【人事評価】意味や設定方法を簡単解説

企業活動では、具体的な目標を設定して目標に向けて戦略的に業務を遂行し、目標達成の度合いを客観的に評価する必要があります。このサイクルを実現することを目的として、さまざまな目標管理マネジメントが提唱されてきました。中でも、多くの企業に導入されているのがKPIの設定です。

この記事では、KPIの目的や効果を解説し、効率的な運用方法を紹介します。

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KPIとは

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KPI(Key Performance Indicator)は、「重要業績評価指標」を意味します。企業の最終目標であるKGIに至るまでの中間目標で、組織や個人がどの程度達成できているかを定量的に計測するために利用されます。

■Key Performanceとは

Key Performance（重要業績）とは目標達成につながる要因のことで、KFS（Key Factor for Success＝重要成功要因）と呼ばれます。

KFSを正しく把握することで組織の現状や問題点を把握でき、自社の優位性を活かして他社との差別化を図ることができます。逆に、KFSが不明確なままだと方向性が定まらず、かえって生産性が低下しかねません。

■Indicatorとは

Indicator（評価指標）とは、目標の達成度を表す指標で具体的に数値化されている必要があります。たとえば、営業部ならば「売上高」という指標があり、「売上高」はさらに「受注数」「受注率」などの指標に分解できますが、いずれも数値で表さなければなりません。漠然と「売上高を上げる」ではなく、「6月までに売上高2,000万円を達成する」のように「いつまでに」「どれくらい」達成するかを明確にし、客観的に評価できるようにすることが大切です。

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OKRとの違い

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目標管理マネジメントは、KPIのほかにOKRやMBOが有名です。

特にOKR（Objectives and Key Results）は、目標（Objectives）と主要結果（Key Results）をリンクさせ、目標設定・進捗確認・結果に対する評価を頻繁に行うマネジメント手法で、KPIとしばしば混同されますが、OKRとKPIには明確な違いがあります。

OKRでは、定性的な目標と定量的な主要結果の両方を設定します。営業部ならば、「過去最高の売上高を達成する」という目標を立て、「売上高を前年比15％アップする」という主要結果を考えますが、KPIでは定量的な数値目標だけを設定します。また、従業員のモチベーション向上を目的とするOKRでは達成可能よりも高いレベルの目標を設定し、達成度合いは60～70％を目指します。一方、進捗状況把握を目的とするKPIでは達成可能な目標を設定し、達成度合いは100％を目指します。

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KPIマネジメントによる効果

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KPIマネジメントは目標達成に至るプロセスを数値に変換して進捗状況を可視化します。
これによって期待できる効果をいくつか紹介します。

■アクションプラン（行動計画）の具体化

KPIによってアクションプランが具体化します。たとえば、人事部が「全社員の残業時間を6月までに20％削減する」という目標を設定した場合、「残業の事前申請をルール化する」「定時以降の会議を禁止する」などのアクションプランが考えられるでしょう。これらのアクションプランを従業員の目標管理シートとリンクさせ、KPIを確実に達成していきます。

■人事評価との連携で公平性を担保

KPIによって数値化された評価基準を人事評価と連携できれば、数値に基づいた評価では評価者の主観が入らないため公平性を保ちやすくなります。

また、進捗状況を数値化することで担当業務が異なる部署の評価基準を統一できます。

■PDCAが回り、生産性向上

KPIによるプロセス管理で、Plan(計画)→Do(実行)→Check(評価)→Act(改善)のPDCAサイクルが回ります。Check(評価)で進捗状況を常に把握していれば、優先順位の高いタスクを洗い出したり、目標から乖離したアクションを軌道修正することもできます。

Act(改善)も目標との整合性を保ちながら行われるため本質から外れた改善策に振り回されることがなく、業務の効率化と生産性の向上が期待できます。

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KPIの設定方法

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KGI→KFS→KPIの順で設定します。
それぞれの設定方法を解説します。

■KGIを設定する

最初に設定するKGI(Key Goal Indicator)は、「重要目標達成指標」と訳されます。KGIは経営戦略の最終目標で、定量的で達成可能な指標でなければいけません。

たとえば、KGIは「来年度に売上高5億円を達成する」のように、「いつまでに」「どれくらい」達成するかを明確にします。また、この「5億円」が達成可能かを確認することが大切です。

