状況が起きていませんか?

書類、データ、知識、人・・・。こうした仕事のインプットになるリソースのありかが分からないと、探すこと自体が仕事になって無駄な仕事とストレスが増えてしまいます。

また、探すだけで「仕事した感」を感じてしまうかもしれません。

 

ですが、探した=本当に集中すべきことに力を注げず、非効率な時間を使ったということ。ゴールへの行き方が分からない迷路に迷い込んだようなものです。

しかも、本来やるべき仕事は迷路のゴールのあとに控えています。時間のわりに成果が出せていないその満足感は危険だといえるでしょう。

 

事例のAさんは、個人として書類のありかを整理できていないだけでなく、職場自体も共有サーバーが整理できておらず、チームとしてのムダがかなり多そうです。

この問題を打開するには、Aさん個人の努力に頼らず、チームで一致団結して変える必要がありそうです。

 

チームメンバーが問題を自分ごと化して向き合えれば、解決策を決めて実行する機運が作られ、事態の改善が期待できます。ここからは当社がご提供しているヒント集の一部をご紹介します。

 

 

会話タイムでお悩み解決!

 

当社からのヒントの一つとして、会話タイムを設けることで一人で捜す・悩む時間の無駄をなくすことができるとお伝えしています。例えば、昼休み明けの10分間、チーム全員でそのとき抱えている仕事の困りごとや悩みを共有するようにすれば、必要以上に一人で抱え込む必要がなくなります。

 

事例では、Aさんは自力で解決しようとして必要以上に探す時間をかけています。

上司は、メンバーが抱え込んでしまわないように、定期的にフォローして実行できているか確認する。

部下は、自分ひとりで抱え込まず、周囲に助けになる人がいないかを探しにいく。

こうして、ムダな探す時間を最小限にとどめることができるでしょう。

 

ただし、周囲に助けになる人がいても「話しかけづらい」という、次なる問題が起きるかもしれません。そこでストップしないために、協力し合う雰囲気、声をかけても受け入れてもらえる心理的安全性(※)を普段から職場で作っておくことが肝要です。

 

※心理的安全性・・・心理学用語で、チーム員がそのチームに対して、気兼ねなく発言できる、本来の自分を安心してさらけ出せる、と感じられるような場の状態や雰囲気をいう言葉。

 

また、会話だけに頼らず、グループウェアやビジネスチャットなどのメッセンジャーといった最新のITテクノロジーを使って「探さなくてもよい」「勝手に探してくれる」ようにする工夫も生産性向上には欠かせません。

 

当社が行う研修の場などでは、受講者のみなさまに、自職場の働き方を変える具体的な実行プランを作成して頂くことがあります。自職場に合った働き方=勝ちパターンを話し合っていただき、参加者が自職場に合った働き方を発見し、職場で自走できることがポイントとなります。これが実現できれば、職場の勝ちパターンの出来上がりです!

 

監修:(株)トッパンマインドウェルネス パートナー・コンサルタント

あまねキャリア工房 代表 沢渡あまね


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コラム執筆者
北條藍子
北條藍子(ホウジョウアイコ)
企画開発チーム クライアントパートナー
㈱トッパンマインドウェルネス、企画開発チームのコンサルタントとして、お客様の社員一人ひとりの成長と組織の内発的変革をご支援します。
お客様の人材戦略、特に人材育成の課題解決に取り組んでいます。より本質的な変化を起こすため、対話や内省を通して受講者が自ら気付きを得ること、今までと異なるものの見方に気付き取り組み姿勢が変化したりモチベーションが向上することを重視しています。
得意分野 モチベーション・組織活性化、キャリア開発、コミュニケーション
対応エリア 全国
所在地 台東区

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