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5. 社宅代行サービスの一般的な業務内容

社宅代行サービスの一般的な業務内容

社宅代行サービスの業務範囲

社宅代行サービスに委託できる業務には以下のようなものがある。なお、ここでは借り上げ社宅に対応する業務の例をあげている。

新規契約時
  • 社宅規定と転勤者の希望に合致する物件の斡旋
  • 物件の下見のセッティング*
  • 物件申込
  • 一時金の立替払い
  • 契約書内容の精査・交渉
  • 契約書の捺印*
  • 引越手配*
  • 鍵の受け渡し
  • 入居の案内
  • 賃貸借契約書の保管*
更新契約
  • 更新スケジュール管理
  • 更新条件精査
  • 更新料・手数料の立替払い
  • 更新契約書作成
  • 更新契約書の保管
解約時
  • 解約申込受付
  • 家主解約通知
  • 鍵の返却
  • 原状回復見積精査交渉
  • 敷金精算及び回収業務
  • 敷金残高管理業務
  • 解約書類保管
入居者入れ替え・
退出補修業務
  • 入居者入替手続き・諸連絡
  • 退室時ルームチェック及びリフォームの手配
  • 入居のご案内
入室時対応業務
  • 入居者及び家主・管理会社との対応及び折衝
  • 社宅担当者様への定期報告
  • トラブル・苦情の対応
月次業務
  • 毎月の家主への分散支払(代行会社への一括入金)
  • 月次社宅データ報告
  • 入居者負担額計算*
年次業務
  • 入居者及び家主、管理会社との対応及び折衝
  • 社宅担当者様へ連絡報告
  • トラブル及び苦情の対応
  • 支払調書

事業者による代行サービス内容の違い

ここまでにあげたサービスは、代行事業者のほとんどが対応しているものである。ただ、事業者によってサービス内容が一部異なる場合もある。

1)捺印代行と代理捺印

社宅代行イメージ

不動産の賃貸借契約は、企業が契約書に捺印してはじめて成立する。非常に重要な行為だが、入居までの期日が迫る中で契約書を会社へ送ってもらって捺印するのは、手間でもある。そこで、捺印を代行サービスに任せているケースは多いだが、そのやり方には2種類がある。

捺印代行

契約用の社印を代行サービス事業者に預け、必要に応じて捺印してもらう方式。法律的には代行サービス事業者が代理に捺印することは何ら問題はない。ただし、印鑑の悪用や紛失などがないように、十分信頼できる事業者であることを確認しておく必要がある。また、万一の場合に備えて、損害賠償などに関する取り決めを行っておくことも欠かせない。

代理捺印

代行サービス事業者が正式な企業の代理人となって捺印する方式。この場合、捺印する印鑑は代行サービス事業者の社印ということになる。原則的には、契約相手(家主)に企業からの委任状を見せた上で捺印するが、商法(504条)では、商行為の場合、委任状を作成したり見せたりしなくても構わないと規定されている。代理捺印の場合も、代理人が勝手な契約を結んだりしないよう、損害賠償などに関する取り決めを行っておくことは重要だ。

※印鑑や委任された権限を悪用して、企業が意図しない契約が結ばれた場合も、契約書の書式が整っていれば、企業は契約を履行しなくてはならなくなる可能性が高い。それだけに代行サービス事業者の信用は重要である。

■捺印代行と代理捺印の比較
  捺印代行 代理捺印
捺印方式 印鑑そのものを預ける 代理人として捺印してもらう
リスク 印鑑の悪用、紛失、盗難 意図しない契約を結ばれる
対策 信用できる事業者に限定
損害賠償の取り決め

2)転貸システム

転貸システムイメージ

社宅代行サービスの基本は、企業と家主の契約といった実務を代行するサービスだが、最近では「転貸システム」という形で企業の便宜を図るサービスも現れている。

具体的には、社宅代行サービス事業者が家主との間に賃貸契約を結び、借りた物件をさらに企業に「転貸」するというものだ。企業が窓口を社宅代行サービス事業者に一本化できるといったメリットは通常と変わらないが、それ以外に会計上の預入資産となる敷金を経費化できるというメリットが生まれる。


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5. 社宅代行サービスの一般的な業務内容

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6. 社宅代行サービス導入のポイント

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