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プロフェッショナルコラム

「業務フロー」で属人化を排除

 今回はBCP対策のリスク排除の観点より〝業務の属人化〟について考えてみたいと思います。

 

 前回もお話ししましたが、〝業務の属人化〟は、人事部門の業務継続を破綻させる最大級のリスクです。
不測の事態に備えてどんなにハード面の一次対応策や復旧プランを構築したとしても、
給与計算業務を行うのは結局のところヒトです。たとえ業務を遂行できる環境に復旧したとしても、
業務担当者が出社できず、その業務が属人化していた場合は、業務自体がストップしてしまうことになります。

 

 では、どのような対策を講じれば〝業務の属人化〟を排除することができるのでしょうか?


 その具体的な方法の一つとして、「業務フロー」の作成が挙げられます。

 業務フローは、各業務における作業、役割などを時系列的にチャート化したもので、
アウトソーシング導入時にも、受託業務の要件定義時などに作成される定義物の一つです。


業務フロー作成の主な目的や効果は以下のとおりです。

   ①チャート化することによって業務全体の流れがイメージし易くなる
   ②役割分担、受領物、成果物の確認が容易になる
   ③ブラックボックス化されていた業務プロセスが〝見える化〟される
   ④業務プロセスの情報共有が容易になる
 

 また、業務プロセスを〝見える化〟することで、下記に挙げた業務改善上のポイントが
初めて見えてくるといった効果
も期待できます。

   ⑤プロセス中に重複している作業がないか
   ⑥人・モノの動線を短縮できないか
   ⑦他の作業と統合できないか
   ⑧省略できるプロセスはないか

 

 「業務フロー」は、アウトソーシング導入時の手法の一つとしては一般的なものですが、
これはアウトソーシング導入の有無に限らず、組織の業務改善にも極めて有効な手段です。

 

 「業務フロー」の作成で〝見える化〟が推進され、
属人化されていた業務全体の流れを組織内で容易に情報共有できるようになり、
円滑な業務引き継ぎも可能になってきます。
 結果として業務継続性が向上するという訳です。

 

 「業務フロー」の作成は、担当者へのヒアリングや図式化などに少なからず時間と労力を必要としますが、
必ず、それ以上の成果を組織にもたらします。
 自社での作成が困難な場合は、アウトソーシングや業務改善のコンサルティングの手法として
「業務フロー」を作成する業者に一度ご相談されてみるのはいかがでしょうか。


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コラム執筆者
関家 修一
関家 修一(セキヤ シュウイチ)
さくら情報システム株式会社 サービス事業本部
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