給与明細書の電子化について
前略
いつも明快な回答に感謝申し上げます。
今回は、給与明細書の電子化について、相談させていただきたく、メールさせていただきました。
弊社では、事務業務の効率化の一環として、給与明細書の電子化を検討しています。既に大手の会社
では導入が進んでいるところかと思います。
手続きについてですが、電子化対象の社員（嘱託や契約社員も含む）には一人一人同意をとることが
必要になりますが、その取り方としては、いくつか方法があり、一般的には紙ベースで本人の同意印
または承諾印を求めことになります。他方で、メールを使って、一人一人に送信し同意を取り付ける
方法もあるかと思います。メールによる確認も法的に認められるでしょうか。その他、会社としては
どんな点に留意したらよろしいでしょうか。電子化ついては、業者（金融機関）に委託する予定です
が、この業者とは個人情報保護法に基づき秘密保持契約を結ぶことを考えております。
よろしくお願い申し上げます。
投稿日：2019/10/24 11:40 ID：QA-0087925
- りんごのおいしい季節さん
- 神奈川県／電気・ガス・水道・エネルギー（企業規模 101～300人）
プロフェッショナル・人事会員からの回答
プロフェッショナルからの回答
- 川勝 民雄
- 川勝研究所 代表者
アウトソーシングに関する社員同意
▼御社に個人情報の取扱いに関する社内規定はありますか？ あれば、本人の同意なくして個人情報を第三者に開示及び提供する場合を限定的に定められている筈ですのでチェックして下さい。
▼仮に、定めがなくとも、給与計算アウトソーシング先の業者は、必ず、個人情報保護法に基づく取扱いの順守を契約書に明記してきますので、会社が、全社員の個人別承諾を取得する必要はありません。
▼具体的な疑問点は、経験豊富（の筈）な、アウトソーシング先金融機関にお問い合わせされるのが、ベストだと思います。
投稿日：2019/10/24 19:09 ID：QA-0087943
相談者より
早速ありがとうございました。
弊社にも個人情報の規定はありますが、第三者に開示する場合の制限や範囲などまで踏み込んだ内容になっておりません。ですので、規程としては、不足しているかもしれません。しかし、ご指摘のとおり、アウトソーシング先との間で個人情報保護法の順守の約束が担保できれば、個人別の承諾不要とのこと理解いたしました。但し、いうまでもなく、これまでどおり紙ベースを希望する社員がいれば、その社員までも強制ができないので、同意とはべつに一人一人希望する・しないの確認は必要となるということですね。
投稿日：2019/10/25 09:38 ID：QA-0087955大変参考になった
プロフェッショナルからの回答
お答えいたします
ご利用頂き有難うございます。
ご相談の件ですが、給与明細書につきましては法的に定められている文書ではございませんので、電子化される事についても特に制限等はございません。
従いまして、メールで同意を確認される事も認められますし、そもそも文書自体を発行する義務がございませんので同意なくしての電子化も可能といえます。
投稿日：2019/10/24 22:46 ID：QA-0087946
相談者より
大変ありがとうございました。
投稿日：2019/10/25 09:38 ID：QA-0087956大変参考になった
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