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経営者・人事の視点で取材！業界の傾向と対策
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社宅管理関連サービスの比較と選び方
『日本の人事部』編集部が取材した、人事サービス、人材ビジネスの最新製品、サービス情報。
サービス選びから、導入時の注意、活用の仕方までご紹介する。 |
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人事担当者の業務は幅広いが、その中でも、専門知識が必要とされ、なおかつ業務が複雑な社宅管理をサポートしてくれる借上『社宅管理』に関するサービスをご紹介する。
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※この記事は2005年10月に作成しました。その後、記事の内容、各社のサービスに関する情報は変更になっている場合がありますので、ご了承ください。
| 社宅管理アウトソーシングの発生 |
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1990年代半ば、日本国内でも、アウトソーシングの需要が高まるなか、人事部門の業務のアウトソーシングとして『社宅管理代行』サービスが始まった。
日本国内に進出する外資系企業における借上社宅管理のフルアウトソーシング、国内大手企業の社有社宅管理・借上社宅管理のアウトソーシングの要望が、不動産賃貸業・不動産仲介業・専業アウトソーサーに持ち込まれ、サービスが確立された。社宅管理業務のアウトソーシングのサービス内容としては、社有社宅の設備保守・入退居管理と、借上社宅の契約・解約管理、入退居管理、入金管理などがある。
法定外福利厚生費の削減や、自助努力といった福利厚生サービスのスリム化に関するキーワードを耳にすることがあるだろう。人事トレンドの中で、社宅は既に過去の遺産のようなシステムのように感じることがあるかもしれない。しかし、平成17年9月30日に人事院職員福祉局が民間企業4,600社を対象に行った「民間企業の勤務条件制度等調査」では、（1）社宅がある企業の割合は63.9％、「自社保有社宅」がある企業の割合は32.7％、「借上社宅」がある企業の割合は53.4％。（2）社宅がある企業のうち、平成15年4月1日から平成16年10月1日までの半年間に社宅を新たに設置した企業の割合は27.3％。多くの企業が社宅を従業員に提供し続けていることがわかる。
| 社宅分類の二つの軸 |
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社宅には、会社が土地や建物を所有する「社有社宅」、一般賃貸物件を会社が借上げて従業員に提供する「借上社宅」との2種類があり、それぞれ管理に必要な業務が異なる。社有社宅については、2004年4月に財団法人労務行政研究所が発表した「脱・年功、成果主義志向が強まる 企業における人事労務施策の動向」によると、社有社宅の整理・売却をする企業が目立っている。90
年代に6割超の企業が社宅を保有していたが、2000 年代には4割台にまで落ち込んでいる。また、同様に、国土交通省から発表された「平成15年法人土地基本調査・平成15年法人建物調査」でも、平成5年以降、連続して、資本金規模の大きい法人ほど所有率が大きく減少していることがわかる。
社有社宅と借上社宅では、必要となる管理項目が異なる。管理項目の例は以下のようなものがある。
社有社宅・・・資産管理・設備管理・入退居管理など
借上社宅・・・物件の斡旋〜入退居管理、契約管理・支払管理・預入金残高管理など
※実際の業務内容については、4の『社宅管理アウトソーシングの一般的な業務範囲』でご紹介する。
また、社宅の提供目的により、社宅を２種類に分類することができる。一つは、「厚生社宅」と呼ばれる社員満足度向上のための福利厚生の一つとしての住居提供、もう一つは「転勤社宅」とも呼ばれる、会社都合の異動・転勤による社員への赴任地での住居提供がある。
「厚生社宅」として、一般従業員が入居する場合と、「転勤社宅」として、転勤者が入居する場合とでは、一般入居者に入居の条件がつけられているケースが目立ち、企業の住居提供は、転勤者、遠距離通勤者、工場勤務者などを対象とする傾向が見られる。
こうした二つの流れを見ると、企業の社宅施策は、人員配置に合わせて、民間から物件を借上げて転勤者に提供する借上社宅が中心となっていると見ることができる。また、その一方で、保有している社宅物件の入居率を確保するため、運用上の入居基準を下げている例も見られる。
社宅の大部分を占めるのは、転勤借上社宅のパターンだ。また、転勤借上社宅の場合が、最も管理業務に手が掛かる。この借上社宅管理業務の辛いところは、（1）取引先である家主は個人のケースが多く、契約や交渉に難航するケースがある（2）即時入金が求められ、締支払通りにいかない（3）敷金などの一時預入金の管理をする必要がある（4）地域によって商習慣が異なる（5）原状回復費用の交渉などに専門的な知識が求められる（6）異動に伴う転勤者が出るタイミングで業務が集中する（7）配属のスケジュールを遵守しなくてはいけない、などが挙げられる。借上社宅管理業務は、人事部門の業務範囲だけではなく、入金・返金管理をする経理部門、預入金残高管理をする財務部門、など影響範囲が広い。詳しく見ていくと、経理部門では、契約時の一時金振込、家主への毎月の家賃の個別振込、家主の個人名での敷金返却の入金確認、財務部門では敷金の預入金残高管理と返却率管理などの業務が発生する。
