年末調整の各種申告書のWeb化について
最近、「年末調整の扶養控除申告書や保険料控除申告書のWeb化」に関するテレビ広告や
インターネット記事を見かける機会が増えました。
この背景には、マイナンバーの影響があるようです。マイナンバーについては、特定個人情報に
当たることから、厳格に扱う必要があります。会社で収集する際には、従業員はマイナンバーを
記載した用紙を封筒に入れて提出するなどの対応をしたかと思います。これと同じように、
年末調整の各種申告書には、所得額や家族の情報、加入している保険の情報などが入っているため、
上司の目に触れないように封筒に入れた方がいいのではないかといわれるようになってきました。
ただし、従業員ごとに年末調整書類を封入するとなると、人事部ではこれまで以上の作業負担が
発生するため、その作業負担の軽減やコスト削減の方策の一つとして、年末調整のWeb化が
話題となっているようです。
年末調整の各種申告書のWeb化は、個人情報保護の観点以外にも以下のようなメリットがあります。
メリット１． 印刷・配付が不要
年末調整を紙で行う場合、人事部はあらかじめ会社が把握している個人情報を含んだ各種申告書を
印刷し、従業員へ配付するといった作業が発生しますが、Web化するとこれらの作業は不要に
なります。
メリット２． 内容チェックの軽減
申告書の記入については、従業員が画面から入力することにより、金額計算やある程度の
入力チェックをシステムが行いますので、手書きよりも誤りが減り、人事部のチェック作業が
軽減されます。
メリット３． データ化が不要
紙の申告書を従業員が訂正した場合、人事部は訂正箇所を人事給与システムにデータ入力しなければ
なりませんが、Web化した場合、従業員が自らシステムで訂正入力するので、人事部はチェックを
するだけで良くなります。
なお、現時点では、各保険会社などからの証明書および住宅借入金等特別控除申告書は原本で
提出を受けなければならないため、完全なWeb化というわけにはいきませんが、それでも人事部や
従業員にはメリットがあると言えるでしょう。
（補足）
・税務署に事前に申請することで、年末調整における申告書の提出を電子データで受けることが
できます。その場合、従業員による申告書の印刷・押印は不要です。
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人事部経験者の立場から、お客様のお悩みの解決に向けて、お役に立てればと思います。
人事部在籍時には、採用、制度変更、分社化、評価システム構築、新人事システムの選定から導入運用までを経験
羽田 和光（ハネダ カズミツ） さくら情報システム株式会社 人事ソリューション事業本部
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