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8. 人事システム導入にあたっての注意点

プロジェクト開始から稼働まで一般的には半年から一年

製品の選定が終了し、パッケージの導入が決まってからでも、実際に人事システムが稼働するまでには、半年から1年程度かかるのが普通だ。カスタマイズやアドオン開発がきわめて少ない場合でも最短で約3ヵ月となる。その後、人事・給与システムの場合は、1年間の業務をワンサイクル回してみてはじめてシステムが安定する。また、タレントマネジメントシステムの人材検索や組織分析、シミュレーションといった機能が本来の性能を発揮するには、過去の人事データ(従業員一人ひとりの業務経歴、研修履歴、各種テストの結果など)が十分にそろっていることが大前提となる。大規模な企業になるとこのデータベースを整備する入力業務だけで数年かかる場合もあるという。人事システムの導入は中期的・長期的視点で計画的に取り組まなくてはならない。

タレントマネジメントシステム導入は「投資」という発想で

イメージ人事・給与システムの場合は、業務効率化・コスト削減の効果がわかりやすいが、企業価値を向上させるタレントマネジメントシステムの場合は、仮に企業業績が伸びたとしても、果たしてそれがタレントマネジメントシステム導入の効果によるものなのかどうかを見極めにくいという性質がある。

効果が見えにくいとどうしても予算を抑えがちになってしまう。しかし、ここでも重要なのは「目的をはっきりさせる」ことだ。解決したい課題があるのに、予算を抑えて不十分な機能のシステムを導入したのでは何の意味もない。投資すると決めた以上は、課題を必ず解決できるシステムを導入すべきだし、導入後の活用にも力を入れていくべきだろう。

仮にシステム投資に1000万円かかったとしても、これは中堅レベルの人材一人を1年間雇用した場合の総経費とさほど変わらない。どちらを取るかはまさに経営判断だが、タレントマネジメントシステムの導入も人材開発などと同様に投資という観点から計画していくべきものだといえる。

カスタマイズやアドオン開発は将来のことも考えて行う

企業の人事制度は各社によって異なるので、パッケージソフトであってもカスタマイズは多くの場合発生する。しかし、カスタマイズは導入時にだけ行えばよいというものではないことが意外に見落とされている。

人事システムの特性として、制度改定や法改正のたびにシステムを変更する必要がある。また、パッケージソフト自体も定期的にバージョンアップされていくので、そのたびにカスタマイズした部分や後でつけ加えたアドオンとのすり合わせを行わなくてはならない。大きなシステムになると、どこを修正すればいいかを確認するだけで数ヵ月かかるような例もあるという。こうした手間や費用を考えると、カスタマイズやアドオン開発で対応するよりも、その必要がないより上級のシステムを最初から導入しておいた方が、結果的にコスト面でメリットがあったというケースもあるようだ。

これに似た事例としては、操作・入力などをすべてブラウザ上で行うシステムの問題がある。ブラウザは基本的に無償で配布されているので初期費用は安くすむが、不定期にバージョンアップされるのだ。場合によっては古いバージョンでしか使えないといった問題が発生する。古いブラウザには重大なセキュリティホールが残されていることが多いので、個人情報を扱う人事システムにとってはきわめて危険である。

「人事」と「システム」の両方がわかる人がいるのが理想

イメージここまで述べてきたように人事システム、とりわけタレントマネジメントシステムのような戦略人事システムは「人事+経営」の観点から判断していく部分が重要になってくる。同時に使いやすい機能やユーザーインターフェース、サーバーや通信回線といったインフラの問題などのように、「情報システム」の知識がないと適切に対応できないことも多い。特に、データベースの設計は、専門家以外には理解が難しいにもかかわらず、人事システムの性能や使い勝手を大きく左右してしまう要素を含んでいる。

できれば人事とシステムの両方をわかる人材が社内に(できれば人事部内に)欲しいところだが、実際には難しいことが多いかもしれない。そういった場合には、信頼できる外部のコンサルタントなどと相談しながらプロジェクトを進めていくと良いだろう。


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よくわかる「人事システム」講座

1. 人事システムとは

1. 人事システムとは

「人事システム」とは、人事のさまざまな業務をIT化することで企業経営に貢献するシステムである。業務の効率化やコスト削減だけにとどまらず、企業の組織力を高め、経営戦略実現をサポートするための強力なツールとしての人事システムについて見ていくことにする。


2. 人事システムの歴史

2. 人事システムの歴史

人事システムは、時代によって移り変わっていった人事の役割とともに、その機能やシステム構成を進化させてきた。その時々の経済情勢や社会のあり方、また、IT技術の進歩に大きな影響を受けている。1980年代以降の人事をとりまく状況と人事システムについて整理する。


3. 現代における人事システムの役割

3. 現代における人事システムの役割

現代における人事システムの役割を考えるうえで、「タレントマネジメントシステム」「人材マネジメントシステム」などの戦略人事システムは、避けて通れない。人事システムを構成するもう一方のシステムである人事・給与システムは、すでに長い歴史があり、その概要や機能も広く知られている。そのことを前提として、本章では2000年代以降、急速に存在感を増した戦略人事システム、中でもタレントマネジメントシステムの役割について、考えていく。


4. 人事システムの主な機能

4. 人事システムの主な機能

同じ人事システムではあるが、タレントマネジメントシステムには人事・給与システムとは異なる機能的な特性が求められる。人事・給与システムの場合、処理する業務も定型業務がほとんどであり、求められるのは確実性と効率性だ。しかし、タレントマネジメントシステムの場合は、利用者は人事以外にも現場の管理職、経営者など幅広く、またその利用目的も企業戦略の立案や実行など非定型の業務がほとんどだ。それぞれの基本的な構成について整理する。


5. 人事システムの種類

5. 人事システムの種類

人事システムは大きく「人事・給与システム」と「戦略人事システム」に分けられるが、それをさらに細かく「目的別に見た人事システムの種類」「技術的に見た人事システムの種類」に分類する。


6. 人事システム導入のメリット

6. 人事システム導入のメリット

ITを活用することで、給与計算のような定型業務を正確化・効率化し、コスト削減を行うのはもはや当然だ。今改めて人事システム導入のメリットを考えることは、その人事システムが企業戦略の中でどういうメリットを生むのかを検討することだといえる。効率化・コスト削減というIT化のメリットを大前提として、さらに、人事システムには企業力を向上させるためにどのような力があるのかをまとめる。


7. 人事システムの選び方

7. 人事システムの選び方

人事システム、特に人事・給与システムに関しては、多数のベンダーがパッケージソフトをリリースしており、ユーザー企業の規模や成長ステージにあわせて、それぞれ最適の機能を盛り込んで提供している。まずは企業の身の丈にあったパッケージを比較検討していけば、機能的にも予算的にもある程度は絞り込める。タレントマネジメントシステムなど戦略人事システムに関しては、パッケージでリリースされている製品の種類は、人事・給与システムほど多くない。そのため企業規模で選ぶというよりは、何がしたいのかという目的重視で選定を進めるのがよい。ここでは人事システムの選び方を解説する。


8. 人事システム導入にあたっての注意点

8. 人事システム導入にあたっての注意点

●人事システムの導入は中期的・長期的視点で計画的に取り組まなくてはならない。●タレントマネジメントシステム導入は「投資」という発想で計画すべきである。●カスタマイズやアドオン開発は将来のことも考えて行う。●「人事」と「システム」の両方がわかる人がいるのが理想。など、人事システムを導入する際に注意すべき点を述べる。


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