既に、社宅制度を運用し、社宅を保有、あるいは借上げている企業であれば、最新のサービス動向を確認し、もっとラクになる運用がないかどうかを検討するといいだろう。
一般によく言われていることだが、アウトソーサーを使うメリットとしては、コア業務への人的資源の集中と、業務のクオリティ向上が上げられることだ。また、社宅管理業務に関して言えば、入居時の契約や退居時の交渉に際しアウトソーサーの不動産知識を借りられることや、従業員へのサービスをアウトソーサーが行ってくれることや、支払規定外の入金作業など煩雑な事務作業が軽減されるというメリットがある。
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社宅管理アウトソーシングの一般的な業務範囲 |
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ＩＮＤＥＸ |
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一般的に、アウトソーサーが行う業務をご紹介する。（以下、*印は各社により内容が異なる部分）
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| 新規契約時 |
●社宅規定と転勤者の希望に合致する物件の斡旋
●物件の下見のセッティング*
●物件申込
●一時金の立替払い
●契約書内容の精査・交渉
●契約書の捺印*
●引越手配*
●鍵の受け渡し
●入居の案内
●賃貸借契約書の保管* |
| 更新契約 |
●更新スケジュール管理
●更新条件精査
●更新料・手数料の立替払い
●更新契約書作成
●更新契約書の保管 |
| 解約時 |
●解約申込受付
●家主解約通知
●鍵の返却
●原状回復見積精査交渉
●敷金精算及び回収業務
●敷金残高管理業務
●解約書類保管 |
| 入居者入れ替え・退出補修業務 |
●入居者入替手続き・諸連絡
●退室時ルームチェック及びリフォームの手配
●入居のご案内 |
| 入室時対応業務 |
●入居者及び家主・管理会社との対応及び折衝
●社宅担当者様への定期報告
●トラブル・苦情の対応 |
| 月次業務 |
●毎月の家主への分散支払（代行会社への一括入金）
●月次社宅データ報告
●入居者負担額計算* |
| 年次業務 |
●入居者及び家主、管理会社との対応及び折衝
●社宅担当者様へ連絡報告
●トラブル及び苦情の対応
●支払調書 |
従来の社宅管理代行サービスの多くは、先に挙げた内容をカバーしているが、アウトソーサーによって、サービスの内容が異なる部分について補足すると以下のような点が挙げられる。
| 代理捺印と捺印代行 |
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契約に際し、期日の迫っている賃貸契約書に会社の印鑑を捺印することは、決済・承認に手間と時間のかかる企業ではとても骨の折れる作業になる。これを、代わって捺印するのがアウトソーサーの役割なのだが、2つの方法がある。二つのうち、どちらも代理捺印と呼ばれることが多いのだが、ここでは便宜上、代理捺印と捺印代行と呼びわけることにする。捺印代行とは、借上社宅契約用社印を物理的にアウトソーサーに預け、必要に応じて捺印を委託するパターン。もう一つの代理捺印とは、代理者としてアウトソーサーが契約書に捺印するパターンがある。
| ＭＥＭＯ |
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契約時に捺す印鑑が代表者印でなくていいのでしょうか？（社宅専用印で社宅の賃貸借契約ができますか？） |
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通常の代表者印でなくともOKです。 |
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アウトソーサーが企業から印鑑を預かって契約書に捺印することは合法でしょうか？ |
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通常、合法です。 |
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代理人の捺印は契約として有効でしょうか？？ |
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代理人による契約もOK。契約者は、アウトソーサーを代理人として権限を付与します。原則は委任状を作成して、相手方に見せる必要がありますが、商法504条で、商行為（ビジネス）の場合は委任状を作成したり、相手に見せたりしなくても構わないことになっています。 |
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※1.
