社員名簿の家族構成について
社員名簿が無いので、新たに作ろうと思っています。
氏名、住所、生年月日、電話番号(携帯)、緊急連絡先、入社日、家族構成(同居・別居、扶養有・なし)で作ろうとしたところ、家族構成は削除しろと命じられました。
慶弔見舞金、祝金は別途届け出で分かるし、個人情報保護法が改正されて社員の意識も高まっているので、無用な刺激を与えたくないというのが、その理由でした。
しかしながら、家族構成を調べて管理することは社員を管理する上で必要なことだし、別途届け出を廃止して社員名簿に一元管理し、変更が有るたびに提出させるほうが合理的と思います。
社員に家族構成を提出させることに、個人情報保護法上問題が有りますか。
よろしくお願いします。
投稿日：2018/11/14 12:00 ID：QA-0080409
- kei3333さん
- 香川県／その他メーカー（企業規模 31～50人）
プロフェッショナル・人事会員からの回答
プロフェッショナルからの回答
- 川勝 民雄
- 川勝研究所 代表者
必要性の説明可否がポイント
▼ 「家族構成」は、個人情報に属します。然し、労基法で定められている労働者名簿に要求されている情報には含まれていません。
▼ 従い、従業員に提出を義務付けるのであれば、「何故必要なのか」という質問に、相応の妥当な説明ができる状態になっていいることが必要です。
投稿日：2018/11/14 22:58 ID：QA-0080430
相談者より
ご回答ありがとうございました。
引き続き質問ですが、会社によっては、入社時に家族構成を提出させるところが有りますが、これはどうなんでしょうか。
投稿日：2018/11/15 08:29 ID：QA-0080431参考になった
プロフェッショナルからの回答
個人情報
本人以外の家族の状況は完全なプライバシーであり、個人情報保護対象の最も重要な部分です。
>家族構成を調べて管理することは社員を管理する上で必要
であることを、明確に合理的な理由として説明できない限り、そうした個人情報を収集することはできません。
投稿日：2018/11/15 09:58 ID：QA-0080434
相談者より
ご回答ありがとうございました。
＞明確に合理的な理由として
死亡弔慰金・香典・未成年の場合の進学祝い金などの管理の為というのは、それに該当しませんか。
投稿日：2018/11/15 13:20 ID：QA-0080443参考になった
プロフェッショナルからの回答
- 川勝 民雄
- 川勝研究所 代表者
採用時に必要な家族情報
▼会社には、従業員の保険の加入の手続きを代行、社会保険料や所得税、住民税などを給与から天引きして、納付する義務があります。
▼その為、殆んどの会社で提出が必要な書類としては次の様なものがあるのはご承知の筈だと思いますが、その中には、扶養控除等申告書や健康保険被扶養者異動届があり、一部の家族情報が含まれています。
投稿日：2018/11/15 10:57 ID：QA-0080436
相談者より
ご回答ありがとうございました。
投稿日：2018/11/15 13:21 ID：QA-0080444参考になった
プロフェッショナルからの回答
お答えいたします
ご利用頂き有難うございます。
ご相談の件ですが、家族の情報に限らず、こうした種々の個人情報を名簿化される事、つまり他者の目に触れるようになる事自体が個人情報保護の観点から避けるべき措置ということになります。
しかしながら、従業員当人から同意を得て作成される分には何ら差し支えございませんし、殆どの方は通常同意されるものと思われますので、強制ではなくそのようなやり方で作成されるとよいでしょう。
投稿日：2018/11/15 20:30 ID：QA-0080454
相談者より
丁寧な回答でやっと理解できました。
ありがとうございました。
投稿日：2018/11/16 14:46 ID：QA-0080466大変参考になった
回答に記載されている情報は、念のため、各専門機関などでご確認の上、実践してください。
回答通りに実践して損害などを受けた場合も、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。
問題が解決していない方はこちら
お気軽にご利用ください。
社労士などの専門家がお答えします。