従業員から提出された、各種申請書の社内保管方法について

いつもお世話になっております。
本件、以下の内容についてご教授頂けますと幸いです。

【質問】
処理済の人事関係申請書について、人事内のみアクセス可能な
社内共有ネットワーク（エクスプローラー上）にＰＤＦ保管しても
セキュリティ上、問題ないか？（法的な制限などないか）

【経緯】
現在弊社では、
　従業員自身の転居に係る住所情報・通勤方法申請
　結婚・出産等の身上情報
　給与振込口座の変更の申請　　等

について、紙での申請となっております。（本人→所属上長→人事というフロー）

人事に届いた各種申請書は、内容精査後、人事情報及び給与情報に反映され、
給与計算、年末調整などに使われます。

そして、処理が済んだ申請書は、紙のままファイリングし、保管しております。

この方法では、①紙が増える（物理的に保管が難しい）、②紛失等のリスクがある　ため
今後の保管方法について、困っております。

これに対し、社内の検討案の一つとして、「全てＰＤＦ化し、紙は原則破棄」と
いう案が浮上しています。

この時「ＰＤＦをどこに保存するか？」という点が課題として挙がっており、
今回、ご相談させていただいた次第です。

世間的に紙媒体での人事関連申請について、特にセキュリティ面からご教授
頂けますと幸いです。

以上、よろしくお願い致します。

投稿日：2016/07/11 20:54　ID：QA-0066734