押印代行のリスク
―アウトソーサーに悪用されるリスク
この場合、原則として、企業は契約を履行しなければならなくなる可能性が高い。ただし、権限外のことをアウトソーサーがした場合は、アウトソーサーに対して損害賠償を請求することが可能。
―アウトソーサーに預けた印鑑が紛失・盗難にあった場合、代理人だと称して印鑑を悪用されるリスク
この場合、印鑑を預けた企業側は明らかに落ち度があるとされる可能性が高いので、印鑑が悪用されることによって生じた事態に関して、損害賠償を請求された場合には、不利になることが多い
※2. 代理人として契約を行う場合のリスク
―アウトソーサーが勝手な契約を締結するリスク
この場合も、原則として、企業は契約を履行しなければならなくなる可能性が高い。ただし、権限外のことをアウトソーサーがした場合は、アウトソーサーに対して損害賠償を請求することが可能。
＜『日本の人事部』情報掲載中 匿名社会保険労務士・行政書士先生からのアドバイス＞
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| 転貸システム |
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ここ数年、アウトソーサーのサービスとして、｢転貸」型のサービスが始まっている。転貸システムとは、家主と賃貸契約を結ぶのは、企業ではなくアウトソーサーとなり、アウトソーサーが契約した物件を企業は「転貸｣するという仕組みだ。この場合のメリットは、会計上の預入資産となる敷金を経費化できることだ。通常の敷金の預入の代替策は各社によって異なる。通常、預け入れた敷金の50%は退居時の原状回復費用と相殺されてしまうが、原状回復費用を別途精算するケースや、賃料や入居年数に応じて一定の比率で原状回復相当額を支払うケースがある。また、もう一つのメリットとして、個別の家主（個人）との取引をしないため、貸主の倒産や退居時のトラブルの回避に繋がる。
| オンラインサービス |
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アウトソーサー毎に、様々なWEB上のサービスが展開されている。後半で詳細は紹介するが、進捗管理をWEB上で確認するサービスや、特定のサービスを受けられる物件をオンラインで検索するサービス、ネットワーク化された全国の不動産会社の店舗を検索するサービスなどがある。
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| ＡＮＳＷＥＲ ―管理戸数72,000戸の実績― | |
ＭＥＮＵ |
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株式会社タイセイ・ハウジー（本社：東京都渋谷区 代表取締役 赤間敏雄）は、1993年より社宅管理アウトソーシングをスタートした社宅管理のリーディングカンパニー。同社が、社宅管理業務を支援し始めたきっかけは、顧客の一社から「月間100名の転勤社宅の手配と付随業務をすべて任せたい」と相談されたことだ。社宅管理代行システム《ANSWER》は、借上社宅管理業務代行システムと社有社宅管理業務代行システム及び、駐車場管理業務代行システムの三つがある。借上社宅管理業務代行システムについては、斡旋、賃貸借契約、更新、解約、支払代行をカバーしている。サービスの特長は、斡旋時は、1500社の賃貸不動産会社のネットワークを活かし、全国の23の直営店の営業担当が転勤者1人にマンツーマンで物件をご紹介すること。1社ごとに専属の管理チームがオペレーションを担当すること。支払に関しては、支払調書の作成まで行ってくれること。また、解約時の敷金返却に際しては、リフォームや施工管理を経験している『原状回復のプロ』が精査してくれるのは頼もしい。現在は、社宅管理の基本業務に加え、家具・家電リース、引越手配、社用車リース、留守宅管理などのサービスメニューを拡大している。
法人営業部の木下譲部長に同社のサービスの考え方を尋ねた。「びっくりされるかもしれませんが、一度ご契約頂いたお客様が、サービスにご不満を持たれて別の管理代行会社に契約を切り替えられたケースは10年間で一度もないんです。お部屋探し、コンプライアンス、データ提供、などお客様にご満足頂けるような体制を整えています。毎月2度、営業担当がご訪問の上、ヒアリングし改善案をご提案することでサービスのクオリティを高める努力をしています。アウトソーシングとはコンサルティングであり、サービス提供だと思っています。社宅管理の業務をお引き受けする中で、福利厚生・社宅制度の設計から運用までをお客様と共に考えられるパートナーでありたいと思っています。」とのこと。
| 物件の斡旋 |
自社物件と全国の提携不動産会社 |
| 契約社数 |
290社 |
| 管理戸数 |
72,000戸
*2005年9月 |
| 料金 |
1戸あたり 1,500円〜2,000円 |
図1 ＡＮＳＷＥＲのメリット タイセイ・ハウジー提供
| ＲＥＬＯ-ＮＥＴ・リロ補償・リライアンス ―転貸による社宅管理代行― |
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ＭＥＮＵ |
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株式会社リロケーション・ジャパン（本社：東京都新宿区 代表取締役社長 岩尾英志）が提供するサービスを3つご紹介する。同社は、従業員の自己責任・自助努力の推進をコンセプトに様々な住居に関する会社負担の軽減、福利厚生の充実を図るサービスを提供している。
