出張旅費の移動経費の申請誤りに対する対応について

いつもお世話になっております。
題記の件、相談させて下さい。

弊社では出張時に乗車時間に応じて移動経費を支給しております。
今回、社内の経理部による内部監査で、実際には出張時の移動時間(乗車時間のみが対象)が
支払対象となる３時間よりも少ないにも関わらず、3時間以上と申請していた社員がいたことが
判明しました。

本人に確認したところ、自身で詳細を確認した後、すぐにミスを認め謝罪するとともに、
「指摘されればすぐに発覚する様な内容であり、特別な悪意はなく、思い込みによるミスだと
説明・反省しており、当然返金の意思もある」とのことでした。



気になる点は、特に直近の１年半で出張が多い業務に携わっており、１泊で４回/月前後の出張を
していた為、申請誤りに該当する日数が約100日/年と多く、その返金額が約15万円/年の高額に
なるという点です。


これを踏まえて、下記について相談お願い致します。
①対象の社員は勤続10年ですが、この問題を元に何年前までさかのぼって請求するのが適切でしょうか。

②思い込みによるミスとの説明ではありますが、金額も大きく、期間も長い為、何らかの処分を
　検討しています。どのような処分が適切でしょうか。
　（少なくとも始末書の提出は求めようと考えております。適切でしょうか。）

③返金にあたり、本人からの要望で、金額が大きくなってしまっている為、次回１２月の賞与での
　一括返済をさせて頂けないかと相談されています。その扱いは適切でしょうか。


以上、どうかよろしくお願い致します。

投稿日：2015/07/27 23:46　ID：QA-0063134