■KFSを設定する

市場、競合他社の動向・自社のビジネスモデルなどを分析して、KGI達成につながる要因を洗い出します。この洗い出し作業で有効なのが、SWOT分析(自社の状況を強み・弱み・機会・脅威の4項目で整理して分析)や、バリューチェーン分析(活動で生み出された価値の流れを分析)などです。洗い出した要因の中から、特に成功に不可欠な要因を抽出してKFSとして設定します。

たとえば、コロナ禍がきっかけで実店舗を訪れる顧客数が激減しているなら、「通販サイトを充実させてデジタル集客に力を入れる」がKFSとなるでしょう。

■KPIを設定する

最後に、KGIを達成するための中間目標としてKPIを設定して「KPIツリー」と呼ばれる樹形図で表します。

たとえば、KGI「来年度に売上高5億円を達成する」と、KFS「通販サイトを充実させてデジタル集客に力を入れる」から、KPI「顧客数×顧客単価×リピート数」を設定します。

さらに、KPIの細分化と具体化を繰り返していきます。KPIは加減乗除できる形で設定することがポイントです。
「顧客数」→「通販サイトの利用顧客数1,000人/月を達成する」→「既存顧客数＋新規顧客数－流出顧客数」→「新規顧客数」→「通販サイトの新規顧客数200人/月を達成する」

このようなKPIツリーを作成することで、企業目標を達成するためにチームや従業員がアクションプランを立てやすくなります。逆に、KPIツリーがなければ具体的な施策の実行が困難になり、実行できたとしてもその結果を客観的に評価できません。

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KPI設定とSMART

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KPIを成功させるコツはSMARTです。SMARTは、「Specific（明確な）・Measurable（測定可能な）・Achievable（達成可能な）・Relevant（関連性がある）・Time-bound（期限がある）」といった目標設定の方法です。

■成功するSMART

KPI（KGI）はSMARTに沿って運用することで有効的に運用できるとされています。

Specific（明確な）
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KPI（KGI）は、社内の誰が見ても目標達成度合いが分かる明確な指標でなければなりません。「顧客数」「商品購入率」「CVR」など、さまざまな解釈が入らない客観的な評価基準を設定します。

Measurable（測定可能な）
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KPI（KGI）は、数値化できる定量的な指標である必要があります。測定結果を数値で表しやすい「率」「件数」「回数」などを利用し、「ブランドイメージ」のような定性的な指標を用いる場合も、アンケート調査などによって定量的に把握することが大切です。

Achievable（達成可能な）
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KPI（KGI）は、達成困難なものでは意味がありません。従業員の努力が実を結び、結果が正しく人事評価に反映されてモチベーションアップにつながることが理想です。

Relevant（関連性がある）
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KGI・KPI・KFSの間には関連性が求められます。たとえば、「売上高」は「顧客数×顧客単価×リピート数」に分解でき、顧客数・顧客単価・リピート数はいずれも売上高に直接影響を及ぼす項目のため、KPIにふさわしいといえます。

Time-bound（期限がある）
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KPI（KGI）は「○月まで」「上半期」「来年度」などの期限を設ける必要があります。期限を設定することで優先順位が明確になり、従業員は「いつまでに何をどうするか」という具体的なアクションプランを立てやすくなります。

また、KPI（KGI）は逆SMARTに陥ると失敗します。逆SMARTとは、「不明確な・測定不能な・達成不可能な・関連性がない・期限がない」といった状態です。

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KPIを効率的に運用する方法

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KPIは設定後も定期的に運用を見直し、KPIに対するアクションプランに不具合があれば修正しながら継続していく必要があります。一方、企業規模が大きくなるほど設定項目が多くなったり測定方法が複雑になったりして、運用担当者の負担が増していく傾向にあります。

目標管理マネジメントを効率的に行なっていくためには、Excelなどで手作業でデータを記録する方法ではなく、タレントマネジメントシステムや人事評価システムを導入して運用を効率化する方法がおすすめです。企業全体の人材情報を可視化して一元管理できる「スマカン」なら、従業員のモチベーションやエンゲージメントを高める目標管理や進捗管理の実現をサポートします。