【RELO-NET】従業員自身がWEB上で手配できるようにした転勤者サポートシステム。物件情報、引越し手配、持家の賃貸・売却の相談、トランクルーム・引越しの手続き・案内、地域情報の提供などがWEB上に用意されており、掲載されている物件は仲介手数料が割引されるなどの特典がついている。
【リロ補償】敷金等の預託金を経費化するため、敷金の代わりに、毎年、月額賃料の40〜50%の補償料を同社に支払い、その保証料で解約時の損害を補償する制度。通常、借主負担となってしまう軽過失の傷や汚れなどの原状回復費用を同社が補償してくれる。（図2「リロ補償による負担区分」を参照）
【リライアンス】転貸による社宅管理業務アウトソースサービス。『リライアンス』は、借上社宅をリロケーション・ジャパン社が借主となり、契約を結ぶ転貸システム。これにより、借上社宅の管理業務をフルアウトソースすることができ、業務の合理化と、賃貸借契約に関する法的リスクを回避できる。
法人営業ユニットの竹腰悟マネージャーにリログループの強みをお聞きした。「社宅管理に関するサービスは3つありますが、リロネット、リロ補償、リライアンスという順番でお客様のご要望に合わせてサービスを開発してきた経緯があります。ご利用の流れとしては、転勤の内示を受けた従業員は、リロネットを利用して転勤先エリアの不動産情報を収集し、リロネットの提携不動産会社とやりとりをして、物件と入居日を決めます。そして必要であれば、引越しの手配などもリロネットでできます。この間、人事部門での業務は発生しません。私たちのサービスのコンセプトは、『自己責任と自助努力の推進』なんですね。従業員が自ら動くためのインフラを企業が提供するための支援サービスです。社宅管理業務については、転貸サービスや、リロ補償を利用していただくことで、リスクを軽減することができます。リロ補償だけをご利用頂くケースもありますし、RELO-NETからご利用頂くケースもあります。企業様のご要望に合わせて、ご提案できるのが私たちの強みだと思います」とのこと。
福利厚生に関するサービスをワンストップで提供するリログループの中で、同社は住環境に関する福利厚生を事業ドメインにしており、海外赴任者の留守宅管理、遊休資産活用、リフォームサービスなども行っている。
| 物件の斡旋 |
自社と全国の提携不動産会社（300社） |
| 契約社数 |
200社 |
| 管理戸数 |
30,000戸 |
| リライアンス・リロ補償料金 |
| ランニング費用 |
リライアンス料金 |
1戸あたり |
業務委託手数料（転貸） 3,675円/月 |
| 業務委託手数料（代行） 2,100円/月 |
| リロ補償料 |
成約賃料×40% （年額費用） |
| 立替手数料（預託費用） |
短期プライムレート＋0.5% （日割） |
| 初期導入時費用 |
自社運用・他社代行→リロ転貸 |
借主名義変更手数料A 31,500円/件 |
名義変更手数料B 10,500円/件
※ Bは、名義変更時に再契約費用を別途ご請求 |
| 代理通知移管手数料 |
3,150円/件 |
| 初期導入準備費用（必須） |
210,000円 |
| 都度 |
立替手数料（契約費用） |
短期プライムレート＋0.5% （日割） |
| 解約精算金 |
15,750円/件 |
| RELO-NET利用料金 |
| 入会金 | 初期導入時費用 |
90,000円 |
| 月額費用 | 基本料金 |
20,000円 |
| 転勤者基準料金 |
5,000円(20名以下) |
| 10,000円(40名以下) |
| 15,000円(60名以下) |
| 20,000円(80名以下) |
| 25,000円(100名以下) |
| 35,000円(200名以下) |
| 45,000円(300名以下) |
| 55,000円(400名以下) |
| 65,000円(500名以下) |
図2 リロ補償による負担区分 リロケーション・ジャパン提供 |
| 新代理プラン ―人事だけでなく経理も喜ぶ敷金不要の管理代行サービス― |
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ＭＥＮＵ |
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株式会社長谷工ライブネット（本社：東京都港区 取締役社長 大高 進）が提供する『社宅管理代行システム』は、1995年8月よりスタートした社宅管理業務の事務代行に特化したサービス。2004年からは借上社宅管理の新形態として『新代理プラン』をスタートしている。『新代理プラン』の特徴は、入居時の敷金を長谷工ライブネットが企業に代わって敷金を預け入れるため、企業は通常の月次の代行委託手数料に加え、原状回復費充当分として原則年1回、月次賃料の一定料率の借上運営委託手数料を支払う。これにより、経理部門の敷金預入業務、預入資産管理業務、敷金残高管理業務がなくなり、敷金回収不能のリスクもなくなる。
同社の社宅管理業務アウトソーシングは、WEBサービスを通じて、業務の進捗を人事部門担当者と入居する社員とが確認できるようになっており、業務の進捗が管理しやすい点も評価ポイントだ。また、物件に関しては、同社の管理物件、全国の提携不動産会社だけでなく、指定の不動産会社以外の物件でも管理代行をしてくれる。
代行営業部の竹下克司部長に、長谷工ライブネットの強みをお聞きした。「強みは、規定運用の正確さとスケジュール管理の徹底、お客様の業務の進め方のこだわりにきちんと対応することです。サービスのクオリティを高く要求されるお客様と長いお付き合いがあることが、我々の実績ですね。もとより、お客様の情報資産の保護に努めて参りましたが、情報セキュリティの認定であるISMSも取得しました。ISMSは、一つの指標に過ぎませんが、継続的に安全で安定したサービスを提供できる体制を整えています。人事・経理業務の合理化と情報管理、社員満足度の向上をお考えの企業様にはご満足いただけると思います。」
