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3. 貸会議室利用のポイント

割引料金の上手な利用法

貸会議室の利用自体は決して難しいものではない。しかし、ちょっとしたコツをつかんでおくと、より便利に使える部分もある。その一つが割引制度の利用だ。具体的には個別の事業者が設定しているものなので、使いたいと思った施設が必ず割引制度を用意しているとは限らないが、顧客満足度を高めリピーターになってもらうために導入しているケースは多いので、問い合わせの時に必ず確認しておきたい。

■割引制度の一例
割引の種類 内容
早朝割引(時間帯割引) 利用者が少ない時間帯は格安で提供されている場合がある
複数割引 複数の会議室を借りた場合の割り引き
長期割引 サテライトオフィスなどとして長期利用する場合の割り引き
直前割引 直前になっても予約が入っていない場合の割り引き

※逆に繁忙期や土曜・日曜・祝日、夜間などについては割増料金が設定されている場合もある。見積もりの段階で十分確認しておきたい。

アウトソーシングサービスとしての利用

イメージ多くの貸会議室運営事業者では、テーブルや椅子のレイアウト、必要な機材などについてアドバイスを行っている。会議やイベントを行うのが初めてという場合には、まず営業担当者に相談してみるのがよいだろう。特に専門事業者の場合は、多くの事例ノウハウを持っているので、見落としがちな準備などについても教えてもらうことができる。

また、自社内のマンパワーが不足している場合には、会場設営や当日の運営補助(受付や飲食の用意など)をオプションとしてアウトソーシングすることもできる。ただし、こうしたアウトソーシングサービスは、事業者によってできる場合とできない場合がある。ホテルや貸会議室専門事業者などは比較的得意としているが、自治体や公共団体が管理しているスペースの場合は基本的にないと考えておいた方がいいだろう。

利用にあたっての注意点

1)目的と料金のバランスで選ぶ

貸会議室を利用する際、費用はできるだけ抑えたいというのが企業の本音だろう。しかし、当然のことながら、会議やイベントを行う本来の目的において、十分な成果が見込めないような物件を利用したのでは本末転倒になってしまう。必要以上に豪華な施設を選ぶべきではないが、参加者や来場者の満足度は会場の雰囲気でかなり決まってくるのも事実である。特に、対外的に何かをアピールしたいイベントなどの場合には、会場の持つ「場の雰囲気」を利用することも有効な手段だといえる。

費用的にもっとも格安なのは、自治体や公共機関が運営している貸会議室だが、入場料や参加費が発生するような営利目的のイベントには貸し出していない場合もあるので、注意が必要だ。

2)繁忙期の予約・人気会場の予約は早めに

新卒採用セミナーや株主総会などは、実施するタイミングが集中しがちなイベントである。また、新製品発表や社員研修(新入社員研修)なども、期の変わり目などの節目が多いため、時期が重なることがよくある。
これらのイベントは、いずれもレンタルスペースを利用する目的としては上位にくるものである。つまり、早めに予約をしておかないと、良い会場が押さえられないというケースも出てくるのだ。できれば、期初の段階で年間のスケジュールを確認し、施設選定や予約のタイミングも出しておくのが望ましいだろう。

また、有名ビルの中の会場や都心部の会場、新しい施設なども、早くから予約で埋まりやすい。特に、新しい施設はインターネット接続環境やテレビ電話会議など、最新の設備を備えていることから人気が高い。来場者にも好評なので、そういった施設を利用したい場合には、通常よりも早く動くことが重要だ。

3)キャンセル料についての確認

イメージ予約のシステムは事業者によって異なるが、一般的には空き状況などを確認して「仮予約」を入れ、一定期間内(数日のことが多い)に利用料金の全額、または一部を支払った段階で「本予約」になるシステムが多い。予約していた企業が何らかの事情でキャンセルすると、事業者側は営業機会の損失になってしまうためだ。

また、予約後にキャンセルすると「キャンセル料」が発生するのも一般的だ。従って、会議やイベントを企画している自社内の部門の責任者には、「キャンセルした場合にはこれだけのキャンセル料が発生する」ということを事前に伝えて、了解を得ておくことが大切だ。これには安易な計画変更を避ける目的もある。

なお、キャンセル料は期日が近づくほど高くなっていくことが多いが、その日数や金額は事業者によって異なる。万一キャンセルしなくてはならない事態に陥った場合には、一日でも早くキャンセルを伝えた方が出費を抑えることができる。

4)持ち込み機材との相性確認

近年では、発表やプレゼンテーションのスライドは、PCに接続したプロジェクターを使って投影するケースが多い。すべての機材を持ち込む場合には問題はないが、プロジェクターだけを借りるような時には機材同士の相性も確認しておくことが必要だ。
特に、古い施設や自治体・公共団体の施設の場合には、機材が意外に更新されていないこともあり、最新式のPCなどを持ち込むと対応していないケースもある。撮影・録音機材も、テープ式のビデオカメラやMDを使ったレコーダーしかない場合があるようだ。
いずれも、当日になってあわてないように事前確認を行い、足りない機材には調達してもらえるのか、自社で持ち込んだ方がいいのかなどを打ちあわせておくことだ。

5)機材・設備のサポート体制

逆に新しいIT環境やテレビ電話会議システムなどを導入している施設の場合は、当日のサポート体制について確認しておきたい。ちょっとしたトラブルや操作ミスでも、不慣れな自社の社員だけではすぐには対応できない場合もあるからだ。貸会議室はスペースを借りているのと同時に時間を借りているのだともいえる。会議やイベントの貴重な時間を、機材トラブルなどで空費しないようにしたい。


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3. 貸会議室利用のポイント

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