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家族異動届等の社内届出確認経路について

いつも参考にさせていただいております。

家族異動届等の社内届出確認経路について相談させてください。

弊社では、家族異動等の社内の届出は、社員⇒課長⇒部長⇒管理部という順路を経ております。

しかし最近、家族の諸事情に関しては「個人情報」という意識もあり、社員⇒管理部という順路で
届出をできないかという相談が社員からありました。

結婚等慶事の届出は問題ないと思われますが、事情により親を扶養とするような場合など、
他人にはあまり知られたくないケースもあるようです。

またその一方で、「上司は部下の重要事項に関して知っておくべき」との意見もあります。

どのような届出確認の順路が望ましいのか、また一般的にはどのように対応されているのか、
ご教示いただけたらと思います。

投稿日：2013/01/24 18:46　ID：QA-0053002

その他

*****さん: 東京都／その他メーカー（企業規模 51～100人）

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プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答3件

プロフェッショナルからの回答

川勝　民雄: 川勝研究所　代表者

直接届出方式が好ましいが、　別の選択肢も

社員の家族関係に関する情報は、「雇用管理に関する個人情報」とされ、諸手続（年金・労働保険等）を行う際に、権限を与えられた者だけが、その目的の限りにおいてのみ使用することが要求されます。然し、その保護法の趣旨に沿った、社内的届出ルートは、企業（個人情報取扱事業者）に任されています。回答者としては、社員 ⇒ 管理部方式とし、必要な限度において、管理部から、本人のライン長に知らせるのが好ましいと思います。然し、社員 ⇒ 管理部か、社員 ⇒ 課長 ⇒ 部長 ⇒ 管理部か、或いは、それ以外の経路かは、「業務遂行上の必要性」と「権限の明確化」の２つをキーワードとして、ご検討頂くのがよいでしょう。個人情報取扱規定は、雛型のみならず、実企業名でネットから入手できますが、ご相談の様な、社内の届け出ルートまでは掲載されていません。

投稿日：2013/01/24 20:59　ID：QA-0053004

相談者より

ご回答ありがとうございました。「社員の家族情報は個人情報である」という認識に立ち、「業務遂行上の必要性」と「権限の明確化」をキーワードに社内で届出ルートを再検討したいと思います。

投稿日：2013/01/25 08:04　ID：QA-0053009大変参考になった

回答が参考になった 1件

プロフェッショナルからの回答

増沢　隆太: 株式会社RMロンドンパートナーズ　人事・経営コンサルタント

詳細

業務の範囲

個人情報への感覚はコンプライアンスとも直結します。「上司は部下の重要事項に関して知っておくべき」というような抽象的精神論が通るようでは著しくコンプライアンスに反する行為が起きかねません。個人情報にアクセスするには、その個人情報が、なぜ業務上必要かを明確に説明できる必要があります。逆に、個人情報にアクセスできることがどれほど会社にとって危険であるか、今一度リスク管理については管理職の認識を改める必要があるかも知れません。公開された認証ルート情報は存じませんが、管理部直結で扱い、介在者を少しでも減らす方がリスク管理上は安全度が高いのは言うまでもありません。

投稿日：2013/01/24 22:16　ID：QA-0053005

相談者より

ご回答ありがとうございました。コンプライアンスの観点からも、社員の家族情報は個人情報であるという一層の認識が必要ですね。届出ルートを社員⇒管理部とする方向で検討してみます。

投稿日：2013/01/25 08:12　ID：QA-0053010大変参考になった

回答が参考になった 0件

プロフェッショナルからの回答

服部　康一: 服部賃金労務サポートオフィス代表

詳細

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

御相談の件ですが、家族の構成等につきましても個人情報保護法における個人情報に該当するものといえます。

そして、当然ながら家族構成や事情につきましてはプライベートな事柄で会社業務とは直接関係ございません。

従いまして、会社にとって重要事項等という表現は的外れですので、基本的には社員→管理部といった必要最小限の届出手順とされるのが妥当です。

どうしても何らかの事情で上司等が知っておいた方が良い場合には、利用目的を明確にされた上で都度当人の同意を得るか、或いは就業規則においてそうした家族構成等の聴取・利用に関する具体的な定めを置かれる事が必要といえます。

投稿日：2013/01/24 22:44　ID：QA-0053008

相談者より

ご回答ありがとうございました。ご指摘のとおり、上司が知っておくことが望ましい場合は、本人同意の上での対応が現実的と考えます。基本的には社員→管理部といった必要最小限の届出手順とする方向で検討したいと思います。

投稿日：2013/01/25 08:31　ID：QA-0053011大変参考になった

回答が参考になった 1件

回答に記載されている情報は、念のため、各専門機関などでご確認の上、実践してください。
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ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。

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