「新しく導入したシステムがうまく運用されない・・・！」

皆さんこんにちは。

組織構築・人材育成コンサルティングの株式会社ソリューション、

東京拠点長の濱川桃子（はまかわももこ）と申します。

このコラムは、以前弊社に頂いた組織構築に関するお問い合わせに対してお答えさせて頂く形で、
今週も掲載させて頂きたいと思います！

＞【今週の議題】東京都 営業部長 F様より
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創業年数：匿名／従業員数：約50名／業種：卸売業
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＞【お問い合わせ内容】

●取り上げてほしいこと
『会社の社員が営業システムを活用しようとしない』

●詳細
最近社員が増えてきたこともあり、
営業の訪問記録や顧客情報を溜めていこうということで、
私が業者を探し、半年前から営業システムを導入しました。

最初の数ヶ月は全員が記録してくれていましたが、
ここ最近は仕事の忙しさもあり、全く入力がされません。

「記録するように」と何度も伝えても
数日後には、またできていない状態です。

何度も同じことを伝えるのはこちらも疲れます。
しかし、彼らの業務負担も理解はできます。

忙しい中このようなシステムを活用するためには
どうしたらいいでしょうか？

（※表記や改行などを編集部で若干変えております。ご了承ください）
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今回も、ご質問ありがとうございます！

実は、私たちソリューションも数年前までは、
システムを導入しておらず、全てエクセル管理でした(笑)

その後、弊社でも導入したのですが、、まさに『運用に難あり』という状況でしたので
起きている出来事に対して、非常に共感できます。

さて、こうした一つの仕組みの構築をする上では、
大切なポイントが、いくつか存在します。

今回は、その中でも、私たちの経験を通じて、
今の段階で、システムを運用する上で重要だと考える『２つのポイント』をお伝えいたします。

＼＼ ポイントその１ ／／

『導入目的への共感を得る』

「営業の訪問記録や顧客情報を溜めていく」とありますが、
営業の皆様にとって、その目的は魅力的でしょうか？

営業の記録をするということは、簡単に言うと、

営業マンの行動や受注・失注といった
結果に至るまでの『プロセス』を、設定されている項目ごとに入力する、
ということかと思います。

私も営業をしていた時期がありますが、
この作業は正直に申し上げると、営業の立場からすれば

とにかくめんどくさいです。そして、意外と時間がかかります(笑)

営業マンからすれば、自分が辞めない限り
頻繁に顧客引き継ぎということはないかと思いますので、

自分のノートに記録をしていますし、
ある程度のことは記憶もしているかと思います。

そのため、実は
“営業の訪問記録を残すこと”は営業マンからすると、
『自分にとってはあまりメリットのない事務作業』です。

では、あなたの会社では、
何を実現するために（もしくはしたくて）、営業の記録を入力するのでしょうか？

・担当が辞めてもそれまでの顧客との関わり方が分かるようにするため？
・成約に至るまでの営業プロセスの効率を上げるため？
・自分の営業に対してタイムリーにフィードバックを貰うため？

もちろん、システムにより実現可能な内容は異なるかと思いますが、
重要なことは、システムが有効に『運用されること』だと思います。

『入力の徹底』は、運用のために必要なだけであって
決して【目的】ではないはずです。

営業の方々にとって、何がメリットであり、
どんな「それ欲しい！」と思うものが実現できるものなのでしょうか？

まずは、どんなことをこのシステムを通じて得たいか、
営業の皆さまに対して、直接ヒアリングすることからスタートされてみてはいかがでしょうか？

例えば、こんな感じです。

「営業システムを導入することになったんだけど、
しっかり入力すれば、○○や、○○が実現できるんだよね！
どんなものが実現できたら、嬉しい？むしろ、今困っていることはある？」

経営側が思っていることと、現場が思っていることには

『当然、ギャップがある』

と思って、あえて聴いてみてください。きっと発見があるはずです。

そして、この直接【聴く】という行為の中で、
共通の目的が見つかり、同時に共感を得られていくはずです。

＼＼ ポイントその２ ／／

『即座にフィードバックする』

実際に入力をしてもらってから、
どのようなフィードバック（反応・意見・共有）をされましたか？

記録された営業の内容を見て、

「こんな発見があったよ！」だったり、「俺はこうしてたな！」だったり・・・

何かしらの反応があれば、人は嬉しいものです。

個別のフィードバックはもちろんですが、
システムを導入したことにより会社として見えたこと・分析内容などを
全体で共有するなどがあると、なお良しです。

反対に、人はやったことに対して、フィードバックがないと
急激にその行為の意味を感じにくくなる傾向があります。

フィードバックを通じて、実際に記録をした意味を強め、
「次もちゃんとやらなきゃな！」という動機づけをしっかりしていきましょう！

現状、仕組み化や習慣化でお悩みかとは思いますが、
おそらくは、それ以前の

スタートのタイミングで、上手くいっていないのではないかと想像しております。

まずは、『目的の設定』と『共感』、
そして『「やってよかった！」という実感』が必要な段階にあると思いましたので、
今回は、一度ここまでにしておきますね。

また、この先の「どのように習慣化するか」は、
シンプルに【聴く】が一番のヒントになると思います。

上記２つを実践された後に、

「どうやったら皆が徹底して入力してくれるかな？何かいいアイディアある？」

と聴くだけで、答えは見えてくると思います。

こちらで勝手に答えを考えるより、
実際にやってもらう人に聴いちゃいましょう！

こういう場合、想定と違う、予想外の回答が多かったりします。

システム導入する側の立場だと、
意外と盲点になっていることもあるので、ぜひ、皆様の声を興味深く、
真摯に受け止めてくださいね！

この度も、最後までお読み頂きありがとうございました！