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マイナンバー(法人格が異なる場合の個人番号の提供について)

いつもお世話になっています。以下3点ご質問です。よろしくお願いします。


当社グループでは結構、出向があるのですが、出向や転籍の際、グループ会社であっても各会社は異なる法人格を持っているため、従業員および家族の特定個人情報を出向・転籍先に提供することは「違法な提供」となるため、出向・転籍先の会社が改めて本人から特定個人情報の提供を受けることが原則になっているとのことですが、『出向元-出向先』『転籍元-転籍先』でどのような契約を結べば、出向元もしくは転籍元より出向先や転籍先にマイナンバーを提供してもよいということになるのでしょうか。その場合の契約内容の雛形のようなものは現在、通達でありますでしょうか。
もし、そのような契約を結ぶことがNGの場合、出向・転籍先の会社が直接、本人からマイナンバーの提供を受けること以外に何かスムーズ方法(運用)はありますでしょうか?



当社グループ20社のうち、システム部門を担うグループ会社A社があります。各グループ会社で年末調整社会保険関係の事務で社員よりマイナンバーを取得し各事業所のパソコンでコンピューター登録するとA社のサーバーに蓄積されるようになると思います(また、そうしないとマイナンバーの管理は出来ません)。法人格が異なる組織間で他の組織のマイナンバーが参照できると「マイナンバーを提供した」とみなされ、違法となってしまうので他社従業員のマイナンバーは参照できないというアクセス制御が必要になりますが、システム部門を担うA社の社員はグループの他の19社のマイナンバーが閲覧できることになりますが、A社が他のグループ19社のマイナンバーを扱うためにはどんな内容の契約を結べば良いのでしょうか。その場合の契約内容の雛形のようなものは現在、通達でありますでしょうか。


当社グループ20社のうち10社の入社登録や年末調整、社会保険手続は親会社であるB社が行っています。当然、B社の入社登録を担う部署とその担当者、年末調整を担う部署とその担当者、社会保険手続を担う部署とその担当者は他のグループ10社の社員のマイナンバーを知り得ますが、この場合、B社が他のグループ10社のマイナンバーを扱うためにはどんな内容の契約を結べば良いのでしょうか。その場合の契約内容の雛形のようなものは現在、通達でありますでしょうか。

投稿日:2015/09/08 14:41 ID:QA-0063522

newyuiさん
神奈川県/その他業種(企業規模 31~50人)

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プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答1

プロフェッショナルからの回答

藤田 敏克
藤田 敏克
社会保険労務士法人SRグループ 代表

マイナンバー(法人格が異なる場合の個人番号の提供について)

①ここでの出向は在籍出向、転籍は元の企業との労働契約関係が終了したことを前提と致します。

番号法で定められた目的以外では、特定個人情報を出向・転籍先の事業者に提供すること、また特定個人情報をそれらの事業者から取得することは、番号法第19条、第20条によって禁止されています。グループ会社は法的には別法人になるので、マイナンバーのやりとりは原則禁止されています。なぜなら、出向・転籍先の事業者のマイナンバー事務に転用することは、目的外利用になるからです。

ただし、従業員の出向・転籍元の事業者が、出向・転籍先の事業者と業務委託契約または代理契約を締結してマイナンバー関係事務の一部を受託し、従業員からマイナンバーの告知を受け、本人確認を行うことが唯一の条件となります。この場合は、出向・転籍元の事業者が改めて本人確認を行った上で、出向・在籍先の事業者にマイナンバーを提供することも認められます。

現在、この契約に関する公式の雛形、通達は存在しません。内閣官房社会保障・税番号制度のインターネットのHPにガイドライン、よくある質問が掲載されていますので、ご参照下さい。

②・③とも①同様、グループ会社とマイナンバーを扱う事務を行う会社間で、業務委託契約、もしくは代理契約の締結が必要になります。また、お尋ねの通達・公式の雛形はございません。

①、②、③に共通であることは、事業者は出向・転籍者からマイナンバーを取得する際に、マイナンバーを利用すると想定される事務をすべて明確に利用目的と特定し、ご本人に通知して下さい。

また、番号法では、個人保護法よりも罰則の種類、金額も多く、情報漏えい、不正流用した場合の刑が重くなっています(最大4年以下の懲役、または200万円以下の罰金、併科も有り)。マイナンバーの機密保持、利用目的の遵守を忘れないで下さい。

投稿日:2015/09/08 20:24 ID:QA-0063523

相談者より

とても参考になりました。もやもやしていた頭がすっきりしました。ありがとうございました。

投稿日:2015/09/09 13:20 ID:QA-0063528大変参考になった

回答が参考になった 0

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