業務上必要な書類の発行手数料の負担について

お世話になっております。

業務上で必要な書類(住民票)の発行手数料の費用負担についてご相談させていただきます。

今回、業務上必要になるため、新しい立入証を外部に申請する事になりました。申請の為に、従業員から住民票を提出していただいています。
請求のあった従業員は短時間アルバイトのため入社時には住民票は必要なく、1年程そのまま経過しましたが、今回あらためて必要という上司の判断により、住民票の取得を依頼した経緯があります。
従業員は「会社の指示で取得してきたものなので、費用は会社負担だ」と言っています。

上司は、「今までに支払いの例がない事。また業務上必要なものだから、費用は個人負担だ」との判断ですが、資格など会社の指示で取得する場合の費用は全額会社負担としているので、金額の差はあれ同じではないか？と私は考えています。

資格取得の規則はあるのですが、書類については具体的な決まりがなく、どう判断されるものかお聞きしたいです。また自己負担となる場合は、従業員を納得させられる理由もご教示いただけると幸いです。

よろしくおねがいいたします。

投稿日：2018/06/07 10:02　ID：QA-0077057