サービスラインナップは、『新代理プラン』のほかに、従来のベーシックな借上社宅管理代行として『基本代理プラン』、入退居管理と建物管理を代行する『社有社宅プラン』がある。（図3 長谷工ライブネットの社宅管理代行システム 参照）
| 物件の斡旋 |
自社と全国の提携不動産会社の管理物件数20万件 |
| 契約社数 |
76社（内、『新代理プラン』2社） |
| 管理戸数 |
21,500戸（内、『新代理プラン』1,300戸） |
| 料金 |
新代理プラン |
1戸あたり |
2,300円/月＋年次借上運営委託手数料 |
| 代理プラン |
1,500円〜2,300円/月 |
| 社有社宅プラン入退居管理 |
1000円前後/月 |
| オプションサービス |
社宅利用料算出、入居期限管理
社有社宅建物管理など |
図3 長谷工ライブネットの社宅管理代行システム |
東急リロケーションの社宅管理代行サービス
―転貸プランも、原状回復費相当額のみ― |
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ＭＥＮＵ |
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東急リロケーション株式会社（本社：東京都渋谷区 取締役社長 大川陸治）は、借上社宅・寮管理業務、社有社宅・寮管理業務、従業員様持家管理業務（リロケーションなど）、従業員の「家」に関するサービスを広く展開している。社宅管理代行に関しては、アウトソーシング化が早かった欧米の企業からのニーズにいち早く対応し、90年代半ばにサービス化している。現在は、国内系企業向け・外資系企業向け、とそれぞれ充実したサービスを提供。同社の特徴としては、「社宅コンシェルジュ」というオンラインサービスがある。パソコンの端末上で社員から人事への社宅関連の申請等をカバーするワークフローシステムが利用できる。誰でも自由に物件を探すことができ、オンラインで物件をピックアップするだけで、社員から人事部、あるいは社員から直接、東急リロケーションや提携不動産会社などにデータが流れ、待っていると必要な部門から連絡がくる、というものだ。
法人営業二部の土屋順朗氏によると、「社宅コンシェルジュ機能は、どなたでも、すぐに物件検索ができることが強みですね。コンシェルジュ機能に物件掲載をしているのは、全国の提携不動産会社ですので、その方の会社の社宅規定に合わせて物件をオススメしています。物件のピックアップ〜決定までのフローの中で介在する人員の数を減らすことで、社宅管理担当者の業務量を軽減し、スピーディな入居をサポートします」とのこと。
契約業務に関しては、代理捺印による代行プランと、同社が賃貸借契約をする転貸プランとがあり、希望に合わせて選ぶことができる。（転貸プランの詳細は、図4 社宅管理スキーム＜転貸プラン＞を参照）また、外資系企業向けサービスとして、英語対応の可能な営業担当者による外国人スタッフ・エグゼクティブへの借上社宅の斡旋・管理代行業と、外国人スタッフが日本で生活していくためのオリエンテーションなどのサービスも提供している。
| 物件の斡旋 |
自社物件と全国の提携不動産会社 |
| 契約社数 |
代行プラン |
84社 |
| 転貸プラン |
1社 |
| 保有社宅管理プラン |
3社 |
管理戸数
*2005年9月 |
代行プラン |
8,910戸 |
| 転貸プラン |
90戸 |
| 保有社宅管理プラン |
145戸 |
業務委託料
（1戸あたり） |
1,200円/月＋振込手数料300円/月（代行プラン） |
| 3,000円/月＋原状回復費相当金（敷金の1/2相当額、敷引額） |
図4 社宅管理スキーム＜転貸プラン＞ 東急リロケーション提供
トライアンフの社宅管理代行
―人事・総務業務アウトソーサーならではのサービス― |
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ＭＥＮＵ |
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人事・総務業務の課題をトータルに解決するアウトソーシング企業、株式会社トライアンフ（本社：東京都渋谷区 代表取締役 樋口 弘和）が提供する社宅管理代行サービス。
大きな特徴は、データ管理に重点を置いていること。給与控除額のデータ作成、家賃支払処理に関するリスト作成、などが標準サービスに含まれている。サービスの流れは、物件の斡旋、契約書類の精査、代理捺印、原状回復費用請求内容の精査、精算まで全体をカバーしている。代理捺印に関しては2パターンあり、社宅専用印を預けるパターンと、捺印は自社でするパターンがある。
同社の強みを人事サービスセンターの町田貴弘氏にうかがった。「私たちが強みとしているところは、人事業務のアウトソーサーであるというスタート地点にその理由があります。業務プロセスをシンプルにし、どうやって工数を落としていくかという点をお客様とじっくり相談させていただきます。データの管理に関しては、社宅管理分野と給与計算分野のブリッジとなる部分まで標準サービスにしていますが、これも業務をシンプルにする、という視点に立ったものです。またデータ加工等については、『トライアンフは融通が利く』とご評価いただいているケースが多いですね。データのカスタマイズは私たちの提供するアウトソーシングサービスでは標準的なものだと捉えています。社宅管理だけでなく、経理・給与計算業務などの関連部門をまたがる業務プロセスの見直しをお考えの企業様はぜひご相談いただきたいですね」とのこと。（図5 『社宅管理代行導入プロセス』を参照）同社は、社宅管理代行の他にも、人事制度設計、アセスメント、教育・研修、採用・給与計算代行などのサービスを提供している。
