企業研修、採用、評価、人材開発、労務・福利厚生のナレッジコミュニティ

プロフェッショナルコラム

【連載】事例で知る職場の問題解決 第一回:手戻りが多い

本コラムでは、よく職場で起きる問題の事例を取り上げ、解決策をご紹介します。ぜひ職場改善のヒントにしてみてください!

 

■手戻りが多い

~ある問題職場の情景~

「このお客様の提案書の担当、任せてもいいかな?お客様から頂いた仕様書をもとに頑張って内容を考えてみて」と上司にお客様への提案書を任せてもらえた。期待に応えて、いい提案書を独力で仕上げよう!!

と意気込みは十分。でも初めての挑戦で、提案する中身の検討や、お客様に伝わりやすい体裁を考えていたら、提案書作成に思ったより時間がかかり、提出期限がだいぶ近づいてしまった・・・。

 

さらに、いざ上司にレビューしてもらうと「訴求ポイントが弱いのでは?」「提案時点でこの点も検討しておかないと」「そもそもこの内容でいいの?」

ボロボロと上司との認識合わせで抜け漏れが発覚、手戻りが発生!

残業確定というだけでなく、提案書の提出期限が迫っていて大ピンチ!

 

 

このような”手戻り”問題、あなたの職場でも起きていませんか?

手戻りは、この事例の上司と部下のように、認識が合っていないとすぐに発生する厄介な存在です。

 

このまま手戻りが起きる状況を放っておいたらどうなるでしょうか?

作業時間が増え、上司は「仕事が遅い」と部下にイライラ。今後、同様の仕事の依頼を躊躇ってしまうかもしれません。

部下は「最初に言っておいてほしい」と上司に不満を抱いたり、逆に「自分は仕事ができない」と自信を失くしたり・・・。

部下が成長できず、お互い不幸な状況しか待っていません。ではどうしたら手戻りをなくせるでしょう?

 

この”手戻り”問題、上司・部下ともに当事者です。ですから、両者がこの問題を自分ごと化して向き合えれば、解決策を決めて実行しようという機運が作られ、事態の改善が期待できます。職場の問題地図ワークショップは、上司・部下がともに向き合うきっかけ作りとして最適で、具体的な解決策を検討できます。ここでは本ワークショップでご提供しているヒント集からポイントをひとつご紹介します。

 

 

■仕事を5つの要素に分けて、認識あわせ

仕事を5つの要素に分けて上司と部下の認識を合わせることが手戻りを防ぐポイントです。

5つの要素のひとつに”成果物”があります。成果物で認識をすり合わせておくべきポイントは、「生み出すべき完成物、あるいは完了状態/期限/提出先」です。

 

上記の事例では、提案書の作成を任せたときに、具体的な提案書の完成イメージや、完了状態を上司と部下が認識合わせしていれば手戻りを防げました。

 

上司は、部下の理解度を確認しながら必要な説明をすることを心がける。

部下は、上司の意図を聴き取り、取り組み内容で不明確な点を質問して完成イメージを持つよう努める。

それによって、解決の一歩につながるはずです。

 

こうして上司・部下が実践すべきことが分かれば、問題の解決につながります。そして、実際に業務時間が効率的に使え、互いのストレスが大きく改善されることを実感できれば、職場の勝ちパターンの出来上がりです!

 

監修:(株)トッパンマインドウェルネス パートナー・コンサルタント あまねキャリア工房 代表 沢渡あまね


この記事にコメントする

この記事に対するご意見・ご感想のコメントをご投稿ください。

※コメントの投稿をするにはログインが必要です。

※コメントのほか、ニックネーム、業種、所在地(都道府県まで)がサイト上に公開されます。

コラム執筆者
北條藍子
北條藍子(ホウジョウアイコ)
企画開発チーム クライアントパートナー
㈱トッパンマインドウェルネス、企画開発チームのコンサルタントとして、お客様の社員一人ひとりの成長と組織の内発的変革をご支援します。
お客様の人材戦略、特に人材育成の課題解決に取り組んでいます。より本質的な変化を起こすため、対話や内省を通して受講者が自ら気付きを得ること、今までと異なるものの見方に気付き取り組み姿勢が変化したりモチベーションが向上することを重視しています。
得意分野 モチベーション・組織活性化、キャリア開発、コミュニケーション
対応エリア 全国
所在地 台東区

このプロフェッショナルのその他のコラム

会員として登録すると、多くの便利なサービスを利用することができます。

注目コンテンツ

【人事の日制定記念企画】
オピニオンリーダーからのメッセージ

HR領域のオピニオンリーダーの皆さまから全国の人事部門に向けてメッセージを頂戴しました。


人事メディア情報

人事メディア情報

人事・労務関連の代表的なメディアをご紹介いたします。


ウィズコロナ時代の働き方改革<br />
デジタルシフトで変わる!店舗が実施した非対面の人材開発、職場コミュニケーションとは

ウィズコロナ時代の働き方改革
デジタルシフトで変わる!店舗が実施した非対面の人材開発、職場コミュニケーションとは

新型コロナウイルスの感染拡大は、店舗事業者に甚大な影響をもたらした。さ...


「人事課題」への対応で求められるものとは?<br />
~バンダイナムコHDの人事戦略と、IT基盤の果たす役割~

「人事課題」への対応で求められるものとは?
~バンダイナムコHDの人事戦略と、IT基盤の果たす役割~

2005年にバンダイとナムコが経営統合を実現した後、バンダイナムコホー...