【人材配置】最適な人材配置をするには

企業の人材を有効活用して会社の生産性を高める経営戦略として、人材配置の最適化が注目されています。多様な働き方への関心も高まっていることから、業務効率化や採用コスト改善のためエンゲージメント向上などへのさまざまな施策がされており、人材活用を推進する企業が増えています。

この記事では、適切な人材配置を実現する方法や目的、人事配置の適正化で得られる効果を解説します。

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人材配置（人員配置）とは

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人材配置（人員配置、人事配置）とは、社員一人ひとりの能力や適性に応じた部署や業務を決めて組織全体の生産性を向上させる人事戦略の一つです。経営資源であるヒトを適材適所に配置して企業の目標・ビジョンの実現を目指す、マネジメントとしての意味合いもあります。

人材配置は主に、社員の増員・欠員補充と人事異動などに伴う計画的な変更の2つに分かれます。近年では、育児・介護との両立や限定正社員制度など働き方の選択肢が多様化しているため、社員の意向を把握した上で人材配置を行うことが一般的です。また、社員の潜在能力を発掘してモチベーション向上につなげることも期待できます。

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適切な人材配置の目的・効果

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人材配置を適切に行うことで、社員のスキルアップだけでなく定着率の向上にも効果的です。人材配置の目的や、得られる効果を紹介します。

■業績・生産性の向上

業務に必要なスキルや知識の配分が最適化され、生産性向上を実現できます。例えば、パフォーマンス面に課題のある部署に優れた社員を配置すると、課題を解決した上で業務効率を高められます。業務に比較的ゆとりがある部署から人手が不足している部署に社員を異動させれば、社員の負担が軽減され仕事量の不公平も是正されるでしょう。

さらに、社員の希望や能力・特性に合わせた人材配置を行うことでパフォーマンスが向上し、会社の業績アップも実現可能です。

■人材育成

人材育成の一環として、計画的に人材配置の見直しが行われることがあります。ジョブローテーションと呼ばれ、他の部署や業務で経験を積むことで社員の潜在能力を発掘する効果が期待できます。最近では後継者育成を目的に、サクセッションプランという形で人材配置を戦略的に実施する会社も増加傾向にあります。

部署間のコミュニケーションが活性化するだけでなく、仕事の幅が広がることで新たなアイデアが生まれるきっかけにもつながります。人材配置は社員を成長させる戦略としても重要な役割を果たしているのです。

■​エンゲージメント向上・離職防止

定期的に人材配置を変更することで社員のマンネリを防ぎ、組織が活性化されます。環境が変わったり希望に添った業務を担当したりすることでモチベーション向上につながり、良好な人間関係の維持にも効果的です。

また、人材配置の変更によって社員が持つ本来の能力を発揮できれば、仕事に対する達成度や成長も実感できます。その結果、社員のエンゲージメントを高めるだけでなく離職も防止できます。社員が会社に定着することで業務ノウハウが豊富に蓄積され、会社の競争力も高まるでしょう。

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人材配置をするタイミング・考え方

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人材配置の変更は日常的に行われますが、新規採用や組織変更などで計画的に実施されることもあります。経営状況によっては、人材配置を余儀なくされる場合もあるでしょう。ここでは、人材配置の見直しを行うタイミングを紹介します。

■人事異動

人材配置の中でも最も多いのが人事異動です。社員のスキル・経験や意欲などを総合的に判断した上で、仕事内容や勤務場所の変更をします。配置転換と呼ばれることもあり、新たな環境で社員の成長を促す目的で行われることが一般的です。近年では、ハラスメントの加害者と被害者を引き離すために人事異動が行われる事例も少なくありません。

■組織体制の変更

業務の担当者変更をはじめ、部署の新設や統合・廃止などさまざまな場合がありますが、経営戦略見直しの一環として行われる場面もあります。

スタートアップ企業や中小企業などの経営の意思決定が迅速な企業では、積極的に組織変更が行われる傾向があります。人材のスキルやポテンシャルが会社の生産性に大きく影響するため、人材配置にあたっては慎重かつ客観的な判断が必要です。

■役職の変更（昇進・昇格）

特定社員の役職を変更する際も、関係者を含めて人材配置が行われます。昇進・昇格に伴う人材配置では評価が明確化されるため、モチベーション向上につながるのが特徴です。社員の能力や勤務態度を理由に降格を検討する場合は、挽回のチャンスを与えると課題改善を促せるでしょう。パート・アルバイトあるいは契約社員から正社員への雇用形態の変更も、昇進の一種という考え方が当てはまります。