| 物件の斡旋 |
全国の提携不動産会社 |
| 契約社数 |
10社 |
| 管理戸数 |
2,000戸 |
| 料金 |
1戸あたり 1,000円〜1,500円/月
＋新規契約、解約時に\10,000/件の手数料 |
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現行社宅制度検証 |
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●現行社宅制度検証
●現行社宅制度分析 |
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| 物件選定 |
| ● |
全国500以上の指定不動産会社から
良質な物件を選定 |
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| 入居時 |
●申込手続き代行
●捺印業務代行 |
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| 管理（入居中）業務 |
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●賃料振込代行
●契約更新代行
●給与控除データ作成
●支払調書作成
●トラブル対応 |
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| 退去時 |
●積算書付け合せ代行
●解約手続代行
●補修費コスト交渉 |
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図5 社宅管理代行導入プロセス トライアンフ提供 |
エヌ・ティ・ティ・ビジネスアソシエの社宅管理代行サービス
―スピードに自信― |
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ＭＥＮＵ |
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エヌ・ティ・ティ・ビジネスアソシエ株式会社（本社：東京都千代田区 代表取締役社長 牧谷嘉孝）はアウトソーシングサービスの一つとして、住宅・不動産サービスを行っている。同社は、全国のNTTグループの不動産関連業務のアウトソーサーとして1991年から社有社宅管理代行、借上社宅管理代行、不動産投資代行などを行っている。
営業部門の渡辺靖氏に同社のサービスの特徴をうかがった。「一番の強みは、NTTグループの社宅管理の運用で鍛えたスピード性ですね。人事異動の発令から1週間後に任地での生活をスタートさせることが求められてきました。お受けする内容によって異なりますが、基本的には1週間でお引き受けしています。」とのこと。社有社宅の管理・売却、不動産投資代行、社宅制度はもちろんのこと、同社においては経理・人事・給与コンサルティングなども全般的に相談ができる。（図6 住生活関連サービス事業を参照）
| 物件の斡旋 |
全国の提携不動産会社40社 |
| 契約社数 |
150社 |
| 管理戸数 |
34,000戸（管理代行24,000戸、借上代行8,000戸、物件提供2,000戸） |
| 料金（借上代行） |
1戸あたり 1,000円〜1,500円/月
新規、解約時には別途費用がかります。
※イニシャルコストはかかりません。 |
図6 住生活関連サービス事業 エヌ・ティ・ティ・ビジネスアソシエ提供 |
| Ｂ-ＣＡＮ社宅サービス ―福利厚生サービス・ソリューション―― |
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ＭＥＮＵ |
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1991年から福利厚生サービス・ソリューションを提供しているIBMグループの株式会社ベルス（本社：東京都中央区 代表取締役社長
三寺昭雄）は独自の社宅運用インフラをもっている。
同社の社宅サービスの大きな特徴は、借主が指定した契約書式を利用した契約の統一が可能なことだ。社宅管理業務が煩雑である理由の一つとして、個別の貸主と個別の契約を交わすことによって対応が定型化できないことが挙げられる。この点を解消するのが、ベルス独自の不動産会社ネットワークを活かした賃貸アシストネット『Ｂ-ＣＡＮ』。ユーザ企業は、『Ｂ-ＣＡＮ』のオンラインサービスを利用し、指定契約書で契約ができる物件を紹介してもらうことができる。
『Ｂ-ＣＡＮ』の特徴を住宅サービス部の飯野健太郎氏にうかがった。「ベルスが提供するサービスの基盤となっているのが、『Ｂ-ＣＡＮ』です。『Ｂ-ＣＡＮ』では予め、契約基準を満たす物件を提供できる優良な不動産管理会社だけをネットワーク化しています。貸主との交渉に際して、きちんとコミュニケーションがとれることや、原状回復のルールを明確にしていることなどを基準にネットワーク化しています。トラブルの原因となりやすい要素に基準を設けることで、リスクが少なく業務効率のよい借上社宅管理ができると考えています。『B−CAN』はそのための支援ネットワークですね。また、提携不動産管理会社に関してはお客様のエリア等の要望により拡大していく予定です。」とのこと。『Ｂ-ＣＡＮ』だけを利用する社宅管理業務支援（BPS）と、フルアウトソーシング（BPO）のどちらも選択できる。（図7 『ベルスのコンサルティングサービス』を参照）
| 物件の斡旋 |
全国の提携不動産会社（170社140万室） |
| 契約社数 |
13社 |
| 管理戸数 |
6,000室 |
