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プロフェッショナルコラム

【連載】事例で知る職場の問題解決 第二回:会議がストレス

本コラムでは、よく職場で起きる問題の事例を取り上げ、解決策をご紹介します。ぜひ職場改善のヒントにしてみてください!

 

よくある職場の問題2:会議がストレス

~ある問題職場の情景~

毎週月曜日は定例部会があり、部長以下、全員が自分の担当案件の状況と今週の予定を共有する。

 

しかし、部下は互いの情報共有をする目的がよく分かっていない。そのため、どんな情報を共有するといいかが分かっておらず、人によって話す内容はまちまち。忙しい部員の中にはなぜこの部会に出なければならないのかとイライラした表情をしている人もいる。

 

一方、部長も物足りない思いを抱えている。なぜなら、部員同士の情報共有によってチームの一体感を高めたり、困っていることを相談してアドバイスをしてあう場にしたいと考えているが、なかなかそういった情報が出てこないからだ。自分が情報共有する内容を聞いて、部下たちにはこの会議の意義を読み取ってもらいたい・・・と思っているがその思いは届かないようだ。こうして、今週も目的が果たされないまま1時間が過ぎていくのだった。

 

このような”会議がストレス”問題、あなたの職場でも起きていませんか?

職場の問題地図ワークショップで問題地図を描いて頂くと、「会議が多い」「会議の時間が長い」など、会議に関する問題は必ずといっていいほど出てくる問題のひとつです。会議にストレスを感じる原因は、大きく分けて”ムダな会議が多い”、”会議のムダが多い”の2つです。今回の事例は後者にあたります。

 

このまま“会議のムダ”が多い状態を放っておいたらどうなるでしょうか?

このケースの場合、上司の目的は、チームの一体感醸成やノウハウ蓄積によるチーム力向上だったのですが、それが実現できません。

一方、目的を理解していない会議に出ている部員が不満を感じる恐れがあります。

何より、上司・部下全員の貴重な1時間が毎週浪費されてしまいます。

 

会議が仕事時間に占める割合は想像以上に高いものです。「会議が絶対うまくいく法」という本によると、仮に週に4時間会議に出る場合、定年を迎える頃には9,000時間も会議でつぶれ、これはなんと365日を越える時間です。会社で認められ、昇格すればもっと増えるでしょう。会議がなくなることはありません。それなら、せめて時間という貴重なリソースを賢く使いたいもの。ではどうすれば会議のムダが防げるでしょう?

 

この問題、会議に出る人全員が当事者です。会議に出る人が自分の貴重な時間を賢く使おう!と自分ごと化して向き合えれば、解決策を決めて実行しようという機運が作られ、事態の改善が期待できます。そのため、職場の問題地図ワークショップは、会議のあり方に向き合うきっかけ作りとしても最適で、具体的な解決策を検討できます。ここでは本ワークショップでご提供しているヒント集からポイントをひとつご紹介します。

 

 

会議を5つの要素に分けて、認識あわせ

職場の問題地図ワークショップでは、ムダな会議をなくす方法として、会議の目的・ゴールを共有することが大事だとお伝えしています。

前回の「1.手戻りが多い」で仕事を5つの要素に分けて上司と部下の認識をあわせることが大事だとお伝えしましたが、実は別の要素のひとつが目的・ゴールの共有です。

このヒントを使って、部下(会議に呼ばれた人)が自分の時間を賢く使える場だと感じてもらうにはどうしたらよいでしょう?

上記の事例なら、上司は「皆が知っておくと良さそうな内容を報告して欲しい。助けを借りたい点があれば、その相談もする場にしよう」と投げかけてもよいでしょう。

すると、部下が「今日はあの仕事で悩んでいることに知恵をもらおう」と会議に目的意識を持って参加できるようになるかもしれません。

 

●上司(会議を招集する人)は、目的・ゴールを最初に共有し、参加者が何を話すべきか分かっている状態を作る。

●部下(会議に呼ばれた人)は、目的・ゴールを最初に確認し、主催者の意図をきちんと把握する。

それによって、解決の一歩につながるはずです。

 

こうして上司・部下が実践すべきことが分かれば、問題の解決につながります。そして、実際に会議時間が効率的に使え、互いのストレスが大きく改善されることを実感できれば、職場の勝ちパターンの出来上がりです!

 

参考:マイケル・ドイル&デイヴィッド・ストラウス「会議が絶対うまくいく法」日本経済新聞社

 

監修:(株)トッパンマインドウェルネス パートナー・コンサルタント あまねキャリア工房 代表 沢渡あまね


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コラム執筆者
北條藍子
北條藍子(ホウジョウアイコ)
企画開発チーム クライアントパートナー
㈱トッパンマインドウェルネス、企画開発チームのコンサルタントとして、お客様の社員一人ひとりの成長と組織の内発的変革をご支援します。
お客様の人材戦略、特に人材育成の課題解決に取り組んでいます。より本質的な変化を起こすため、対話や内省を通して受講者が自ら気付きを得ること、今までと異なるものの見方に気付き取り組み姿勢が変化したりモチベーションが向上することを重視しています。
得意分野 モチベーション・組織活性化、キャリア開発、コミュニケーション
対応エリア 全国
所在地 台東区

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