■新規採用

組織に新しい風を吹き込み、マンネリ化を防ぐと共に既存社員の活性化が期待できます。新卒社員を組織全体で育てて戦力化したり、中途社員を迎えて仕事のレベルアップを図ったりすることも可能です。人材を定着させるために、採用計画を立てる段階から人材配置を検討しておく必要があります。

■リストラ・契約解除

業績悪化や業務縮小に伴い、社員数削減を伴う人材配置を余儀なくされる場合もあります。有期雇用契約の契約更新を見合わせたり、早期退職希望者を募集したりする事例がみられます。人員削減は、他の社員の業務量が増える影響が懸念されるため、十分話し合いながら人材配置を行うことが重要です。

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人材配置を最適化する方法

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人材配置を最適化するためには、スキルや適性以外にも、年収、勤怠、意欲、長期キャリア計画など、社員に関する情報を収集することが大切です。人事評価により社員のスキルや適性を見える化しておくと、客観的に人員配置を進められます。また、組織戦略に沿った人材配置をするためには、組織の目的や役割定義、実績など、組織に係る情報も整理しておく必要があります。

■現在の人材情報を整理する

人材配置の効果を最大限発揮するためには、現状の人材データを整理しておくことが大切です。社員の氏名や雇用形態はもちろん、担当業務や勤務態度などを項目立てて整理します。

整理した人材情報は一元管理し、必要に応じて分析データを関係者に提供できる体制を整える必要があります。管理職しか人材情報を持っていないと会社としての評価が行えず、部署をまたいだ人材配置が難しくなるからです。人材配置を最適化するために社員の現況を確認したり、人事評価の結果を集約したりして人材情報を最新に保つようにしましょう。

■人材のスキルや適性を把握する

経歴や志望動機といった面接時の情報をはじめ、保有資格や研修受講状況、過去の人材配置や人事異動の経緯などをまとめておきます。

業務遂行のために必要な人数や知識・技術の把握も欠かせません。人材配置後に社員がパフォーマンスを発揮できなければ、生産性だけでなくエンゲージメントも低下してしまうためです。評価結果や面談記録も一元管理して、必要な時に確認・比較できる環境を整備しておきましょう。

■社員の希望やキャリアビジョンを知る

あらかじめ社員の希望をヒアリングしておくと、人材配置の最適化を実現できます。会社の人事戦略のもとで異動を決めることもありますが、特に転居や通勤時間増加・勤務時間変更が伴う場合にはトラブル防止の観点から社員の理解を得ることが重要です。

担当業務への考え方や今後のスキルアップへの関心などの、キャリアビジョンを把握しておく必要もあります。評価面談以外でも、1on1やアンケート・従業員サーベイなどを活用して人材配置に対する社員の意見を聞く機会を設けると、 社員の本音を引き出しやすくなるでしょう。

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人材配置図の作り方

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今回は、Excelや各種ツールを活用した人員配置表・人員配置図の作り方を紹介します。

■Excelでつくる

人材配置図を作成する際は、表計算ソフト「Microsoft Excel」が一般的です。人材配置図に必要な項目はさまざまですが、以下の項目は盛り込んでおきましょう。「組織図ウィザード」を活用すると簡単に作成できます。

⚫︎年齢
⚫︎経歴や実務経験
⚫︎勤怠や労働時間
⚫︎人件費

また、Web検索すればダウンロードできるテンプレートもありますので参考にしてみてください。

■ツールを活用する

人事データの分析に対応したツールを使えば簡単に人材配置図を作成できます。人材配置図を作成するだけなら、無料ダウンロードできるテンプレートを活用するのもよいでしょう。
また昨今では、人材データを収集、管理、分析できる「タレントマネジメントシステム」の活用も効果的です。人材配置をシミュレーションできる機能もあります。

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人材配置を最適化するタレントマネジメントシステム

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タレントマネジメントシステムを活用すると、人事情報をスムーズに見える化・分析でき、最適な人材配置が実現できます。

タレントマネジメントシステムの「スマカン」では、あらゆる人材情報を可視化して人事戦略推進をサポートします。顔写真付きで社員情報を表示でき、さまざまな条件で組織づくりに役立つ人材配置シミュレーションが可能です。
テンプレートで簡単に作成できるアンケート機能も搭載しており、人材配置や人事異動に関する社員の希望などを簡単に集約できます。客観性の高い人材配置を実現するために、タレントマネジメントシステムを活用してはいかがでしょうか。