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退職時のメールの転送

専門家の皆様 

管理職の退職時の対応に関して、ご相談です。

管理職が退職することになり、引き続き、お客様よりメール連絡がくる可能性もあり、
約1カ月ほどですが、メールを転送したいと考えておりました。

一般的に、以下の観点から、
 ・企業秩序の維持
 ・会社の所有権
 ・職務専念義務
会社側は、社員の業務メールはチェックすることができると考え、
所属していた部門のグループアドレスに転送する予定としていました。

但し、一方で、
「管理職のメールを一般社員が閲覧できることは違法ではないか」
「個人宛アドレスの転送ですのであまり多くの方がみられるのはいかがなものか」
との声もあります。

「退職する管理職のメールアドレスを所属していた部門のグループメールアドレスに
転送すること」は、法令的には違法でしょうか?
または、留意点等がございましたら、ご教示いただけますでしょうか。

どうぞよろしくお願いいたします。

以上

投稿日:2020/07/16 19:54 ID:QA-0095199

ハルジンジさん
東京都/その他業種(企業規模 301~500人)

この相談に関連するQ&A

プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答3

プロフェッショナルからの回答

川勝 民雄
川勝 民雄
川勝研究所 代表者

退職後受信の本人宛メールの措置

▼退職後に来る本人宛メールの取扱いは、何らかの形で、社内で決めておくことが必要です。
▼例示されているように、「退職後一定期間」に限って、本人指定宛先に転送すると言った具合です。一定期間は、1カ月程度が良い処かと思いますが、御社次第です。
▼色々な意見が出てくると思いますが、転送行為そのものが法に問われる問題ではありません。

投稿日:2020/07/17 09:45 ID:QA-0095202

相談者より

早速のご回答、誠にありがとうございます。

以下の3点を踏めて対応していきたいと思います。
・取り扱いを社内で決めておくこと
・期間は一定期間とすること
・転送行為そのものは、管理職であっても、法に問われる問題ではないこと

投稿日:2020/07/17 10:51 ID:QA-0095208参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

増沢 隆太
増沢 隆太
株式会社RMロンドンパートナーズ 人事・経営コンサルタント

対応

一般的にはメール転送はせず、そのままアドレスを消去するか、後任者や人事など管理部門が一定期間受領することが多いでしょう。いずれにしても会社のメールは個人の所有物ではありませんので、管理部門が内容をチェック、管理することは何も問題ありません。当然退職時に本人ともそうした対応の情報共有は普通、行います。
まして退職に伴う業務引き継ぎという合理的理由ですので、経営者でもない一部の「声」など気にせず、経営方針として粛々とその方針通りに今後も変わらず運用すれば良いでしょう。
尚、会社メールを私用に使うなどはそもそも保護の対象外です。

投稿日:2020/07/17 10:22 ID:QA-0095204

相談者より

ご回答ありがとうございました。

管理職であったとしても、
「退職に伴う業務引継ぎ」という合理的な理由があるので、
所属部門のグループアドレスに、一定期間転送し、
粛々と対応していきたいと思います。

投稿日:2020/07/17 12:03 ID:QA-0095216参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

服部 康一
服部 康一
服部賃金労務サポートオフィス代表

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、管理職者当人宛のメールを同部門内であっても他の社員が自由に閲覧できるという事はやはり問題がございます。また、顧客からのメールですと、管理職当人にしか伝えたくない情報が記載されている可能性もございますので、そうなりますと大きなトラブルになる可能性もないとは言い切れません。

従いまして、当事案に限らず個人宛のメール転送については控えるべきですし、誰かに閲覧してもらう必要がある場合ですと、アドレス保有者当人ともご相談された上で特定の方に決められ開示されるのが妥当といえるでしょう。

投稿日:2020/07/17 18:08 ID:QA-0095235

相談者より

ご回答ありがとうございます。

当人とも相談の上、決定していきたいと思います。

投稿日:2020/08/07 19:52 ID:QA-0095701参考になった

回答が参考になった 0

回答に記載されている情報は、念のため、各専門機関などでご確認の上、実践してください。
回答通りに実践して損害などを受けた場合も、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。



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