| 料金 |
ＢＰＳ |
10,000円〜/月 |
| ＢＰＯ |
2,300円/月 |
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◆コンサルティングサービス
ＢＰＲ（Business Process Reengineering）
社宅ルール構築/プロセスの統一/業務改善
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図7 ベルスのコンサルティングサービス ベルス提供
| 借上くん plusε ―低コストで自社管理― |
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ＭＥＮＵ |
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株式会社宇部情報システム（本社：山口県宇部市 代表取締役社長 小谷 雅透）が提供している借上くんシリーズの最新版『借上くん plusε（かりあげくん
プラス・イー）』は、社内で社宅・寮管理を行うためのパッケージソフトだ。1987年に 寮・社宅の入退居管理業務の合理化を目的としていたお客様のご要望に応え開発され、外部への提供がスタートした。契約〜解約までの物件データ管理と支払データ管理、入居者・家主（取引先）の一元管理ができる。主な特徴は、WEB対応、支払調書作成、ファームバンキング対応の3つ。WEB対応なので、全国の拠点からアクセスでき、各拠点での入力・閲覧が可能。また、支払調書については、税務署指定フォーマットで出力できる。作成できる支払調書の様式は、不動産の使用料等の支払調書、非居住者に支払われる使用料等の支払調書、あっせん手数料の支払調書の3種類。（支払調書の出力例は図8を参照）パッケージソフトを導入するだけでそのまま利用することももちろんできるが、企業が独自の家賃負担額や人事・給与システムを導入している等の場合でも、それらと連携させるための追加カスタマイズ開発に対応してくれる。
東日本営業部の土田陽一氏にお話をうかがった。「幅広くいろいろな企業様にご導入頂いています。これまで、社内で表計算ソフトやデータベースソフトなどを利用して管理していた企業様が一元管理を目的に導入されるケースや、アウトソーシングされている企業様が社内のデータ管理と支払調書作成を目的に導入されるケースもあります。カスタマイズされ、社員の負担額計算や人事データとの連携が可能なので、ご評価いただいております。」とのこと。
| 価格 |
| 基本パッケージライセンス |
1,200,000円 |
| ライセンス追加(1ライセンスにつき) |
2〜5 |
300,000円 |
| 6〜10 |
200,000円 |
| 11〜15 |
150,000円 |
| 16以上 |
100,000円 |
| ユーザ追加(1ユーザ) |
20,000円 |
| セットアップ費用 |
200,000円 |
| 保守費用（1窓口） |
120,000円 |
※ 詳細・カスタマイズ費用については別途お見積
図表8 税務署指定の様式 不動産の使用料等の支払調書 印刷例 宇部情報システム提供
図表9 左上／日々・随時 物件検索画面 宇部情報システム提供
図表10 右下／日々・随時 契約修正画面 宇部情報システム提供
社宅管理だけでなく、アウトソーシングを導入する際のステップと注意点をご紹介したい。 これまで、社内で行ってきた業務を外部に委託する場合、どのような点に気をつけたらいいのだろうか。
まず、どのような目的でアウトソーシングをし、どのような効果を期待するのか、自社の基準を明確にしておくとよい。
| アウトソーシングの目的を明確にする |
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| アウトソーシングの効果測定基準を明確にする |
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| ● |
アウトソーシングに何を期待するのか |
| ● |
アウトソーサーのパフォーマンスをどう評価するのか |
アウトソーシング対象業務を選定する際、必要となるのは業務プロセスの分析である。社宅管理業務のトリガーとなる「入居者の決定」から、具体的にどんなアクティビティが発生し、どのようなプロセスが必要なのかを洗い出す必要がある。また、他部署との連携が必要となる月次、年次で必要な業務も同様だ。
| アウトソーシングする業務範囲を明確にする |
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| アウトソーサー選定の前に自社を分析 |
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| ● |
業務プロセスのマッピング |
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アクティビティの洗い出し |
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既存の組織構造の把握 |
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| ● |
プロセス分析 |
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アクティビティ単位の工数 |
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アクティビティ単位の人件費 |
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アクティビティ単位の業務量 |
