家族情報の収集について
現在、弊社では、人事管理ソフトの入れ替えが完了し、これまで対応できていなかった部分へも拡充を図るため、社員から情報を収集しております。
もともと、同居親族の家族住所情報（氏名、続柄、職業、扶養状況、住所、年齢）を入社時に提出してもらっております。
また福利厚生の一環として、２親等以内の親族に弔事が発生した場合、弔電や香典の対応をしております。
今回、人事情報の充実を図るため、２親等以内の親族情報を登録してもらうように進める予定ですが既に亡くなられている方の情報提供をお願いすることは、特に問題ないでしょうか？
投稿日：2014/08/21 10:28 ID：QA-0059935
- *****さん
- 愛知県／電機（企業規模 1001～3000人）
この相談に関連するQ&A
プロフェッショナル・人事会員からの回答
プロフェッショナルからの回答
お答えいたします
ご利用頂き有難うございます。
ご相談の件ですが、通常であれば個人情報保護法の制定に伴いまして従業員等に関する個人情報の収集や利用に関する規程等が作成されているはずです。御社でも規程が無いか確認頂き、あればその内容に従って収集可能か否か判断される事が求められます。
仮にそうした規定がないようでしたら、単に人事情報の充実という目的だけでは収集を正当化できません。それ故、故人等の情報収集に関しましても利用目的を示された上で従業員当人の同意を得て収集する事が必要です。
投稿日：2014/08/21 20:17 ID：QA-0059942
相談者より
ご回答有難うございます。
弊社では、就業規則の中に、採用時提出書類として「家族住所調書」を入れております。またその利用目的も記述があり、「災害補償」や「福利厚生」を入れておりますので、存命の方の情報収集は可能と判断しております。実際に弔事の対応は、全従業員に対して提供しております。
今回の質問は、すでに亡くなられている方の情報提供を呼びかけることができるか否か、をご教示いただければ、と考え投稿させていただきました。
投稿日：2014/08/22 13:43 ID：QA-0059960参考になった
プロフェッショナルからの回答
基本理念
どんな情報も聞くのは自由です。ただし、それに答えないことで、いかなる罰則も不利益も、一切のプレッシャーも排除できない場合、訴訟リスクがありますので、無意味な情報収集はやめる方が良いかと思います。
個人情報の基本的な考え方は、業務に関係ないものは扱わないことです。家族情報がないと業務に支障をきたすのでない限り、慣例などより、むしろコンプライアンス上も適正化の良いチャンスとして、考えられてはいかがでしょうか。
投稿日：2014/08/21 22:19 ID：QA-0059944
相談者より
ご回答有難うございます。
弊社では、記述の通り、弔事対応を福利厚生業務の一環として行っております。よって存命の方の情報収集は（慣例も踏まえて）可能と判断しております。
しかし、すでに亡くなられている方の情報提供に関して（当然、提供者の自由選択の下）は業務に直結する、とは言い難いため、『避けた方が良い』
という結論になるわけですね。
投稿日：2014/08/22 13:49 ID：QA-0059961参考になった
プロフェッショナルからの回答
再度お答えいたします
ご返事下さいまして感謝しております。
「すでに亡くなられている方の情報提供を呼びかけることができるか」についてですが、結局は規定内容に根拠があるか否かで判断されることになります。文面内容を拝見した限りでは、故人まで対象として想定されているとは考えにくいように思われますので、どうしても収集したい場合ですとやはり本人の同意を得て収集されるべきではというのが私共の見解になります。
投稿日：2014/08/22 22:32 ID：QA-0059965
相談者より
再度、ご回答いただき有難うございます。
同意を得なければならないことが、理解できましたので、今後の進め方について再検討して参ります。
ご丁寧な対応、感謝申し上げます。
投稿日：2014/08/25 07:22 ID：QA-0059975大変参考になった
回答に記載されている情報は、念のため、各専門機関などでご確認の上、実践してください。
回答通りに実践して損害などを受けた場合も、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。
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