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専門家コラム

第1領域と第3領域

ジェイックの長瀬です。


先日、7つの習慣のセミナーに参加しました。
(自社主催のセミナーに一参加者として入りました)

セミナー中は、何度もグループワークやペアワークがあり、
講師の話を聴くだけでなく、自分のことを考え、他社の意見を聞き、
非常に学びと気付きが多かったのですが、
あるワークをして、大発見があったので共有します。


『7つの習慣』の中の、第3の習慣「重要事項を優先する」でのことです。

まず、普段の仕事を『緊急』『重要』の二軸で分類しました。

『緊急』かつ『重要』 ⇒ 第1領域
『緊急でない』かつ『重要』 ⇒ 第2領域
『緊急』かつ『重要でない』 ⇒ 第3領域
『緊急でない』かつ『重要でない』 ⇒ 第4領域

この4つに分けられます。

講師からは、

「第3領域と第4領域をなるべく減らして、第1と第2、特に第2領域を増やすようにすると、
より良い仕事、より良い成果、より良い人生が得られます」
「どうすれば、第3・第4領域を減らせるか、考えましょう」

とありました。

この話自体は、本当におっしゃる通りで、
とても大事なことだよなぁ、と感じましたし、
自分としても、普段、それを意識して働いているつもりです。

しかし、そのあと、

どうすれば、第3領域、第4領域を減らせるか?

ワークをしたときに、大変なことがわかりました。

「第3領域の仕事が多すぎて、大変だ!」

と少々不満に考えている人が、たくさんいたのです。
 

実は、私も以前は、他の参加者の方と同じように、

「自分の仕事は第3領域の仕事が多すぎる!」

「広告を作って、FAXやDMを送ることによって、
売上を作ることが、自分に課せられた目標なのに、
それに直結しない仕事ばっかりだ!!」

「『直結しない仕事』のせいで、メインの仕事に時間を割けないから、
納期に遅れてしまうことや、目標未達があるんだ。クソッ!」

とすごく不満に感じていました。


だから、このワークをやったときに、
不愉快な気持ちが沸き上がるのは、理解できたのです。

が、、、当時と比べて、ちょっとは成長した私(←笑)は、
同時に、世の上司の皆さんに、この事実を伝えなくては!と思いました。

この、一般的な従業員の皆さんが考えている、

『第3領域(緊急かつ非重要)』

は、上司や経営者からすると、

『第1領域(緊急かつ重要)』

である場合が多いです。


変な言い方になりますが、重要でないことを、
お金を払って従業員にやらせる経営者などいるハズがありません。

上司と部下の間で、認識がズレていると思うのです。


このズレのせいで、部下は、

自分にとって、重要ではないと『思う』ことを、
イヤイヤやって、能率とモチベーションを下げる

上司は、

やってもらいたい事を、やってもらいたいレベルで、
やっていない部下に不満を持つ

という問題が起きます。

コレ、非常にもったいない事だ、と私は思います。


ここまでの話を聴いて、「なるほどね…」と思っていただけたら、
ぜひ一度、部下の方と話し合ってみてください。

同じように部下の方に書き出してもらったものを確認して、

緊急かつ重要でない

の欄に書かれた業務を見てください。

上司として、会社として、『重要』と考えているものがないか確認し、

もし、それがあったなら、その仕事がなぜ重要なのか、

・仕事の意義
・仕事の価値
・仕事の意味

を伝えてあげてください。

また、同時に、

・確かに重要ではないが、何らかの理由があってやらざるを得ない。
・しかし、その理由を取り除くことができる。⇒やらないで済む。

という業務があれば、やらないで済むよう動いてあげたり、
「これはやらないでいいよ」と指示してあげたりすると、
感謝・尊敬されると思います。

個人面談をするのなら(←することをオススメしますが)、

1)「やらなくていいよ」と指示
2)重要性を理解させる

の順番で進めると、上手く進みます。


私は、過去にこのような面談をしてもらい、
生産性と成果とモチベーションが大きく上がったので、
面談はやる価値があると考えています。

 

【コラム1】


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コラム執筆者
長瀬 拓実
長瀬 拓実(ナガセ タクミ)
株式会社ジェイック シニアエキスパート
社員研修ツールの開発12年。すぐ誰でも使えるシンプルなツールづくりマスター
本職はマーケター。何を伝えれば人は動くかを熟知し、気持ちよく動いてしまうようなメッセージを作ることができる。そのマーケティング能力を人材育成と採用に応用する日本の人事部では唯一の存在。
得意分野 人材採用、リーダーシップ、コミュニケーション、ロジカルシンキング・課題解決
対応エリア 全国、海外
所在地 東京都/千代田区

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