1. 貸会議室の種類

貸会議室とは

イメージ貸会議室サービスとは、その名の通り会議や打ち合わせ、イベントなどを行うスペースを時間貸しするサービスである。「会議室」と総称されているが、研修やセミナー、展示会といったイベントに活用されることも多く、その用途は会議だけにとどまらない。企業を主なユーザーとするレンタルスペースサービスといえるだろう。ただし、屋外スペースの貸し出しサービスなどまでは含まないのが一般的だ。

スペースを貸し出すだけでなく、会議やイベントに必要な設備・機材の貸し出し、会場設営などの準備、飲食物の提供、イベントの運営補助といった付帯サービスを提供している運営事業者もある。こうしたオプションを組み合わせて、一種のイベント運営アウトソーシングサービスとして利用することもできる。

貸会議室として専用につくられている施設以外に、企業などが自社保有ビル内の遊休スペースを貸会議室、レンタルスペースに転用し、それを不動産業者が仲介して貸し出すといったパターンも近年は増えている。ただし、利用者側から見て利便性などに大きな違いはない。

貸会議室の利用目的

貸会議室はスペースレンタルサービスなので、運営事業者の了解さえ得られれば、さまざまな目的で自由に利用することができる。近年では、イベントのような比較的短期間の利用以外に、拡張オフィススペースとしてプロジェクトやデューデリジェンス、サテライトオフィスなどに長期間利用するケースも増えてきている。
※主な利用例としては以下のようなものがある。

  • 会議
  • 打ち合わせ
  • プレゼンテーション
  • セミナー
  • 展示会、商談会
  • アンケート、消費者リサーチ
  • カンファレンス
  • 会社説明会、筆記試験、面接
  • 研修
  • 撮影
  • 株主総会
  • 記者会見
  • 各種社内イベント(入社式、表彰、キックオフ、打ち上げなど)

貸会議室利用のメリット

イメージ貸会議室の最大の特色は、必要な時に必要な時間・日数だけ借りることができることだ。現在、多くの企業が事業所内空間の有効活用をめざしており、利用頻度のあまり高くないスペース、すなわち会議室や研修ルーム、セミナールームなどを廃止するケースも増えている。そのかわりとして貸会議室を利用した場合には、当然料金が発生するが、利用頻度の低いスペースを社内に保有するよりは地代などを考慮すると経済的だといえる。

また、貸会議室は利用目的に応じて、場所や施設のグレード、付帯サービスの内容などを選ぶことができる。料金と目的のバランスを考えて利用することで、自社内の施設を使うよりも高い効果をあげることが可能になる。

【貸会議室利用のメリット】

  • 自社内の利用頻度の低いスペースを削減できる
  • 清掃、設備維持、保守などの手間や経費が不要
  • 自社の規模とは関係なく、目的に応じた規模の施設を選んで利用できる
  • 来場者や関係者の交通の便を考えて自由に場所を設定できる
  • グレードの高い施設を利用することで良い印象を与えることができる
  • 会場設営や当日の運営などをアウトソーシングすることもできる
  • 自社では保有していない機材や設備を利用できる
  • 宿泊施設と併用しての泊まり込み研修なども可能になる

貸会議室の種類

貸会議室にはさまざまな種類がある。形式や規模、設備、料金体系などもそれぞれ異なるので、利用目的に応じて適切に借りるには、それらの違いを理解しておくことが必要だ。

1)目的別に見た貸会議室

まず大きく分類すると、利用目的にある程度特化した施設と、あらゆる目的に使える多目的型施設に分けることができる。

名称 特徴
カンファレンスホール 大規模で階段教室型の座席配置が多い
同時通訳設備や大型スクリーンなどを装備
国際会議などにも利用できる
カンファレンスルーム 大型スクリーンなど発表・プレゼンテーション設備
ホールよりは小規模な施設をさすことが多い
貸会議室 一般的な会議室からテレビ電話会議に対応するものまで
さまざまな種類・サイズがある
セミナールーム 研修などの目的に特化した施設・機材を備える
スクール形式以外にもレイアウトを自由に変更できる
休憩中の飲食に対応する場合もある
レンタルルーム 多目的スペース
自由なレイアウトが可能

2)設備・形式で見た貸会議室

座席、ステージ、スクリーンといった設備の配置によって、ある程度の形式がある。固定されている場合と可動式の場合がある。会議やイベントの内容によって使い分ける。

形式・特徴 レイアウト

シアター形式

机をつかわず、イスのみ前にむかって整然と並べるレイアウト形式。多くの人数を効率よく収容できるが、メモが取りづらい。

図:シアター形式

スクール形式

最も一般的な学校形式のレイアウト。一方向に向って机を整然とならべる。机上で資料を広げられるので、読み書きする場面が多い研修やセミナーで主に使われる。

図:スクール形式

コの字形式

机を向かい合わせに設置し、参加者がお互いの顔を見られるように設けられたレイアウト。ボードやスクリーンを使ったディスカッションに向く。

図:コの字形式

ロの字形式

机を向かい合わせに設置し、参加者がお互いの顔を見られるように席を設けたレイアウト。参加者同士のディスカッションに向く。

図:ロの字形式

レセプション形式

参加者が歓談できるよう、テーブルを広く分布するよう配置する。飲食を伴うケースが多い。立食、着席の2タイプがある。

図:レセプション形式

馬蹄形式

議長がいる会議に向く。国際会議やシンポジウムで配置されることが多い。

図:馬蹄形式

島型形式

グループディスカッションや研修に向く。

図:島型形式

3)運営母体別に見た貸会議室

貸会議室の運営事業者にはいくつかのパターンがある。それぞれの特色は以下のようになるが、各カテゴリーの中でも施設の格式や新旧、サービス内容などによってランクがある。

運営事業者 一般的な特徴
ホテル・宿泊施設 立地がよく高級感がある
受付・飲食などの付帯サービスが充実している
宿泊が可能
貸会議室専門業者 機能的で必要な付帯サービスはほぼそろう
リーズナブルな料金で利用できる
大型施設から小会議室まで物件が豊富
不動産業者 有名ビルの中にある場合も多い
付帯サービスもオプションで利用できる場合がある
大手事業者の場合は全国をカバーしている
研修企業 研修用の設備が充実している
自治体・公共団体 民間業者に比べて料金が格安
入場料や参加費が発生する催しは不可のケースもある
付帯サービスはない場合もある

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よくわかる「貸会議室・研修施設」講座

1. 貸会議室の種類

1. 貸会議室の種類

貸会議室サービスとは企業を主なユーザーとし、会議や打ち合わせ、イベントなどを行うスペースを時間貸しするサービスである。その用途は会議だけにとどまらず、研修やセミナー、展示会といったイベントに活用されることも多い。ここでは企業が貸会議室を検討する際の基本を押さえる。


2. 貸会議室の選び方

2. 貸会議室の選び方

貸会議室を選ぶ際には、まず会議やイベントの性質・内容・目的などから、欠かせない条件や機材をはっきりさせておくことが重要だ。次にその条件を備えた施設を、場所や料金を考慮しながら探していく。ここでは貸会議室を比較検討する際に便利なチェックしリストを用意した。


3. 貸会議室利用のポイント

3. 貸会議室利用のポイント

貸会議室の上手な活用方法と、その注意点を紹介する。


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