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パフォーマンスの評価基準 |
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| ● |
見直す必要のあるプロセスを洗い出し、改定するプロセスのドキュメント化 |
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| ● |
報告プロセス（いつ、誰に、何を、どうやって） |
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| ● |
データ提出プロセス（月次・年次 いつ、誰に、どんなデータを、どうやって） |
最後に、自社の目的にあったアウトソーサーを選ぶための基準の一例を紹介する。実際のアウトソーシングの内容については、事前に提案書等で確認をするものとして、社内で検討すべき項目として以下の項目が考えられる。
| 委託分野とアウトソーサーの専門性・サービスクオリティの維持体制を吟味する |
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| アウトソーサーの選定 |
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| ● |
アウトソーサー毎の業務プロセスの把握 |
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プロセス分析 |
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◇ |
工数・人件費・関係者数・社内の業務量の比較 |
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| ● |
アウトソーシング時の社内運用体制・組織構造のシミュレーション |
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| ● |
ガバナンス |
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個人情報取扱、機密保持等に関し社内規定・外部認定を有するかどうか |
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| ● |
サービス提供のインフラ |
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物件斡旋のための情報インフラ |
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対応するスタッフの人数と業務内容 |
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◇ |
専門家を有しているか |
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◇ |
必要に応じて委託する業務に専門家が対応してくれるか |
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チーム（組織）構成 |
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◇ |
専任の担当者が委託する業務を担当するか |
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オペレーションチーム全体の人数 |
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サービスを受ける会社の数 |
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◇ |
同規模の受託実績があるか |
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◇ |
サービスのクオリティが保たれるかどうか |
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通常時、繁忙期のスタッフ1名がかかえる取扱新規戸数 |
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サービスを提供するスタッフのプロファイル |
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| ● |
業務の移転方法 |
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移転完了までの日数 |
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移転にかかる工数 |
アウトソーシングする目的、アウトソーシングする業務、アウトソーサーに求めるパフォーマンス、アウトソーシングにより得ることを期待する効果を、事前に想定し、自社に合ったアウトソーサーと良好なアウトソーシング関係を構築したい。 |
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| サービス |
1832件 |
| 専門家 |
229人 |
| セミナー |
557件 |
| 会員数 |
36742人 |
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