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社員の不正な旅費精算

お世話様です。

弊社では工事関係の仕事をしているため、数カ月から長い時は数年の長期出張が業務の基本となっております。
そのため毎月の交通費の精算は以下のルールで統一しています。

・毎月月末締め、翌月2営業日までに精算書をメールにて提出する
・領収書は写真やスキャナで映像化したものを精算書と一緒にメールに添付する
・会社は第4営業日までに社員の銀行口座へ精算額を振り込む
・社員は、後日、領収書の実物を経理宛に郵送する

月末になると金欠になる社員もいるため、なるべく早く現金を社員の口座に振り込むためそのようなルールを設けております。

しかし、ある社員が領収書を細工するという不正が発覚いたしました。
その社員はスキャナで取り込むときに領収書を切り貼りしていたようで、不正が発覚しないようにするために領収書の郵送を行っていませんでした。

これを機に過去5年にわたって調べたところ、80万円分ほどの領収書が提出されていませんでした。
はっきりと不正と判断できるものは5万円程度で、残りの75万円は単純に領収書を提出していないものと推測されます。
本人に確認したところ領収書はすべて廃棄したとのことでした。
領収書の提出を催促しなかった会社側にも責任はあると思いますが、このような場合の処置はどうすべきでしょうか。

前例もないため判断しかねております。ご意見をいただければ幸いです。

よろしくお願いいたします。

投稿日:2020/10/23 11:54 ID:QA-0097740

せっちゃんさん
東京都/情報処理・ソフトウェア(企業規模 11~30人)

この相談に関連するQ&A

プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答3

プロフェッショナルからの回答

服部 康一
服部 康一
服部賃金労務サポートオフィス代表

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、事実であればやはり悪質な横領行為である事に変わりはございませんので、制裁規定に基づき相当に重い処分を科されるのが妥当といえるでしょう。ちなみに金額が5年間で計5万円程度であれば、本人の反省度合いも考慮された上で、最も重い懲戒解雇については避けられてもよいものと感じられます。

投稿日:2020/10/24 23:17 ID:QA-0097768

相談者より

ご回答ありがとうございます。
役員の間でも懲戒解雇で意見が分かれておりました。
とても参考になりました。

投稿日:2020/10/26 09:21 ID:QA-0097794大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

川勝 民雄
川勝 民雄
川勝研究所 代表者

金額と領収書廃棄理由を確認することが必要

▼通常、出張旅費規程等に明記されていますが、交通費(世間的に義務免除されている短距離公共輸送機関を除く)の精算に、領収書を添付することは、一般的な社会通念です。
▼可なりの金額が対象になりそうな気配ですが、「領収書はすべて廃棄した」という説明には違和感が伴います。金額と理由を確認する必要がありますね。

投稿日:2020/10/25 09:52 ID:QA-0097774

相談者より

ご回答ありがとうございました。
当方でも廃棄にはかなり違和感を抱いております。明確に不正と判定できるもの以外に確かにグレーなものも存在します。
今一度調査と再発防止に努めたいと思います。

投稿日:2020/10/26 09:26 ID:QA-0097797大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

増沢 隆太
増沢 隆太
株式会社RMロンドンパートナーズ 人事・経営コンサルタント

不正行為

単純に不正行為を働き、本人も認めているのですから懲戒規定に沿って処分となります。証拠のない不正について、本人が否認する以上は会社側が本来の証拠を集めなかった責任があり、それを追求は無理なのではないでしょうか。その代わりに5万円とはいえ、懲戒規定に沿う重い処分とせざるを得ない、もし自ら不正を説明すれば罪一等減じるなど、懲戒委員会などで方針を決めて対応することになるでしょう。

投稿日:2020/10/25 14:04 ID:QA-0097776

相談者より

ご回答ありがとうございます。
「本人が否認する以上は会社側が本来の証拠を集めなかった責任があり、それを追求は無理なのではないでしょうか。」
正に役員の間でもここは話題の焦点となっております。
ご意見を参考に処分の内容を決めたいと思います。
ありがとうございました。

投稿日:2020/10/26 09:28 ID:QA-0097798大変参考になった

回答が参考になった 0

回答に記載されている情報は、念のため、各専門機関などでご確認の上、実践してください。
回答通りに実践して損害などを受けた場合も、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。



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