雇用契約書の会社控えのＰＤＦ化

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、今年の4月1日より労働者が希望すれば雇用契約の内容も文書ではなく電子媒体で提示する事が認められています。

御社の場合ですと、労働者には従来通り文書で交付されるという事ですので問題はございませんし、会社側で保存する際にPDF化されても必要の際すぐに出力及び印刷出来るような環境を整えていれば特に差し支えございません。

但し、電子媒体の場合でも加工されるリスクがございますので、厳重な管理が求められる事に変わりはないものといえます。

投稿日：2019/10/09 09:44　ID：QA-0087552

相談者より

早速のご回答ありがとうございます。
参考にさせて頂き管理を徹底してまいります。

投稿日：2019/10/10 07:35　ID：QA-0087582大変参考になった

PDF化に問題はない

▼国税関係書類関係を除き、電子署名法第3条では電磁的記録であっても、本人による電子署名が行われているときは真正に成立したものと推定するとしていて、裁判上の証拠としても利用できるので安心できます。従い、ご検討中の、原本をPDF化して電子保存することは有効です。
▼昨今は、日常生活上の契約書類（携帯電話契約一つでも、電子画面に自署するだけ）も、電子作成及び契約成立、その場で、すべて電子的完了。保管されます。それで、電子保存上のトラブルは聞いたことがありません。

投稿日：2019/10/09 14:09　ID：QA-0087571

相談者より

早速のご回答ありがとうございます。
参考にさせて頂き管理を徹底してまいります。

投稿日：2019/10/10 07:35　ID：QA-0087583大変参考になった

そもそもの話としまして、雇用契約は、労務の提供に対して報酬を支払うという、労使双方の意思の合致があれば、口頭でも成立するものであり、書面の作成までは、法律上義務づけられているものではありません。

あくまでも、作成が望ましいとされる程度のものです。

さらに、雇用契約書は通常は当事者双方が各1通ずつ保持しますが、これは別に法律に決まりがあるわけではなく、必ず２通作成しなければならないとか、必ず労働者に原本又は写しを交付しなければならないといったルールも存在しません。

そういう意味からしましても、会社側が原本をPDF化して電子保存することに、問題点や懸念材料はとくにありません。

投稿日：2019/10/09 14:20　ID：QA-0087572

相談者より

早速のご回答ありがとうございます。
参考にさせて頂き管理を徹底してまいります。

投稿日：2019/10/10 07:35　ID：QA-0087584大変参考になった