住民税特別徴収決定額通知書の保管について

いつも大変お世話になっております。
標記の件でお知恵を頂きたく存じます。

当社ではH28年分給与支払報告書を電子申告しております。
５月の上旬になると、特別徴収決定額通知書が各市町村より随時届く予定です。
例年、通知書が届くと本人通知書は全て配布し、事業所保管分は５年間の保管をしています。
ただ、今年度の通知分よりマイナンバーの記載があるという情報を聞き、件数の多い市町村10件ほどには電話確認をしました。市町村の対応はバラバラで「個人番号を記載しない」という市町村があれば「個人番号の下三桁をアスタリスクにする」や「個人番号を記載する」などでした。
少なくとも個人番号が記載されている市町村があるので、保管について悩んでいます。

案として当社で考えているのは(ﾏｲﾅﾝﾊﾞｰ記載があるものについて)、
・決定額通知が「データ＋紙面」で届いた場合には紙面の内容を確認して1か月後に廃棄(シュレッダー)。
・データが届いた場合は高セキュリティのフォルダにデータ保存。
・「紙面のみ」の場合は施錠庫に保管(5年？)。

上記の方法で、「紙面のみ」の場合には結局紙保管となってしまいます。
保管庫が膨らんでしまうのは仕方がないのでしょうか。

お手数ですがご教授願います。宜しくお願い致します。

投稿日：2017/04/28 14:45　ID：QA-0070346